試論不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密

呂小飛

（四平市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，吉林 四平 136000）

在國(guó)土資源局的要求下，進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記和管理時(shí)，應(yīng)將土地之上的房屋、河流、林地等均作為登記管理的主要對(duì)象，在針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行登記和記錄的過(guò)程中，就是完善和更新不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的過(guò)程，同時(shí)這也是響應(yīng)國(guó)土資源局發(fā)展要求的重要體現(xiàn)。此外，在針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)在保障檔案信息完善的基礎(chǔ)上，處理好檔案的保密和利用工作，在保障檔案信息利用率的基礎(chǔ)上，保護(hù)檔案信息安全，這也是當(dāng)前開(kāi)展檔案管理時(shí)需要面臨的重點(diǎn)管理問(wèn)題。

一、立足于法律法規(guī)，完善檔案管理和利用制度

針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，我國(guó)相繼推出了多個(gè)法律法規(guī)，旨在提升檔案管理的安全性和利用率，其中以《中華人民共和國(guó)保密法》和《中華人民共和國(guó)房地產(chǎn)管理法》為主。在法規(guī)中針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的保密性給出了明確的規(guī)范，為了嚴(yán)格的落實(shí)不動(dòng)產(chǎn)方面的檔案管理工作，保障檔案管理的規(guī)范性與合法性，要求相關(guān)管理人員應(yīng)加大對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)力度，對(duì)有關(guān)的檔案管理方案與制度進(jìn)行不斷完善，使其更加契合不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理要求。此外，還應(yīng)對(duì)檔案利用者的真實(shí)意愿進(jìn)行有效了解，確保為利用者提供良好的檔案服務(wù)。在檔案利用的過(guò)程中，既要保障檔案信息的真實(shí)性與可靠性，還要做好檔案信息的安全防護(hù)工作，以免引發(fā)檔案保密和利用的沖突，降低對(duì)相關(guān)權(quán)利人的損害影響。

二、提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，準(zhǔn)確發(fā)揮管理職責(zé)

不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理工作與其他管理工作不同，存在一定的特殊性，對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)能力也提出了更高的要求，其自身不僅需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理能力，還需要了解相關(guān)的法律法規(guī)，同時(shí)掌握多個(gè)學(xué)科的內(nèi)容。在劃分檔案分區(qū)的過(guò)程中，要求管理人員具備較強(qiáng)的邏輯分析能力和判斷能力，能夠真實(shí)了解各個(gè)檔案信息的內(nèi)容，準(zhǔn)確劃分各個(gè)管理分區(qū)。此外，還要求其能夠全面掌握檔案管理相關(guān)的規(guī)范要求和法律法規(guī)，在法律規(guī)范的范圍內(nèi)開(kāi)展各類(lèi)管理工作，不得出現(xiàn)觸及法律的行為。同時(shí)還應(yīng)兼具愛(ài)崗敬業(yè)與為人民服務(wù)的精神，在出現(xiàn)不符合規(guī)范要求的檔案提取現(xiàn)象時(shí)，能夠結(jié)合相關(guān)的法規(guī)使利用者了解無(wú)法提取檔案的直接因素，使其積極配合檔案管理者的工作。

三、嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理行為

沒(méi)有紀(jì)律不成方圓，檔案管理就是要盡職盡責(zé)地保證檔案的完整與安全，不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢(xún)涉及電子檔案的查詢(xún)和紙質(zhì)檔案的查詢(xún)兩個(gè)方面，檔案可實(shí)行雙套保管手段，在任何一方出現(xiàn)問(wèn)題后都有啟用另一套保管的檔案來(lái)彌補(bǔ)。當(dāng)電腦系統(tǒng)故障或更新數(shù)據(jù)庫(kù)誤刪除或硬盤(pán)部分損毀都有可能把已存儲(chǔ)的檔案電子檔案數(shù)據(jù)丟失，只要找到紙質(zhì)檔案進(jìn)行補(bǔ)掃即可。如果紙質(zhì)檔案由于找不到，打印一份電子檔案急用也是可以的。例如某居民因樓上漏水，急切地找到中心資料科想查詢(xún)樓上住戶(hù)的聯(lián)系方式，我們先不去判斷事件真假，雖然事關(guān)緊急利用檔案的人也不是權(quán)利人，也不是該房屋權(quán)屬的利害關(guān)系人，我們無(wú)法給予他想要的結(jié)果。只有通過(guò)所在地區(qū)的公安局下設(shè)的派出所的片警帶著公務(wù)證、介紹信履行正常的手續(xù)后，才可以調(diào)取相關(guān)檔案，即有利于權(quán)利人又保護(hù)了自己。

