文書檔案收集與整理工作的重要性

李子旭

鄆城縣衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局 山東菏澤 274700

文檔，也叫行政檔案，它是政府部門、社團(tuán)、公司、學(xué)校和其他組織在相關(guān)責(zé)任人引導(dǎo)、組織下的一系列活動中構(gòu)成的有一定保存價值的文案，可供日后參考。文檔管控是檔案管控的主要內(nèi)容，是每個部門、社團(tuán)、企業(yè)、學(xué)校檔案管理的重要組成部分[1]。信息采集是文檔管控的起點(diǎn)，和其余的環(huán)節(jié)較比，它的地位是非常特殊的。尤其是在當(dāng)今精簡文檔的整理、強(qiáng)化文檔的使用、彰顯圖書館的特點(diǎn)的形勢下，文檔的收集就日益重要起來。

1 文書檔案管理的重要性分析

文檔收集程序是文檔的基礎(chǔ)工作，收集文件和檔案工作可以歸納為兩個重要方面：

（1）文檔文件的采集是管理文檔文件的基礎(chǔ)，它也是文檔文件管理的起始點(diǎn)。通常來說，文檔單位管控的文檔并不是文檔單位自己編制而成的，它是經(jīng)過采集每個單位的具有保存價值的文件且通過長時間的累積而組成的。所以，由所有文檔工作的過程來說，采集信息是起始環(huán)節(jié)，給文檔管理工作找到了具體的管控對象，有了具體的文件，文檔工作者才可以進(jìn)行其他工作，如分類、編目、審核、儲存、匯總、利用。如果采集這項(xiàng)任務(wù)完成的不理想，沒有收集到完整的文檔，也就談不上有完善的文檔管理工作[1]。

（2）文檔采集的水平直接影響了文檔管理的水平。一般情況下，當(dāng)上級部門考評一個部門的文檔管控質(zhì)量好壞時，第一就要檢查文檔室所采集的文件信息是不是完整。假如及時采集，文檔資料齊全完備，選擇合適，就可為檔案管理的每個方面做好準(zhǔn)備，因此就可以把全部精力用到進(jìn)一步分析文檔上，利用文檔給其他工作提供便利。反之，假如文檔采集量不夠，或采集來的只是一些破損、不全、沒有什么值得利用的文檔，不但會在很大程度上造成分類、編目、審核、儲存、匯總、利用等各項(xiàng)工作浪費(fèi)人力物力，也沒有很好地服務(wù)于社會其他工作。

2 文書檔案在管理中的問題

2.1 管理方式不規(guī)范

許多部門，特別是些規(guī)模不大的企事業(yè)單位，比如，小型事業(yè)單位，他們的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏文檔文件的理念。所以就會在相關(guān)的規(guī)定中出現(xiàn)對文件文檔管控的不合理制度，同時缺乏文件文檔管控中的職責(zé)劃分和獎罰等有關(guān)的詳細(xì)制度。很可能這些單位中的大部分都沒有文檔的規(guī)定，因而會造成各種文稿參差不齊，沒有正確的編碼，這對單位的正常運(yùn)作會造成很不好的干擾，也非常大的干擾了單位領(lǐng)導(dǎo)們的籌劃。也可能文檔文件采集與整理這些環(huán)節(jié)會直接省掉，讓后期尋材料的過程既費(fèi)時又費(fèi)力，從而耽誤正常的工作進(jìn)展。

2.2 人員素質(zhì)不夠高

針對現(xiàn)在文檔管控方面，管理者應(yīng)該掌握互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)知識和文檔管控某種程度的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。然而一些單位沒有聘任管理工作人員的具體準(zhǔn)則，這體現(xiàn)出了單位領(lǐng)導(dǎo)者對這方面的工作不夠重視的情況。工作人員工作的效率與結(jié)果直接受本身業(yè)務(wù)能力的影響[2]，特別是計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使得文檔管理更加方便，而對從業(yè)者的專業(yè)水平要求會越來越高，一旦業(yè)務(wù)能力跟不上，工作效果將會受到直接影響。

2.3 管理效率比較低

隨著計算機(jī)技術(shù)的研發(fā)，社會制造和擴(kuò)張市場的進(jìn)程迅速加快。然而，文檔文件的管理現(xiàn)在還沒有充分運(yùn)用信息化的優(yōu)勢。手動檢索仍然部分存在于文檔文件的管理，現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的內(nèi)在力尚未得到充分開發(fā)，文檔管理的工作時效滿足社會發(fā)展的需要差的很多[2]。

3 完善文書檔案現(xiàn)代化收集、整理和利用制度

3.1 健全文件收集整理制度

文件的采集是文檔管理工作的起始點(diǎn)，也是部門正常運(yùn)行的基本要求。各單位在正常工作中會產(chǎn)生及運(yùn)用很大的文稿，其中只有一些是具有審查和證明價值的文稿，就要整理保存。根據(jù)不同部門運(yùn)行中每個方面的具體狀況，編制出適合本部門的文檔收集規(guī)則，構(gòu)建完整的文檔體系。做好文檔完備的收集是文檔整理、審核、保存、分類、研究等工作的前提。

3.2 構(gòu)建現(xiàn)代化管理制度

計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今的一個主要特征，也是改進(jìn)文件和檔案管理的一個關(guān)鍵點(diǎn)[3]。為了提升管理效率，使文件和檔案的管理工作可以較好地適應(yīng)部門的不斷發(fā)展，有必要廢除以前過時的規(guī)章制度，增加科學(xué)技術(shù)理念和管控技能，改變管理系統(tǒng)和管理措施，讓文檔管理適應(yīng)當(dāng)前多媒體時期的特點(diǎn)，使其靈活高效，文件和檔案的編輯和修訂會直接影響使用，所以在編輯和修訂方面應(yīng)該有非常具體的條條框框，強(qiáng)化文檔審查統(tǒng)計工作[3]。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

現(xiàn)在需要專業(yè)的管理人才，特別是是多媒體技術(shù)方面的。所以應(yīng)該改變招聘制度，把重點(diǎn)放在水平與技能上。對于已在工作的員工，則可以根據(jù)文檔管控的具體需要，創(chuàng)建有專業(yè)性的機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)文檔工作者的專業(yè)能力和信息化技術(shù)的運(yùn)用，還要進(jìn)一步對計算機(jī)技術(shù)人才的培訓(xùn)，更好地將計算機(jī)的智能化、信息化融入文檔管理中，并對文檔管理者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)制定有關(guān)的獎懲制度，因此提高他們的技術(shù)能力。

4 結(jié)語

簡而言之，當(dāng)代企事業(yè)部門要想提升競爭力，就離不開文件整理歸檔和保存的簡便方法。文檔的管理工作水平的高低對企事業(yè)部門的日常工作有著很大的影響。所以，從事文檔的工作者一定要提升意識，調(diào)整觀念，敢于創(chuàng)新，把優(yōu)秀的計算機(jī)資源充分加以利用，把當(dāng)代的文檔信息采集、整理工作向新的高度進(jìn)發(fā)。