新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的探索

董洪寶

（黑龍江省綏棱縣勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院，黑龍江省 綏棱 152200）

一、前言

檔案主要是指真實(shí)記錄各單位及部門(mén)各項(xiàng)工作發(fā)展的實(shí)際情況，在各項(xiàng)事業(yè)中是保障其發(fā)展科學(xué)合理的一個(gè)十分重要的依據(jù)，具有原始性、功能性、參考性及價(jià)值性等幾個(gè)特征。隨著近年來(lái)日益發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平，逐漸進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理水平明顯提高，這對(duì)檔案管理工作的要求也更高，檔案管理工作一定要提高科學(xué)化、規(guī)范化及現(xiàn)代化水平，使檔案可提供給社會(huì)的信息資源具有更高的應(yīng)用價(jià)值。

二、企業(yè)檔案管理在新形勢(shì)下的重要作用

檔案作為具有真實(shí)性的重要資料憑證，真實(shí)記載一個(gè)主體的歷史發(fā)展，該特有的特征，與其形成的獨(dú)特方式具有密切關(guān)系的，具有公正客觀性，正由于作為真實(shí)性的一種重要資料憑證而得以保存。檔案資料具有的參考性比較重要，其中直接采用音頻、簽名手稿、照片及視頻等多種形式將很多重要的歷史資料存檔，該材料在后期難以造假或進(jìn)行篡改，所以，檔案資料的參考性?xún)r(jià)值較高，對(duì)工作具有重要衡量作用。針對(duì)單位而言，檔案對(duì)其發(fā)展的意義比較重要，可準(zhǔn)備更加完備的資料以利于其日后發(fā)展。所以，提高對(duì)檔案工作的重視及加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范管理，不只是對(duì)單位工作成果進(jìn)行衡量的重要參考依據(jù)，還可使單位各項(xiàng)管理工作直接體現(xiàn)出一定的規(guī)范性。

一是對(duì)于企業(yè)未來(lái)發(fā)展而言，企業(yè)檔案是一個(gè)比較重要的資源。企業(yè)檔案可對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行客觀有效的記錄，檔案中保存的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)為對(duì)于制定企業(yè)未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略具有重要依據(jù)作用?；谄髽I(yè)檔案管理工作本身具有比較特殊的利用價(jià)值，在企業(yè)發(fā)展中已逐漸成為不可缺少的重要內(nèi)容。

二是在促進(jìn)企業(yè)商業(yè)化管理實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，企業(yè)檔案是比較重要的一個(gè)載體。企業(yè)檔案不只是涉及對(duì)日常中企業(yè)發(fā)展常規(guī)活動(dòng)的文件進(jìn)行記載，還涉及企業(yè)管理和現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的較為重要的商業(yè)秘密文件。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密進(jìn)行記錄的這些文件在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中成為具有重要推動(dòng)作用的一個(gè)有效載體，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三是在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中企業(yè)檔案是企業(yè)信譽(yù)度提高的一個(gè)有效力量。社會(huì)公眾在新形勢(shì)下不斷提高重視企業(yè)誠(chéng)信的程度，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展一定要在誠(chéng)信方面樹(shù)立良好口碑，企業(yè)信用檔案對(duì)于樹(shù)立企業(yè)信譽(yù)度具有重要作用，為提高信譽(yù)度很多企業(yè)都日益提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而對(duì)于企業(yè)未來(lái)的不斷發(fā)展具有重要促進(jìn)作用。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理在新形勢(shì)下的主要措施

一是企業(yè)應(yīng)不斷提高檔案管理意識(shí)。企業(yè)為與時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要相適應(yīng)，對(duì)檔案管理工作日益重視，企業(yè)應(yīng)提高檔案管理意識(shí)，結(jié)合發(fā)展特點(diǎn)在檔案管理中組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，使企業(yè)歸檔整理檔案資料的及時(shí)準(zhǔn)確得到有效保證，為企業(yè)現(xiàn)代化、規(guī)范化檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造有利條件，諸如可根據(jù)劃分的不同責(zé)任分別成立檔案收集、修復(fù)及借閱等多個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理小組。

二是對(duì)文件資料加強(qiáng)歸檔整理。新形勢(shì)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理一定要對(duì)歸檔文件資料的整理提高重視，重視篩選欲收集的文件資料；及時(shí)保存歸檔的甄選文件資料，及時(shí)銷(xiāo)毀不具有任何價(jià)值的文件資料；重點(diǎn)保存價(jià)值較高的文件資料或?qū)⑵湎蛴嘘P(guān)部門(mén)移交并采取電子備份方式，進(jìn)而使文件資料避免丟失導(dǎo)致較大損失，諸如采用規(guī)定性文件明確移交檔案資料時(shí)間及方式等內(nèi)容，移交電子版后詳細(xì)登記用于后期查詢(xún)使用。

三是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享。企業(yè)檔案管理工作在信息時(shí)代中應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，共享檔案信息資源是此項(xiàng)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于提高企業(yè)檔案管理水平至關(guān)重要。盡管共享檔案信息資源有利于提高企業(yè)檔案管理水平，但企業(yè)應(yīng)結(jié)合其發(fā)展特點(diǎn)共享資源。企業(yè)信息系統(tǒng)的建立應(yīng)規(guī)范化，為有關(guān)人員提供的數(shù)據(jù)可檢索，并對(duì)查詢(xún)信息設(shè)置不同等級(jí)權(quán)限；

四是企業(yè)檔案進(jìn)一步提高利用率。隨著我國(guó)進(jìn)入社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來(lái)，對(duì)利用企業(yè)檔案管理等方面的工作提出的要求也不斷提高，檔案管理人員只有在觀念上更新并不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，將傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式徹底轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)檔案利用的不同層次人員的具體需求，為企業(yè)發(fā)展提供更有針對(duì)性地服務(wù)。針對(duì)較高利用率，參考價(jià)值較高的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取掃描、錄入等方式優(yōu)先向數(shù)字化信息方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使形成的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)更加完善，利用網(wǎng)絡(luò)使提供給企業(yè)信息檔案的服務(wù)效率更高。

五是在檔案管理中組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)。針對(duì)企業(yè)檔案管理工作存在一定的特殊性，企業(yè)應(yīng)結(jié)合檔案實(shí)際特點(diǎn)在檔案管理方面組建專(zhuān)門(mén)團(tuán)隊(duì)，吸收具有豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的高水平人才，定期培訓(xùn)檔案管理人員，使其綜合素質(zhì)不斷提高，企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化，使檔案價(jià)值在企業(yè)發(fā)展中得到充分發(fā)揮。諸如企業(yè)應(yīng)與高等院校檔案專(zhuān)業(yè)加強(qiáng)相關(guān)合作，采取專(zhuān)業(yè)化教育方式對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在各單位中檔案管理工作具有十分關(guān)鍵的作用。在檔案管理工作方面，新形勢(shì)下各單位對(duì)其的認(rèn)識(shí)應(yīng)不斷更新思路，在加強(qiáng)檔案管理工作中一定要用發(fā)展眼光，采用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，進(jìn)而最有效地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值及其重要意義。