如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張坤

公主嶺市軍隊(duì)離休退休干部休養(yǎng)所 吉林公主嶺 136100

當(dāng)前社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展飛速，為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的沖擊以及時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理模式在不斷轉(zhuǎn)型，不斷地向信息化管理發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式愈發(fā)難以適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展。檔案管理工作是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要記錄事業(yè)單位的歷史活動(dòng)資料以及證據(jù)，在事業(yè)單位中具有十分重要的意義。事業(yè)單位的管理工作不僅基礎(chǔ)，也是事業(yè)單位中的重難點(diǎn)，所以事業(yè)單位應(yīng)該積極主動(dòng)參與到檔案管理的信息化建設(shè)中，將檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，將檔案管理工作的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，以便于提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的概念以及作用

檔案信息化是指事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理活動(dòng)中，運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而提高檔案管理的工作以及效率，將信息技術(shù)與檔案管理工作想結(jié)合，也可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效處理，最終加快檔案管理的信息化進(jìn)度。信息飛速的時(shí)代，人們逐漸重視利用信息技術(shù)提高工作效率以及工作質(zhì)量，與此同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作隨著信息技術(shù)的應(yīng)用也愈發(fā)的高質(zhì)量以及高效率，為檔案管理工作節(jié)約了不少時(shí)間的同時(shí)，提高了資源的處理率。

人事部檔案是記錄事業(yè)單位中的個(gè)人參與種種社會(huì)活動(dòng)的資料以及依據(jù)，是事業(yè)單位對(duì)個(gè)體進(jìn)行規(guī)范管理的重要依據(jù)，也是事業(yè)單位對(duì)個(gè)體開展一系列的工作的重要基礎(chǔ)，有助于事業(yè)單位對(duì)優(yōu)秀人才進(jìn)行識(shí)別并且加以提拔，有助于事業(yè)單位對(duì)干部隊(duì)伍加以建設(shè)，從而在事業(yè)單位的各個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)揮重要作用。檔案管理一改最初的計(jì)算機(jī)檢索，如今發(fā)展為智能檢索與網(wǎng)絡(luò)檢索兩種，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化傳遞檔案信息資源。不僅如此，人事部的檔案管理信息化，幫助人事部提高工作效率以及工作效益，推動(dòng)事業(yè)單位的良性發(fā)展[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 管理人員意識(shí)淡薄

事業(yè)單位的檔案信息化管理是時(shí)代潮流的趨勢(shì)，是一種必然要發(fā)展的一種管理模式。但是多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作人員在并沒有意識(shí)到檔案信息化管理是必然趨勢(shì)，依舊不接受新鮮事物，選擇自身更為熟悉的手工操作進(jìn)行檔案管理工作，依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，在檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)上不夠充分，對(duì)信息化管理意識(shí)十分淡薄。除此之外，甚至有部分檔案管理工作者認(rèn)為自身的職責(zé)在事業(yè)單位中是一種比較雞肋的工作，不需要重視，只是事業(yè)單位的信息資源管理，類似于保管員的工作，導(dǎo)致這部分工作者對(duì)待工作不夠熱情，對(duì)檔案管理工作也缺乏最基本的認(rèn)知。

2.2 信息安全問題被忽視

信息技術(shù)的發(fā)展，為工作人員的工作提供效率以及質(zhì)量的同時(shí)，也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，其中最為嚴(yán)峻的問題就是信息安全問題。信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，信息技術(shù)一旦遭受攻擊或木馬病毒等，檔案信息將面臨著極為嚴(yán)重的問題。然而，多數(shù)事業(yè)單位的員工只看到了信息技術(shù)的便捷，沒有意識(shí)到信息技術(shù)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 信息化管理體系不完善

事業(yè)單位的檔案管理工作人員大多數(shù)都沒有經(jīng)歷過專業(yè)培訓(xùn)以及檔案管理的信息化，不僅如此，多數(shù)的檔案管理工作者都是一人打多份工，并沒有太多的精力對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致研究，導(dǎo)致檔案管理工作混亂不堪。與此同時(shí)，部分的檔案資料不夠真實(shí)、不夠準(zhǔn)確、不夠完整，管理模式較為落后，信息化檔案管理體系不夠完善，最終使得檔案管理工作的不規(guī)范、不合理[2]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 提高檔案管理者的能力

檔案管理者最為檔案管理環(huán)節(jié)中的一線工作人員，其自身的能力以及綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)會(huì)產(chǎn)生一定的影響。事業(yè)單位的人事部應(yīng)該提高檔案管理者的能力，對(duì)檔案管理的工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使得工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)內(nèi)容，從改變工作人員的意識(shí)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)得以牢固。部分員工較為固執(zhí)地不接受新鮮事物，這部分員工建議采用勸退等方式，然后通過各種渠道為事業(yè)單位吸納能夠推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才，以此促進(jìn)事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

3.2 完善相關(guān)配備

信息化的檔案管理首先需要具備相關(guān)的設(shè)備，也就是支持這種管理模式的軟硬件設(shè)備，事業(yè)單位需要為檔案管理人員配備計(jì)算機(jī)，并且購買相應(yīng)的管理系統(tǒng)。雖然如此，事業(yè)單位的檔案管理并沒有完全依賴于信息化管理，而是與傳統(tǒng)管理模式相互配合，所以，事業(yè)單位還需要對(duì)手工操作的檔案管理提供相關(guān)設(shè)備，如檔案儲(chǔ)存庫等，將部分重要社會(huì)活動(dòng)依照相關(guān)規(guī)定將相關(guān)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行整理以及存儲(chǔ)。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

員工提高意識(shí)以及設(shè)備配置問題上，還需要將領(lǐng)導(dǎo)的重視度進(jìn)行提高，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視度足夠的高，才能使得領(lǐng)導(dǎo)大力配合以上兩種工作，加快事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度。有關(guān)部門需要在會(huì)議中提出檔案管理信息化建設(shè)需要重視以及改變的事宜，從而提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此事的重視程度，再將信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行闡釋，最終獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

3.4 提高安全防范意識(shí)以及防范手段

檔案管理工作人員為了避免因?yàn)楦鞣N原因造成文檔丟失或者文檔格式化，需要對(duì)文檔進(jìn)行備份，對(duì)文檔進(jìn)行備份的同時(shí)，需要將文檔放置在專門的空間中進(jìn)行存儲(chǔ)，并且要及時(shí)更新備份，做到備份資料與系統(tǒng)資料同步。事業(yè)單位的技術(shù)部門需要及時(shí)處理檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，并且提高系統(tǒng)的更新頻率，對(duì)黑客、木馬病毒等惡意攻擊加以預(yù)防，隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行升級(jí)。對(duì)于機(jī)密文檔，一定要選擇斷網(wǎng)存儲(chǔ)或者建立一個(gè)屬于事業(yè)單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，通過這兩種方式對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行保護(hù)[3]。

4 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)是呈現(xiàn)出不可阻擋的趨勢(shì)，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，在提高員工的意識(shí)以及完善設(shè)備的同時(shí)，將領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的重視度加以提高，最后，時(shí)刻注意文檔信息的安全，將防范意識(shí)以及手段都進(jìn)行提高。