鄒海坤

（湖南天聞新華印務(wù)有限公司，湖南 長沙 410219）

企業(yè)是相關(guān)利益者為了從資本市場獲取經(jīng)濟(jì)利益而設(shè)立，其經(jīng)營目的是盈利最大化，而盈利構(gòu)成主要是收入與成本，隨著市場份額增速下降及市場定價到達(dá)上限，多數(shù)企業(yè)將目光轉(zhuǎn)向成本最小化，因而管理效益成為企業(yè)經(jīng)營新的目標(biāo)。作為信息化技術(shù)的產(chǎn)物，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的加速轉(zhuǎn)換與升級，大大提升了企業(yè)整體的工作效率。但基于企業(yè)經(jīng)營的綜合性，印刷企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及優(yōu)化有利于促進(jìn)企業(yè)既快又好的發(fā)展，并且提供積極的理論及現(xiàn)實(shí)意義。

一、ERP簡述

ERP系統(tǒng)介紹：

ERP是20世紀(jì)90年代美國Gartner Group公司提出，是企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，是基于MRP II(企業(yè)制造資源計(jì)劃)而發(fā)展的新一代資源幾乎軟件。其除了MRP II已有的功能以外，還有質(zhì)量管理、存貨與人力資源管理等，核心為供應(yīng)鏈管理。該系統(tǒng)融合了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理會計(jì)與財(cái)務(wù)決策、生產(chǎn)與采購等模塊，相較于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作，ERP系統(tǒng)使整體工作水平與工作效率得到提升，對于公司經(jīng)營與企業(yè)發(fā)展具有積極的意義，同時也使得未來企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作正向發(fā)展。

二、ERP系統(tǒng)對印刷企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要作用

作為傳統(tǒng)業(yè)務(wù)代表的印刷業(yè)，其主營業(yè)務(wù)包括出版物印刷、包裝、紙質(zhì)裝訂在內(nèi)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)，這一類企業(yè)固定資產(chǎn)、原材料、化工材料、低值易耗品、設(shè)備備件等材料齊全，并且每一種材料的數(shù)量規(guī)模龐大，因而如何配置企業(yè)資源成為企業(yè)經(jīng)營決策的重中之重。

（一）革新企業(yè)財(cái)務(wù)管理理念

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)處理工作過于煩瑣，且一旦出錯則需要花費(fèi)大量時間精力用于糾錯；另外，若花費(fèi)大量精力卻仍未找到錯誤，則財(cái)務(wù)報(bào)表預(yù)期使用者會根據(jù)錯誤的財(cái)務(wù)信息做出錯誤的決策，從而使得自身利益受損。而在ERP系統(tǒng)上線之后，財(cái)務(wù)工作流程煩瑣程度大幅度下降，財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性與相關(guān)性大幅度提高，使得企業(yè)可以更加致力于分析與管理企業(yè)，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。因此，財(cái)務(wù)人員工作的觀念也需要與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技能，使得會計(jì)信息化工作流程更加符合標(biāo)準(zhǔn)，從而降低財(cái)務(wù)工作誤差的產(chǎn)生，提高準(zhǔn)確性，使得企業(yè)的發(fā)展更加穩(wěn)定與健康。

（二）優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部信息溝通

ERP系統(tǒng)通過調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)使得信息傳達(dá)速度較以往更快，不會出現(xiàn)傳統(tǒng)意義的信息傳導(dǎo)滯后現(xiàn)象——組織結(jié)構(gòu)扁平化使得信息傳遞不會因部門層級太多而使時效信息失去參考價值。ERP系統(tǒng)使企業(yè)管理者在掌握企業(yè)實(shí)際經(jīng)營狀況的情況下根據(jù)未來發(fā)展方向制定決策并在此期間準(zhǔn)確分析企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)最低成本化下的效益最大化原則，這就需要ERP系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部信息溝通。

（三）提升企業(yè)財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作主要以煩瑣的核算為主，在大量人力資源投入的情況下產(chǎn)出較低，工作效率低下、成本收益極其不對，對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生負(fù)面影響。并且，因?yàn)樨?cái)務(wù)工作的計(jì)算較多且要求精確，因此出現(xiàn)計(jì)算出錯的現(xiàn)象在所難免，且錯誤的累計(jì)會給企業(yè)財(cái)務(wù)工作帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)，甚至有可能使得企業(yè)經(jīng)營財(cái)務(wù)信息失真而誤導(dǎo)管理者進(jìn)行決策，給企業(yè)發(fā)展造成阻礙。ERP系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用可以在很大程度上降低甚至是消除這一現(xiàn)象的影響，從而大大提高了企業(yè)的整體效率，并且基于一人可以操作多個流程（不相容流程除外）的情況，極大地降低了人力資源成本的支出，同時也使得企業(yè)財(cái)務(wù)出錯現(xiàn)象得到改善。但是ERP系統(tǒng)作為會計(jì)信息化的產(chǎn)生而出現(xiàn)的成果，其對于財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)與專業(yè)知識要求必然很高，且財(cái)務(wù)人員必須懂得相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)知識才能在工作中獲得較大提升。這就要求企業(yè)財(cái)務(wù)人員必須提高自己的職業(yè)素養(yǎng)，通過各種途徑適應(yīng)新技術(shù)。

