信息化在解決傳統(tǒng)公證服務(wù)問(wèn)題中的優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用

關(guān)鍵詞 公證服務(wù) 信息化 措施

作者簡(jiǎn)介：李寧，山西省太原市城北公證處。

中圖分類號(hào)：D926.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.12.188

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展及信息化水平提升，公證行業(yè)中普遍應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這對(duì)傳統(tǒng)公證行業(yè)提出新的要求。公證主要提供公共法律服務(wù)給社會(huì)大眾，需要結(jié)合市場(chǎng)需求進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)滿足社會(huì)發(fā)展的需求?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代公證行業(yè)要意識(shí)到創(chuàng)新的重要性，聯(lián)系行業(yè)實(shí)際情況探索互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代提升公證業(yè)務(wù)效率的措施，全面發(fā)揮公證行業(yè)承擔(dān)的社會(huì)職能，推動(dòng)和諧社會(huì)的建設(shè)。本文就此展開(kāi)論述。

一、傳統(tǒng)公證行業(yè)服務(wù)的主要問(wèn)題分析

（一）行業(yè)發(fā)展面臨內(nèi)外壓力

當(dāng)前幾乎所有行業(yè)都在推進(jìn)信息化改革，公證行業(yè)作為服務(wù)領(lǐng)域中相對(duì)特殊的行業(yè)，落實(shí)信息化改革已成為必然。信息化改革背景下對(duì)公證機(jī)構(gòu)產(chǎn)生較大的壓力，加之普通群眾中公證機(jī)構(gòu)的口碑一直不好，最為詬病的地方就是辦事效率低下。在這樣的背景下提前進(jìn)行信息化改革的公證機(jī)構(gòu)贏得更大市場(chǎng)，相對(duì)保守的結(jié)構(gòu)則要承受較大行業(yè)壓力。各類公證機(jī)構(gòu)面臨行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情況，需要推進(jìn)信息化改革已滿足市場(chǎng)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

（二）無(wú)法滿足審查工作需求

公證服務(wù)的對(duì)象只要為基層群眾，傳統(tǒng)公證服務(wù)審查工作中存在嚴(yán)重的信息不對(duì)稱的問(wèn)題，直接影響到公證工作高效進(jìn)行?，F(xiàn)階段我國(guó)各行業(yè)都在推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量與提升效率改革，使得傳統(tǒng)公證服務(wù)審查低效化的問(wèn)題愈發(fā)凸顯，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

分析傳統(tǒng)公證服務(wù)審查工作的條件與運(yùn)行情況，審查工作開(kāi)展時(shí)由當(dāng)事人提出公證申請(qǐng)，但此時(shí)公證機(jī)構(gòu)并不了解當(dāng)事人情況與各類材料的真實(shí)性，當(dāng)事人也不知道公證結(jié)構(gòu)需要材料的類型，信息不對(duì)稱使得大多數(shù)公證在第一次接待時(shí)無(wú)法完全或直接處理，至少需要公證人進(jìn)行兩次申請(qǐng)。而具體到實(shí)際情況，當(dāng)事人前往公證結(jié)構(gòu)的次數(shù)大多超過(guò)2次，直接對(duì)公證服務(wù)效率產(chǎn)生影響，使得人們普遍不認(rèn)同公證服務(wù)行業(yè)。

（三）信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)、人才的問(wèn)題

大多數(shù)公證機(jī)構(gòu)管理者并不重視信息化建設(shè)，或是沒(méi)有清楚認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)，使得大部分公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)停留在配置計(jì)算機(jī)設(shè)備、安裝計(jì)算機(jī)基本管理軟件，影響到公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)速度，無(wú)法有效提升服務(wù)質(zhì)量。這個(gè)問(wèn)題的存在直接阻礙公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)。

