燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)期設(shè)備檔案管理

文/吳秀杰，河北省唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司

建設(shè)期設(shè)備檔案在燃?xì)忭?xiàng)目施工中起到了較為關(guān)鍵的作用。其中，項(xiàng)目檔案主要包括三個(gè)階段：前期論證、施工過程及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的文件資料，檔案主要包括初設(shè)、施工、安裝及驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，將投資項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收作為申請燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目竣工驗(yàn)收的最后一個(gè)必要環(huán)節(jié)。

1 燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)期設(shè)備檔案管理要求

1.1 設(shè)備檔案管理的同步性

國家對檔案管理實(shí)施國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案法，并在貫徹實(shí)施的基礎(chǔ)上對設(shè)備資料的內(nèi)容、時(shí)間及來源進(jìn)行完善，在此基礎(chǔ)上對檔案規(guī)章制度進(jìn)行合理完善。另外，檔案制度中對檔案管理、設(shè)備的運(yùn)輸及安裝過程等管理進(jìn)行有效規(guī)范，并且在檔案管理過程中，需要將不同管理內(nèi)容進(jìn)行有效同步，以保證檔案管理的公正性。同時(shí)，檔案交接必須與設(shè)備交接同步進(jìn)行，設(shè)備檔案管理和招標(biāo)同步實(shí)施。對于設(shè)備的管理，最為主要一點(diǎn)就是燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目管理和檔案管理進(jìn)行有效的銜接，以保證不同管理之間的同步性，確保設(shè)備檔案管理信息化的正常實(shí)施。

1.2 設(shè)備檔案組卷的一致性

國家對檔案有嚴(yán)格的管理措施，其中對文件的排列及組卷有較為嚴(yán)格的規(guī)定。從標(biāo)準(zhǔn)方面來看，對檔案組卷的一致性有較為明確的規(guī)定，通過對設(shè)備周期的設(shè)定來豐富設(shè)備檔案具體內(nèi)容。另外，由于設(shè)備具有不確定性，會隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)和場地的變動，但設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不會產(chǎn)生變化，并且對檔案管理保持原有程序進(jìn)行，做到承包者標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)備檔案，能夠?yàn)闄n案管理納入燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目體系管理程序創(chuàng)造了有利條件。

1.3 設(shè)備檔案的可靠性

我國在設(shè)備檔案可靠性的維護(hù)中頒布了《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》文件，主要對檔案的真實(shí)性、完整性及有效性提出了明確的要求，以保證檔案內(nèi)容的可靠性。燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目質(zhì)量監(jiān)管在我國逐漸完善，在此基礎(chǔ)上在質(zhì)量體系管理中納入燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目檔案管理，能夠有效提高設(shè)備檔案的可靠性。另外，對設(shè)備檔案的維護(hù)與管理還能夠通過第三方進(jìn)行監(jiān)管，使設(shè)備檔案安全有序的進(jìn)行。

2 燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)期設(shè)備檔案管理問題分析

2.1 合同模板簽訂與實(shí)際不符

在燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)中，商務(wù)合同主要是通過主管單位評審后的合同模板，對設(shè)備采購使用統(tǒng)一條款，但是需要對設(shè)備進(jìn)行性質(zhì)的劃分，在清點(diǎn)設(shè)備過程中往往出現(xiàn)設(shè)備與實(shí)際不符，比如對軟件的清查時(shí)，廠家不能根據(jù)合同中的具體條款提供保養(yǎng)手冊與圖紙等。另外，合同條款的簽訂在很大程度上不具有全方位控制性，并且失去了約束的能力，直接導(dǎo)致在后續(xù)執(zhí)行過程中與實(shí)際脫離，致使合同大大降低操作性。