四、正確處理檔案利用與保密的關(guān)系，化解雙方的矛盾問(wèn)題

利用與保密的關(guān)系問(wèn)題，在利用工作中表現(xiàn)最為突出，應(yīng)盡可能處理好。保存檔案的目的就是為了利用。因此，從原則上講沒(méi)有什么檔案是不能利用的。但是，檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且部分檔案還是黨和國(guó)家，單位與個(gè)人的機(jī)密，我國(guó)《憲法》第13條規(guī)定：“國(guó)家保護(hù)公民的合法的收入、儲(chǔ)蓄、房屋和其他合法財(cái)產(chǎn)的所有權(quán)。國(guó)家依照法律規(guī)定保護(hù)公民的私有財(cái)產(chǎn)的繼承權(quán)”，因此，房屋產(chǎn)權(quán)檔案作為一個(gè)特殊的專(zhuān)業(yè)檔案有其自身固有的保密性，因而在開(kāi)展公開(kāi)查詢(xún)的工作時(shí)，片面強(qiáng)調(diào)保密忽視利用不對(duì)；片面強(qiáng)調(diào)利用，不注意保密也不對(duì)。

從本質(zhì)上來(lái)講，檔案的利用與保密具有相同的目的，均是為了實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的利用價(jià)值，使其在社會(huì)生產(chǎn)中發(fā)揮良好的作用。保密工作主要是為了確保相關(guān)權(quán)利人的合法權(quán)益，在不損害相關(guān)權(quán)利人利益的基礎(chǔ)上，更好的利用檔案資料。在房產(chǎn)檔案的公開(kāi)查詢(xún)工作中，需要面臨更為復(fù)雜的管理內(nèi)容，主要表現(xiàn)為利用者的所屬部門(mén)不同，檔案利用的目的也存在一定的差異，同時(shí)各個(gè)人員的素質(zhì)存在一定的差距，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用的規(guī)范管理，必定會(huì)威脅檔案信息的安全性，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露的問(wèn)題，就極有可能威脅相關(guān)產(chǎn)權(quán)人的自身利益，對(duì)單位以及個(gè)人造成較大影響。為此，在公開(kāi)查詢(xún)系統(tǒng)中，也應(yīng)將檔案利用與保密作為重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容，正確處理二者的關(guān)系。

五、完善監(jiān)控系統(tǒng)，保障檔案信息安全

為了提升檔案信息安全性，除了采取雙套保管方法外，還需要設(shè)定相關(guān)的檔案提取等級(jí)，對(duì)于一些保密性要求較高的檔案信息應(yīng)嚴(yán)加保護(hù)。在借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)在其中設(shè)置多個(gè)等級(jí)權(quán)限，每個(gè)權(quán)限中設(shè)置專(zhuān)門(mén)的訪問(wèn)密碼，開(kāi)展管理工作時(shí)，相關(guān)人員在進(jìn)行系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，需要具備對(duì)應(yīng)的權(quán)限方能提取信息和利用信息。在此過(guò)程中，便可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用全過(guò)程的控制工作，降低檔案泄漏的幾率。此外，對(duì)于檔案的修改與打印也有對(duì)應(yīng)的權(quán)限，系統(tǒng)中會(huì)對(duì)檔案信息的操作過(guò)程進(jìn)行全面映射，這有助于在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，及時(shí)找出問(wèn)題根源，保障檔案信息利用的規(guī)范性。