企業(yè)產(chǎn)品檔案的整理與管理

產(chǎn)品檔案是記述和反映產(chǎn)品研制生產(chǎn)過(guò)程中具有保存價(jià)值的，并按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的技術(shù)文件。按照檔案歸檔要求，整編和管理好產(chǎn)品檔案，才能確保產(chǎn)品檔案文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，才能有效系統(tǒng)地被提供利用

一、產(chǎn)品檔案的收集歸檔

1.檔案歸檔要求：①歸檔文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)，是原件或正本，對(duì)已破損、字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予修復(fù)或復(fù)制。②歸檔文件材料的載體、字跡裝訂材料應(yīng)符合耐久性和檔案保護(hù)要求。③產(chǎn)品歸檔材料內(nèi)容包括質(zhì)量證明書(shū)、物化檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)卡、傳料卡等等，并按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)排列組卷。④移交清單是文件歸檔和接收的憑證，企業(yè)內(nèi)部各單位要將整理完畢需要?dú)w檔的產(chǎn)品檔案編制移交清單，移交清單一式兩份，交接雙方各一份。清單應(yīng)經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)、雙方認(rèn)真核對(duì)后，再履行簽字蓋章手續(xù)向檔案室移交。⑤檔案產(chǎn)品移交清單電子版應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。⑥檔案部門有責(zé)任監(jiān)督、指導(dǎo)各單位做好檔案文件的歸檔工作的責(zé)任。

2.產(chǎn)品檔案歸檔時(shí)間和份數(shù)：每年六月底之前，將上一年度的產(chǎn)品檔案材料歸檔一份。

3.保管期限的劃分：產(chǎn)品類檔案保管期限為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為15-50年（含50年），短期為15年以下（含15年）。

二、產(chǎn)品檔案的整理

1.如何組卷：

案卷內(nèi)產(chǎn)品材料應(yīng)齊全、完整，與產(chǎn)品類關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)分別列入同一類檔案中進(jìn)行組卷。

2.案卷內(nèi)文件材料的排列：

產(chǎn)品類案卷按照產(chǎn)品種類和生產(chǎn)年度進(jìn)行排列。

3.案卷的編目：

①案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)的編寫：案卷內(nèi)所有產(chǎn)品文件材料按大流水逐頁(yè)編號(hào)，凡有內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編號(hào)。正面在右上角反面在左上角編寫頁(yè)號(hào)，圖紙頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄上方。案內(nèi)頁(yè)號(hào)應(yīng)采用打號(hào)機(jī)編制。成套的圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料，原有頁(yè)號(hào)、目錄可代替卷內(nèi)頁(yè)號(hào)和目錄的，不需要重新打號(hào)，直接裝訂即可。案卷中如夾有附圖和照片時(shí)，應(yīng)將圖紙按A4紙大小折疊好，照片應(yīng)黏貼在空白的A4檔案紙上，隨卷內(nèi)順序統(tǒng)一編號(hào)。

②卷內(nèi)目錄的填寫：卷內(nèi)目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。件號(hào)即產(chǎn)品文件材料的順序編號(hào)；責(zé)任者應(yīng)填寫產(chǎn)品文件材料形成的部門或主要負(fù)責(zé)人；文件編號(hào)應(yīng)填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)；題名應(yīng)填寫文件材料的全稱或能準(zhǔn)確表述材料的簡(jiǎn)稱；日期即文件形成的時(shí)間；頁(yè)數(shù)按本件文件材料張（頁(yè)）數(shù)填寫；備注欄填寫需要說(shuō)明的內(nèi)容；卷內(nèi)目錄應(yīng)排放在案卷文件材料的首頁(yè)，案卷封面之后。

③案卷封面的填寫：案卷封面全宗名稱應(yīng)填寫立檔單位的全程或規(guī)范簡(jiǎn)稱，案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，歸檔時(shí)間應(yīng)填寫案卷內(nèi)產(chǎn)品材料歸檔形成的詳細(xì)日期，保管期限按照《文件材料歸檔及保管期限劃分辦法》填寫；密級(jí)按照密級(jí)的規(guī)定填寫；檔案號(hào)按照卷內(nèi)產(chǎn)品文件材料組卷后的分類號(hào)和案卷順序號(hào)正確填寫。

④卷內(nèi)備考表的填寫：卷內(nèi)備考表的填寫內(nèi)容包括文字材料、圖樣、照片、總計(jì)張數(shù)等內(nèi)容，在說(shuō)明處可填寫在組卷中案卷內(nèi)產(chǎn)品文件材料需要說(shuō)明的事項(xiàng)或問(wèn)題，案卷中如有編號(hào)、空號(hào)、重號(hào)時(shí)則一并填寫說(shuō)明；立卷人由責(zé)任立卷人簽名并填寫完成立卷時(shí)間；審查人則由案卷質(zhì)量審查人簽名及填寫審查日期。備考表置于盒內(nèi)文件之后。

⑤裝訂應(yīng)注意的事項(xiàng)：一是注意歸檔材料中內(nèi)容必須采用耐久材料書(shū)寫，便于長(zhǎng)久保存。二是案卷裝訂要整齊。左側(cè)和上邊均對(duì)齊后進(jìn)行裝訂。三是破損的要修復(fù)、金屬物要剔除。四是卷內(nèi)張數(shù)不宜過(guò)多，應(yīng)盡量控制在400左右頁(yè)數(shù)為宜。

⑥案卷目錄的編制：將同一類別、同一保管期限的案卷按順序號(hào)編制案卷目錄。

4.裝盒排架：

將同一類別、同一期限的案卷按順序號(hào)逐盒裝入符合檔案保管要求質(zhì)量的檔案盒內(nèi)，并盒封面、背脊填寫完整。排架可采用按年度或按期限分類的不同形式上架排列。

三、產(chǎn)品檔案的管理利用

要做好管理利用工作，檔案人員首先要學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)能力和水平，要指導(dǎo)和協(xié)助各歸檔單位做好歸檔工作，要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，做好檔案保管、利用等日常工作。