三、ERP系統(tǒng)在印刷企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀及問題

（一）ERP系統(tǒng)在印刷企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

SAP（Systems Applications and Products in Data Processing），即企業(yè)管理解決方案。通過連接外部業(yè)務(wù)軟件，通過從源頭上控制業(yè)務(wù)，從而形成事前、事中和事后的有效控制，對整個業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)實(shí)時控制，從而更便捷的控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

1、采購過程應(yīng)用

ERP系統(tǒng)通過與市場部業(yè)務(wù)人員市場模塊、生產(chǎn)部訂單開單生產(chǎn)模塊的對接，物資部采購人員在ERP系統(tǒng)中填制采購申請單，倉儲人員則根據(jù)采購申請單按實(shí)物分別進(jìn)行材料核對與驗(yàn)收入庫。財(cái)務(wù)人員則是根據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)票或發(fā)票清單、公司倉儲部門的驗(yàn)收單等在系統(tǒng)中進(jìn)行核對，有效簡化了采購部門的統(tǒng)計(jì)核算工作。

2、成本核算過程應(yīng)用

印刷企業(yè)由于生產(chǎn)訂單非常多（企業(yè)業(yè)務(wù)多的單位年訂單量多達(dá)5萬張），種類各不相同，為更好地進(jìn)行訂單盈虧核算，成本核算工作尤其重要，只有訂單成本核算準(zhǔn)確了才能考核訂單的盈虧與業(yè)務(wù)人員的績效考核。因此成本的核算要根據(jù)訂單進(jìn)行歸集，按訂單分別核算紙張成本與生產(chǎn)加工成本，因此訂單成本法成為印刷企業(yè)成本核算的首選。

做好訂單成本法首先要統(tǒng)計(jì)歸集訂單各工序生產(chǎn)產(chǎn)量，再把各訂單各工序的產(chǎn)量由ERP系統(tǒng)匯總到一起完成產(chǎn)量基礎(chǔ)報(bào)表數(shù)據(jù)；再根據(jù)財(cái)務(wù)部門核算確定的各工序單位成本數(shù)據(jù)分別配比到各訂單的單位成本中計(jì)算得出每張訂單的生產(chǎn)加工成本，月末則根據(jù)訂單完成冊數(shù)數(shù)據(jù)核算在產(chǎn)品與產(chǎn)成品成本數(shù)據(jù)。因此，在系統(tǒng)中可以實(shí)時查詢到各個訂單的具體生產(chǎn)進(jìn)度情況，各個訂單的生產(chǎn)加工成本情況，有效推動了企業(yè)訂單盈虧核算中生產(chǎn)加工成本工作與相關(guān)加工費(fèi)收入績效考核工作的開展。

由于印刷企業(yè)的成本中紙張成本占到訂單總生產(chǎn)成本的60%以上，因此紙張成本的核算準(zhǔn)確與否對企業(yè)財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的重要性不言而喻。ERP系統(tǒng)每月根據(jù)每個訂單實(shí)際出庫領(lǐng)用數(shù)量與每種紙張單價成本自動歸集到每個訂單的料價成本中，紙張成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性對推動訂單盈虧核算工作起到了基礎(chǔ)性作用。

3、銷售流程應(yīng)用

通過系統(tǒng)中銷售管理模塊與其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的鏈接。加強(qiáng)各個流程的信息自動化及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的對接，從而避免重復(fù)錄入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而減少了財(cái)務(wù)部門審核的時間，提升了財(cái)務(wù)處理效率。公司根據(jù)訂單核算的加工費(fèi)收入及紙張費(fèi)收入分別與加工成本及料價成本進(jìn)行對比分析可得出每個訂單的盈虧結(jié)果，為企業(yè)管理提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，并且為推動企業(yè)新增業(yè)務(wù)事前報(bào)價模塊的審核工作提供了樣本。

（二）印刷企業(yè)ERP應(yīng)用的問題分析

1、對ERP缺乏科學(xué)認(rèn)識

多數(shù)企業(yè)在引用新系統(tǒng)、新技術(shù)的時候往往是根據(jù)市場口碑而決定是否引進(jìn)，其往往沒有對自身的需要進(jìn)行分析，盲目的根據(jù)市場潮流而引進(jìn)ERP系統(tǒng)，沒有根據(jù)自身需求而選用合適的ERP系統(tǒng)，因此，企業(yè)在運(yùn)用ERP系統(tǒng)對其功能認(rèn)識不夠全面從而難以發(fā)揮其功能。其次，多數(shù)企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的時候并沒有考慮到企業(yè)內(nèi)部員工自身的因素，對于企業(yè)ERP系統(tǒng)的引進(jìn)，其財(cái)務(wù)必然會從傳統(tǒng)手工轉(zhuǎn)向會計(jì)信息化，因而財(cái)務(wù)人員的觀念也應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變，但在當(dāng)前印刷企業(yè)中多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)并沒有轉(zhuǎn)換觀念而仍然堅(jiān)持使用人工進(jìn)行操作。并且在行動中，很多的企業(yè)管理者并沒有意識到ERP系統(tǒng)的優(yōu)越性，從而使得ERP沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2、業(yè)務(wù)流程整合失誤，內(nèi)部控制環(huán)境缺失