各公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)時(shí)主要影響因素之一就是經(jīng)費(fèi)，建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足的話直接影響到信息化建設(shè)質(zhì)量。各公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)過(guò)程中受到各類因素影響，使得信息化建設(shè)程度存在差異。如，公證機(jī)構(gòu)建設(shè)時(shí)經(jīng)費(fèi)數(shù)量充足，有足夠資金購(gòu)買相關(guān)軟件、系統(tǒng)等，大幅度提升信息化建設(shè)程度。但部分公證機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)不足，存在信息化設(shè)備長(zhǎng)期不更新或更新緩慢，不利于公證機(jī)構(gòu)建設(shè);大部分公證機(jī)構(gòu)采取傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行，整體信息化水平較低，對(duì)于專業(yè)系統(tǒng)、設(shè)備操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解偏少。同時(shí)公證機(jī)構(gòu)內(nèi)存在人員結(jié)構(gòu)斷層的情況，中青年人的比重偏低，尤其是缺少計(jì)算機(jī)信息技術(shù)專業(yè)類的管理人員，整體信息素養(yǎng)水平偏低，無(wú)法滿足公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)與管理的要求，影響到公證機(jī)構(gòu)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、公證行業(yè)引入信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

（一）滿足信息化時(shí)代的需求

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)時(shí)代，人們生活與思維方式呈現(xiàn)出信息化特征，如，人們習(xí)慣通過(guò)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)與智能終端申請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)。這種習(xí)慣滲透到社會(huì)各層面，直接貫穿大眾生活的領(lǐng)域。在這樣背景下，基層群眾對(duì)各類社會(huì)服務(wù)有著較高的信息化需求。時(shí)代發(fā)展背景下，公證行業(yè)從自身發(fā)展及滿足受眾需求方面，需要對(duì)自身信息化服務(wù)能力進(jìn)行完善，必然受到時(shí)代淘汰，不利于自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[2]。

（二）實(shí)現(xiàn)各類資源的共享

公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)也是機(jī)構(gòu)改革的主要渠道，公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效整合與管理信息、有效存儲(chǔ)于處理，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，也可以通過(guò)信息平臺(tái)推廣信息資源，促進(jìn)工作與學(xué)習(xí)效率的提升。公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)，可以提高公證機(jī)構(gòu)信息資源的使用率，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化，提升信息化管理水平。

公證機(jī)構(gòu)管理實(shí)力使用合適的信息化技術(shù)，可以推動(dòng)公證機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展，促進(jìn)公證機(jī)構(gòu)整體水平的提升，降低管理人員工作難度，并對(duì)當(dāng)事人需求進(jìn)行精準(zhǔn)解讀，推送個(gè)性化發(fā)展。因此，只有高度重視公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)工作，改善傳統(tǒng)公證機(jī)構(gòu)管理模式的不足，為推動(dòng)公證機(jī)構(gòu)信息化改革貢獻(xiàn)一份力量。信息化時(shí)代下通過(guò)共享信息資源直接打破公證行業(yè)的區(qū)域壁壘，直接消除行業(yè)內(nèi)部非集約化發(fā)展造成資源限制問(wèn)題。各個(gè)公證機(jī)構(gòu)將人才資源信息在網(wǎng)絡(luò)上共享，幫助各機(jī)構(gòu)準(zhǔn)確、快速獲取日常工作中所需的業(yè)務(wù)精英，也可以在線上快速借調(diào)處理遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)。

（三）提升公證機(jī)構(gòu)審查效率

雖然公證服務(wù)的對(duì)象是面向社會(huì)大眾的，但是公證機(jī)構(gòu)所提供的服務(wù)信息和當(dāng)事人所提出問(wèn)題需求之間存在明顯的信息不對(duì)稱或者信息不透明的問(wèn)題，這就導(dǎo)致當(dāng)事人在解決問(wèn)題時(shí)，公證機(jī)構(gòu)很難在第一時(shí)間內(nèi)快速、有效、準(zhǔn)確的獲取當(dāng)事人所要進(jìn)行公證的事務(wù)的全部信息和資料，最終導(dǎo)致當(dāng)事人在獲取服務(wù)過(guò)程中因?yàn)橘Y料不完善而反復(fù)往返，浪費(fèi)時(shí)間和精力。

