分析施工企業(yè)工程項目檔案管理的難點與有效應(yīng)對

彭會

（中建三局投資發(fā)展公司，湖北 武漢 430000）

工程項目施工實質(zhì)上是一個非常復(fù)雜的過程，除了常規(guī)的設(shè)計、施工、驗收等工作以外，還有許多與之配套的工作需要關(guān)注，正是這些配套工作影響著施工企業(yè)的長遠發(fā)展效果，而工程項目檔案管理正是其中最不可或缺的一項工作。如果不能及時的認識到檔案管理的積極作用并且對其不足之處進行完善，施工企業(yè)的一些信息資料的保存和整合分析都將難以為繼，這顯然不利于企業(yè)的長久進步。

一、施工企業(yè)工程項目檔案管理的難點

工程項目檔案管理工作并非表面看起來一樣簡單，其作用也不僅限于對數(shù)據(jù)進行保存，工程項目檔案中包含有多種事關(guān)工程建設(shè)的重要文件，比如說立項文件就是整個工程項目過程的總記錄，在項目確定要進行建設(shè)的時候就已經(jīng)存在了，其能夠為后續(xù)財務(wù)編制、預(yù)算確認、招投標工作等等提供強有力的信息支持，另外還能給設(shè)計人員、施工人員提供總體性的信息參考。如果缺少了這些數(shù)據(jù)的支撐，那么工程施工必定難以繼續(xù)進行下去，在這種情況下想要讓施工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展更是無異于癡人說夢。從中不難看出，工程項目檔案管理工作具有十分突出的重要性，但同時我們也必須要看到工程項目檔案管理中存在的諸多難點：首先，很多施工企業(yè)都沒能及時的認識到工程項目檔案管理的重要性，在管理過程中得過且過、不求實際效果；其次，項目檔案管理工作是一種復(fù)雜的工作，想要保證其工作質(zhì)量，就離不開各種標準化流程和制度的保障，但是現(xiàn)在很多施工企業(yè)的工程項目檔案管理工作制度都漏洞百出；而后，工程項目檔案信息存在缺失和不真實的問題，也可能影響到最終工程項目檔案管理工作的質(zhì)量，在實際工作中常常出現(xiàn)這種問題：施工過程中各種資料由于諸多原因發(fā)生了缺失，到了工程尾聲準備驗收的時候，為了滿足驗收竣工的規(guī)定，施工企業(yè)再利用復(fù)印件甚至是偽造件進行應(yīng)付。還有的時候由于項目負責(zé)人缺席，導(dǎo)致一些文件無法及時的簽署和審批，施工企業(yè)為了趕進度都會由工作人員自作主張的簽署，這樣一來檔案本身就失去了應(yīng)有的作用。

二、施工企業(yè)工程項目檔案管理難點的有效應(yīng)對措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是落實工程項目檔案管理的基本前提

施工企業(yè)的工程項目檔案管理工作目前都還基本沒有成型，想要真正的取得根本性發(fā)展，施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視必不可少。首先，要根據(jù)建筑工程施工的具體規(guī)模，確定本次施工及相應(yīng)管理的工作原則，建立健全檔案管理的組織機構(gòu)，從人員編制上下功夫，保證檔案管理工作有人負責(zé)，另外，還需要加大檔案管理工作的資金投入，保證硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的配備。其次，在施工項目部建立起來以后，要盡快就工程項目檔案管理工作進行責(zé)任分配，確保其得以順利開展，同時每隔一段時間需要組織召開檔案管理工作階段性會議，對這段時間以來檔案管理的情況和成果進行匯總，并且確定下一個階段的檔案管理工作方案。

（二）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)索質(zhì)的提升

由于重視程度不足或者是經(jīng)費不足等原因，大部分施工企業(yè)對于檔案管理人員工作能力的建設(shè)都是持忽視態(tài)度，不愿意在人員培養(yǎng)方面投入太多的資金和精力，更有甚者，所有的工程項目檔案管理工作人員都是從其他崗位臨時抽調(diào)，沒有專業(yè)化的教育背景也沒有工作經(jīng)驗，其工作效果可想而知。因此在今后的發(fā)展中，施工企業(yè)必須要每隔一段時間組織在崗檔案管理人員進行培訓(xùn)活動，使之能夠更好的跟上時代發(fā)展的步伐，明確工程項目檔案管理的新趨勢。在提升檔案管理工作人員工作能力的同時，施工企業(yè)還需要完善他們的服務(wù)意識，讓他們認清自己的崗位職責(zé)，同時還需要激發(fā)他們的創(chuàng)新思維，保證檔案管理工作人員都能在本職工作中做出創(chuàng)新和探索，為提升工程項目檔案管理工作質(zhì)量而做出努力。

（三）確保工程檔案資料的真實性與有效性

建筑項目施工中涉及到多種多樣的文件和方案，這些文件往往具有法律效力，事關(guān)到合同履行責(zé)任等問題，因此它們必須要準確無誤且真實有效。具體來說在施工中，需要負責(zé)人進行簽字的就必須要由其本人簽署；所有獲得授權(quán)的文件和文書都必須要及時的經(jīng)營保存，只有這樣才能確保檔案管理工作的有效性，把一切可能存在的檔案管理問題扼殺在搖籃里。另外，已經(jīng)確定下的工程檔案，即使后續(xù)因為各種原因需要進行更改，也需要在原檔案上進行標注，同時蓋上負責(zé)人的印章以保其法律效力。

（四）制定并完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度

首先，要盡快建立健全檔案管理工作通報體系，檔案管理工作人員在每月月底需要做一次檔案管理匯總，同時在當月的階段性會議上將匯總上交領(lǐng)導(dǎo)及監(jiān)理人員，對其中不符合要求的部分進行改正。其次，要對工程項目檔案管理工作進行考核，建立考核機制以保證考核效果。項目業(yè)主方也需要參與到檔案管理工作的監(jiān)督中來，根據(jù)檔案管理的實際質(zhì)量確定獎勵和懲罰機制，讓檔案管理工作人員的薪酬待遇和其工作質(zhì)量掛鉤。最后，還需要將施工項目檔案管理工作納入到年度企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，在年初對施工文件進行驗收和抽查，并且把管理責(zé)任落實到人頭上，真正做到有責(zé)可追、有責(zé)可問。

結(jié)語

綜上所述，工程項目檔案是企業(yè)工程項目建設(shè)中非常重要的環(huán)節(jié)，貫穿了工程施工的整個階段，如果這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，那么整個工程的施工進度將會受到影響。因此，相關(guān)管理人員需要重視工程項目檔案管理工作，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，提升企業(yè)的工程檔案管理水平，從而使企業(yè)能夠快速穩(wěn)定的發(fā)展。