ERP系統(tǒng)的引進(jìn)需要有完善的財(cái)務(wù)規(guī)劃及整體銜接內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)。而出現(xiàn)企業(yè)未用好ERP系統(tǒng)的很大程度上是因?yàn)槠髽I(yè)在進(jìn)行規(guī)劃過程中考慮不夠全面。例如企業(yè)核算過程不應(yīng)僅僅核算成本，而是應(yīng)當(dāng)結(jié)合采購、入庫、產(chǎn)品銷售等諸多環(huán)節(jié)計(jì)算成本支出，通過對系統(tǒng)及操作流程的完善，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)銷售的雙向管理，為企業(yè)提供生產(chǎn)的參考數(shù)據(jù)。而企業(yè)缺乏這一思路，很難發(fā)揮ERP的正向作用。

另外，企業(yè)內(nèi)部控制影響因素多樣，這些控制因素多數(shù)會對ERP的應(yīng)用產(chǎn)生極大影響。但部分企業(yè)內(nèi)部制度松散，管理不嚴(yán)，即使運(yùn)用ERP系統(tǒng)得出相關(guān)數(shù)據(jù)卻沒有重視數(shù)據(jù)的使用，更有甚者是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在應(yīng)用過程中被篡改，使得信息失真及資金管理出現(xiàn)問題，其根本在于內(nèi)部控制不完善。因此，內(nèi)部控制完善有利于ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，而當(dāng)前ERP應(yīng)用問題的出現(xiàn)很大程度是因?yàn)閮?nèi)部控制出現(xiàn)漏洞導(dǎo)致的。

3、相關(guān)人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

雖然ERP系統(tǒng)可以加速企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)處理，但最終還是以人力操作為根本，這也對企業(yè)內(nèi)部人員的素質(zhì)提出了更高的要求，但不少企業(yè)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)并未得到提高，并且管理人員極少參與ERP的運(yùn)行。另外，很多企業(yè)員工在運(yùn)用ERP系統(tǒng)的過程中所掌握的技能不完全，對ERP系統(tǒng)的信息處理功能仍有待完善。

四、ERP系統(tǒng)優(yōu)化策略

（一）正確認(rèn)識ERP系統(tǒng)

企業(yè)全體員工應(yīng)當(dāng)重視ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，首先要明白ERP系統(tǒng)是什么及其優(yōu)勢是什么；其次，應(yīng)當(dāng)在優(yōu)化企業(yè)工作方面適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化，提升工作效果與效率。隨著經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，傳統(tǒng)手工頻繁出現(xiàn)問題，為解決這類問題并提高企業(yè)綜合水平。在實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)使得ERP適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，提供便捷的發(fā)展。

（二）提高員工素質(zhì)及企業(yè)管理水平

ERP系統(tǒng)最終由工作人員完成，員工的素質(zhì)決定了企業(yè)的發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)采用各種有效的措施提升人員素質(zhì)，使得加快企業(yè)創(chuàng)新工作。集團(tuán)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)企業(yè)員工，加深對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識，高效創(chuàng)新企業(yè)管理。

（三）整合業(yè)務(wù)流程，完善企業(yè)內(nèi)部控制

作為企業(yè)管理過程中的關(guān)鍵要素，業(yè)務(wù)流程結(jié)合ERP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化是大勢所趨。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循其自身業(yè)務(wù)及戰(zhàn)略規(guī)劃，結(jié)合ERP系統(tǒng)的運(yùn)行方式，重新規(guī)劃企業(yè)業(yè)務(wù)流程，以滿足自身業(yè)務(wù)需要。同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，完成企業(yè)內(nèi)部信息的共享。

另外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)部制度的建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)與管理，重視企業(yè)數(shù)據(jù)的使用，防止在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用過程中被篡改繼而出現(xiàn)信息失真及資金管理問題的出現(xiàn)。

五、結(jié)語

ERP系統(tǒng)為印刷企業(yè)帶來了極大的改變，其推動了企業(yè)管理理念的升級，對企業(yè)發(fā)展具有重要的影響，它簡化了操作流程，強(qiáng)化了成本管理，促進(jìn)了內(nèi)外部管理的結(jié)合，為企業(yè)決策提供依據(jù)。即使如此，ERP系統(tǒng)中仍然存在許多問題，因此需要在運(yùn)用過程中不斷優(yōu)化管理、提升人才素質(zhì)，創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)，才能為ERP運(yùn)用及公司發(fā)展帶來活力。