從根本上講，公證機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)就是為社會(huì)大眾提供高效公正的服務(wù)，因此為保證其工作的效率和完善性，就需針對(duì)信息不對(duì)稱、不透明等問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性處理。而針對(duì)該問(wèn)題最有效的解決措施就是針對(duì)信息渠道進(jìn)行完善和優(yōu)化，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)分門別類進(jìn)行分類和歸納總結(jié)，加強(qiáng)與其他機(jī)構(gòu)和信息平臺(tái)間的聯(lián)系，以便全面快速獲取當(dāng)事人信息。在當(dāng)事人提出需求的第一時(shí)間內(nèi)對(duì)其所提供的各種材料進(jìn)行甄選和篩查，一旦發(fā)現(xiàn)其所提供的信息存在缺漏，就可以利用網(wǎng)絡(luò)渠道從其他相關(guān)機(jī)構(gòu)和信息平臺(tái)進(jìn)行獲取，提升工作效率，縮短和降低當(dāng)事人所花費(fèi)的時(shí)間和來(lái)回往返次數(shù)，全面提升人民群眾的滿意程度。

三、公證服務(wù)中應(yīng)用信息化技術(shù)的措施

（一）搭建信息平臺(tái)，構(gòu)建咨詢服務(wù)平臺(tái)

公證機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)時(shí)，全面考慮當(dāng)事人需求，搭建合適的學(xué)習(xí)平臺(tái)，并將技術(shù)人才培養(yǎng)作為建設(shè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)資源共享的目的。推動(dòng)公證機(jī)構(gòu)信息化全面建設(shè)工作，并考慮當(dāng)事人學(xué)習(xí)特點(diǎn)，搭建合適的學(xué)習(xí)平臺(tái)，方便當(dāng)事人申請(qǐng)活動(dòng)的開(kāi)展，當(dāng)事人查閱資料與學(xué)習(xí)交流，提升當(dāng)事人辦事效率;拓展公證機(jī)構(gòu)信息方式的內(nèi)容，讓當(dāng)事人在平臺(tái)學(xué)習(xí)時(shí)依據(jù)自身需求選擇合適的資源與內(nèi)容，構(gòu)建獨(dú)立的知識(shí)系統(tǒng)。當(dāng)事人掌握相關(guān)的內(nèi)容，全面滿足當(dāng)事人業(yè)務(wù)申請(qǐng)需求[3]。

在進(jìn)行公證機(jī)構(gòu)的工作中，傳統(tǒng)公證機(jī)構(gòu)的工作人員需要和對(duì)資源有需要的人進(jìn)行一定的溝通和交流，對(duì)所需要得到的資源進(jìn)行分類。而現(xiàn)在，在公證機(jī)構(gòu)的信息化管理中，可以充分使用信息平臺(tái)與當(dāng)事人進(jìn)行相關(guān)的溝通。這就需要建立一定的咨詢平臺(tái)，方便了解當(dāng)事人的“疑難雜癥”，及時(shí)溝通，及時(shí)解決。通過(guò)咨詢平臺(tái)對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行調(diào)查，認(rèn)真收集當(dāng)事人的意見(jiàn)和建議，進(jìn)而“對(duì)癥下藥”，采取一定的改革措施，從而使公證機(jī)構(gòu)的信息化服務(wù)水平得到提升。公證機(jī)構(gòu)發(fā)揮當(dāng)事人咨詢服務(wù)平臺(tái)的作用，吸引當(dāng)事人主動(dòng)利用公證機(jī)構(gòu)信息平臺(tái)了解相關(guān)內(nèi)容，全面發(fā)揮公證機(jī)構(gòu)的作用。

（二）結(jié)合行業(yè)情況，合理應(yīng)用信息技術(shù)

根據(jù)以上內(nèi)容可知，就目前為止，我國(guó)公證行業(yè)在執(zhí)業(yè)區(qū)域內(nèi)還存在一定壁壘，究其原因主要是因?yàn)樵趨^(qū)域之間和各公證機(jī)構(gòu)之間無(wú)論是信息資源還是其他資源的共享率極其低下，限制了行業(yè)的發(fā)展與相互間的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也在一定程度上對(duì)公證資源的利用率進(jìn)行限制。因此在未來(lái)公證行業(yè)發(fā)展過(guò)程中可以通過(guò)加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)部建設(shè)的方法加強(qiáng)平臺(tái)間信息的相互流通和共享，以此來(lái)解決行業(yè)內(nèi)資源利用率低下的問(wèn)題，而且加強(qiáng)行業(yè)間信息共享，有助于加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)相互間的競(jìng)爭(zhēng)力，提高工作和服務(wù)效率。