2.2 歸檔資料無法溯源

對較多檔案資料在進(jìn)行整理歸檔過程中，易出現(xiàn)前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象，比如設(shè)備在某時(shí)間通過了專家評估和調(diào)研，但是檔案資料的歸檔中沒有體現(xiàn)出該設(shè)備的評估與調(diào)研情況，無法找到相對應(yīng)記錄，主要是由于評審后沒有紙質(zhì)文件或者調(diào)研未寫會議紀(jì)要等，導(dǎo)致資料的匯總與收集不及時(shí)或無法實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，檔案資料具有不可再生性質(zhì)，歸檔資料的缺失無法通過補(bǔ)寫的方式重新獲得，這就導(dǎo)致歸檔資料的缺失無法溯源。

2.3 清點(diǎn)資料與合同配件無法匹配

在對資料進(jìn)行清點(diǎn)時(shí)，易出現(xiàn)的一個(gè)問題就是合同清單與配件資料內(nèi)容的一致性有較大差異，比如壓力儀器、控制柜及增壓泵等配件，無法在現(xiàn)場進(jìn)行收集，主要是因?yàn)閺S家采購過程中已對設(shè)備進(jìn)行了一次安裝，一些資料在第一次安裝的過程中丟失，廠家發(fā)貨后資料與合同資料出現(xiàn)不一致情況。另外，一些設(shè)備開箱過程中，會收到閥門檢測報(bào)告、流量計(jì)檢定證書及控制部件合格證等重要資料，這就增加了設(shè)備檔案不能有序進(jìn)行整理分類，直接導(dǎo)致對檔案的查詢造成一定的影響。

3 燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)期間設(shè)備檔案管理的合理建議

3.1 規(guī)范合同條款簽訂

燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)部門在具體工作中需要提前進(jìn)行核對，其中商務(wù)合同談判過程中，就需要對招標(biāo)文件清單通過合理的方案擬定。由于商務(wù)合同是通過雙方確認(rèn)并蓋章的有效文件，具有較強(qiáng)的法律效力，因此合同中的不同條款都需要一一滿足，在法律層面有較強(qiáng)的強(qiáng)制性，比如在對資料進(jìn)行清點(diǎn)的過程中，若出現(xiàn)與設(shè)備資料不一致或者設(shè)備的缺少，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同具體條款向供貨商實(shí)施更換與補(bǔ)充，若合同一方不按合同條款履行，視為合同違約，可以通過法律的手段要求賠付或者補(bǔ)償。

3.2 收集歸檔資料的原始資料

燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)中，一般情況下檔案的歸檔是通過在某個(gè)項(xiàng)目完成后實(shí)施，并且簽訂《移交單》。這在較大程度上方便檔案管理部門與設(shè)備建設(shè)部門之間的交接工作，能夠有效降低交接頻率，但是一些資料的缺少主要出現(xiàn)在交接的過程中，有些資料由于具有一定的時(shí)效性，無法再次收集獲得，直接導(dǎo)致設(shè)備檔案無法歸檔。在此基礎(chǔ)上需要燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)在資料收集過程中以邊獲得邊收集形式保存。

3.3 按照采購性質(zhì)分類

新增設(shè)備應(yīng)當(dāng)根據(jù)性質(zhì)不同，使檔案資料的移交也有較大差別，對于新增設(shè)備供貨商需要提供具體資料；若根據(jù)國家劃分，分為國產(chǎn)與進(jìn)口，進(jìn)口設(shè)備與國產(chǎn)相比，資料更多，保證后期檔案歸檔的合理性。

4 結(jié)語

由此可以看出，完善設(shè)備檔案管理在燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)中尤為重要，是燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)與完工的保障，并將對燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)的全過程進(jìn)行永久性保存，同時(shí)也是企業(yè)的一種信息資源，這就需要在對檔案進(jìn)行管理過程中，必須要保證檔案的真實(shí)與完整，這就需要檔案管理部門與燃?xì)馐┕ろ?xiàng)目建設(shè)部門進(jìn)行信息的交流。

[1]陳慕潔.電力施工企業(yè)工程檔案管理淺析[J].企業(yè)改革與管理.2016(23)