新時代單位檔案的管理模式創(chuàng)新研究

文/李放，白城市洮北區(qū)人力資源和社會保障局

近些年我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，注定了我國相關(guān)的檔案管理工作越來越重要，然而檔案管理自身的性質(zhì)又決定了其必然是一項枯燥的管理工作，所以如何更好地開展檔案管理工作也逐漸成為了管理人員需要深入思考的問題。同時，檔案管理工作的質(zhì)量水平也嚴重影響了我國相關(guān)單位的發(fā)展，對于其可持續(xù)發(fā)展而言也具有較為重要的意義，而檔案管理工作的標準化也在這樣的背景下，成為了某一單位管理工作中的重要組成部分，并隨著新時代的發(fā)展，逐漸引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的注意。

1 檔案管理工作相關(guān)概述

隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而相關(guān)單位檔案的精細化管理也隨之成為了當(dāng)前相關(guān)單位后勤管理的重要組成部分。相關(guān)單位檔案精細化管理對于相關(guān)單位管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進了檔案管理制度的標準化，極大地提高了當(dāng)前相關(guān)單位的管理效率。而這種精細化正是當(dāng)前檔案管理工作的重要趨勢，既是更好地實現(xiàn)檔案管理工作標準化、科學(xué)化、準確化，通過對于數(shù)據(jù)更為準確的處理與分類，完成對于檔案管理工作的準確劃分，從而能夠更加有效率地查詢和記錄檔案，對于相關(guān)單位戰(zhàn)略的執(zhí)行效率也有較大的提升。

2 檔案管理工作中的問題分析

首先便是檔案管理人員自身管理能力方面的欠缺，當(dāng)前我國相關(guān)單位檔案管理人員往往都是未經(jīng)培訓(xùn)的，甚至對于檔案管理工作本身認知都不夠完善的一些人員，而在面對新時代的情況下，其自然更難滿足新的檔案管理工作的需求，同時也有可能會出現(xiàn)檔案管理人員身兼數(shù)職的情況，使得本就并不專業(yè)的管理人員在工作中更是不能全方位地投入到檔案管理的工作中，嚴重降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水準。

其次，相關(guān)管理人員甚至是檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度顯然不夠，導(dǎo)致相關(guān)檔案的丟失、泄露以及調(diào)動效率較低，這樣一來相關(guān)單位的管理水平和效率很容易產(chǎn)生問題，這主要是由于檔案管理并不能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益等原因?qū)е碌摹?/p>

最后便是相關(guān)檔案管理制度的不健全，由于長期以來相關(guān)單位管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理精細化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到相關(guān)單位檔案管理精細化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。

3 新時代下檔案管理工作改革發(fā)展策略優(yōu)化

當(dāng)前檔案管理工作的新理念較為繁雜，不同的檔案管理理念在實踐的檔案管理活動中，往往會展現(xiàn)出不同的效果，本文筆者選擇了“加減乘除”這一新的管理理念，通過結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理活動，從而更好地完成對于檔案管理的改革。

3.1 “加法”增加檔案管理工作范圍

“加法”是指增加相關(guān)檔案管理的范圍與內(nèi)容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數(shù)量上的簡單增加，而是為了更好地豐富檔案管理內(nèi)容，為此需要相關(guān)檔案管理人員能夠不斷地創(chuàng)新管理思維，創(chuàng)新和精簡化相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容，最終達到提高工作效率的目的，讓相關(guān)檔案管理單位的管理質(zhì)量不斷上升。例如在醫(yī)院檔案精細化管理中，往往便會將醫(yī)患糾紛、受害賠償?shù)燃尤氲结t(yī)院檔案管理的范圍內(nèi)，并對醫(yī)療糾紛的事件進行詳細記錄與收集。

3.2 “減法”減少檔案數(shù)量降低成本

“減法”主要側(cè)重與減少相關(guān)單位檔案管理的文獻數(shù)量，使得檔案整理人員負責(zé)需要整理、鑒別、以及分類的檔案數(shù)量減少，降低工作人員的工作強度，提高工作質(zhì)量。主要則是指通過電子化手段減少檔案管理中紙質(zhì)文件的數(shù)量，用電子技術(shù)代替紙質(zhì)記錄，用電子文件、電子存檔代替紙質(zhì)管理。

3.3 “乘法”提高檔案管理強度

“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進的檔案管理方法，利用最新的檔案管理方法與制度，推動原有檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個醫(yī)院檔案管理的精細化實現(xiàn)質(zhì)變。例如提高建筑工程質(zhì)量管理人員的招聘水平和定期培訓(xùn)教育工作的次數(shù)，并通過編制建筑工程紀實，深刻反映當(dāng)前建筑工程的歷史和管理強度。

3.4 “除法”較少管理的安全隱患

“除法”是要求檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細化的多個方面入手，不斷地擴大檔案管理內(nèi)容的“分母”，減少檔案管理精細化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進相關(guān)單位檔案管理精細化進展的質(zhì)變，全面提高檔案管理的查準率和全查率。

當(dāng)前檔案管理工作在新時代的融合下，往往能夠通過一系列新的管理模式或者方式，更好地完成對于檔案的整體精細化管理工作，同時促進相關(guān)管理單位檔案管理水平的快速上升，提高檔案管理對于相關(guān)單位管理水準的促進和激發(fā)作用，以便于更好地維持相關(guān)單位的快速發(fā)展。