至今為止，我國(guó)各地區(qū)和各公證機(jī)構(gòu)在工作過(guò)程和信息化采集時(shí)所依據(jù)的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)存在各自差異化，這對(duì)行業(yè)內(nèi)資源共享是一種限制，同時(shí)也不利于行業(yè)間的相互交流和信息互通。而很多政府部門對(duì)于證據(jù)類信息在采集和求證時(shí)要求極為嚴(yán)格，過(guò)程也較為繁瑣，而對(duì)于不同公證機(jī)構(gòu)而言，因?yàn)樗罁?jù)的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)不同，相互間保存的主要信息也因此存在明顯差異，面對(duì)當(dāng)前信息共享度低下的情況，公證機(jī)構(gòu)就會(huì)要求當(dāng)事人從其他機(jī)構(gòu)來(lái)獲取相應(yīng)信息來(lái)滿足自身工作需求，但若在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)統(tǒng)一時(shí)，公證機(jī)構(gòu)就完全可以越過(guò)當(dāng)事人，直接與有關(guān)機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，獲取相關(guān)資料和信息，不僅加大資源的有效利用率，而且快速提高工作效率。

（三）重視檔案管理，推進(jìn)信息化的建設(shè)

檔案管理是對(duì)公證機(jī)構(gòu)乃至國(guó)家檔案進(jìn)行保存和加密，是公證機(jī)構(gòu)生命軌跡的續(xù)寫(xiě)方式，所以 一個(gè)公證機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資料的管理程度決定了一個(gè)公證機(jī)構(gòu)運(yùn)行的好壞。而在檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案管理人員更是對(duì)公證機(jī)構(gòu)檔案管理起著決定的作用，檔案人員素質(zhì)的高低、業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱無(wú)疑決定了公證機(jī)構(gòu)檔案管理的成效。而在我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)公證機(jī)構(gòu)檔案管理中，管理人員的素質(zhì)和工作意識(shí)不強(qiáng)，只是一味的照本宣科，無(wú)法將責(zé)任意識(shí)落實(shí)到實(shí)處，從而導(dǎo)致了公證機(jī)構(gòu)或是個(gè)人完成嚴(yán)重的損失[4]。

機(jī)關(guān)事業(yè)公證機(jī)構(gòu)檔案管理方式必須與時(shí)代接軌，充分利用信息化的方式，建立起一個(gè)綜合的信息化公證機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)，形成系統(tǒng)的平臺(tái)。將檔案工作逐步由紙質(zhì)版過(guò)渡到電子檔案資料，并且完成錄入，整理，歸納與查詢等，充分利用信息化技術(shù)提升公證機(jī)構(gòu)檔案管理的效率。檔案管理工作人員的素質(zhì)提升后，需對(duì)管理工作進(jìn)行明確分工，設(shè)置專門檔案管理工作的資料收集整理專員，根據(jù)的相關(guān)管理要求，可以有效提高檔案的真實(shí)性，完整性和連貫性。制定一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應(yīng)的管理制度，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，按高標(biāo)準(zhǔn)做好基礎(chǔ)資料，嚴(yán)格考核，避免發(fā)生材料不規(guī)范、文件遺失等現(xiàn)象，從源頭上為文件資料的建檔打好基礎(chǔ)。完善檔案管理制度是完善檔案管理制度的重中之重的環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)事業(yè)公證機(jī)構(gòu)想要運(yùn)行規(guī)范需要保證檔案質(zhì)量。要規(guī)范檔案材料，制定完善健全收集制度，將檔案材料分類，管理創(chuàng)新收集手段，并且收集照片，錄音帶，錄像帶等實(shí)物，并且根據(jù)各類檔案資料管理要求進(jìn)行整理，方便檔案的保管。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，和諧社會(huì)建設(shè)中公證行業(yè)承擔(dān)著重要責(zé)任，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代公證行業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新公證服務(wù)模式，促進(jìn)工作效率與質(zhì)量的提升，塑造出良好的工作氛圍。公證行業(yè)要依據(jù)實(shí)際情況，全面推進(jìn)改革與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)公證機(jī)構(gòu)的自我完善，達(dá)成提升機(jī)構(gòu)服務(wù)意識(shí)的目的。

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