淺談人事信息的電子化管理

□ 劉惠珊

人事信息管理是人力資源管理的一個(gè)重要內(nèi)容，也是單位管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作?？茖W(xué)、高效的人事信息管理，對(duì)于一個(gè)單位的日常運(yùn)作和持續(xù)發(fā)展有著積極的作用。從傳統(tǒng)手工登記的員工花名冊(cè)，到形式各異的現(xiàn)代人事信息管理工具，人事信息管理已逐步進(jìn)入了電子化時(shí)代。

一、人事信息管理及其電子化的意義

人事信息管理包括人事信息的收集、核對(duì)、建檔登記、更新、補(bǔ)充以及人事信息的使用。人事信息的內(nèi)容可謂是包羅萬象，涉及人員的個(gè)人信息及崗位相關(guān)信息，比如：姓名、性別、籍貫、政治面貌、婚育情況、出生時(shí)間、入黨時(shí)間、入職時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)、職稱、職業(yè)資格、工作簡(jiǎn)歷以及部門崗位、合同期限、薪酬等級(jí)、職務(wù)變動(dòng)、年度考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄等諸多內(nèi)容。一名員工一般就有多達(dá)幾十個(gè)項(xiàng)目的人事信息，一個(gè)單位成百上千甚至上萬個(gè)員工的信息匯集在一起，就是一個(gè)巨大的信息庫(kù)。而且這些信息并非一成不變，而是隨著人員的變化或管理的需要而持續(xù)動(dòng)態(tài)更新、不斷補(bǔ)充增加或刪減的。

（一）人事信息管理是單位日常管理的基礎(chǔ)

做好人事信息管理工作，有利于單位全面、系統(tǒng)、細(xì)致、及時(shí)掌握人員隊(duì)伍的各方面情況，為人力資源的調(diào)配、使用、培養(yǎng)和選拔任用提供基礎(chǔ)信息，打下管理基礎(chǔ)。

（二）人事信息管理電子化成為現(xiàn)代管理的必然選擇

面對(duì)大量而且繁雜多變的人事信息，如果沿用傳統(tǒng)手工登記的辦法進(jìn)行管理，已顯得落后。人事信息的修改更新、補(bǔ)充、刪減都十分麻煩，檢索查找更是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。這樣傳統(tǒng)的人事信息管理方式不符合現(xiàn)代管理的需求。而信息技術(shù)的發(fā)展，也為人事信息電子化提供了技術(shù)支持?，F(xiàn)在很多單位的人事信息都實(shí)行了電子化管理，作用明顯。

1.提高管理的規(guī)范性。人事信息電子化管理可以將員工的各種人事信息按照統(tǒng)一格式，在管理系統(tǒng)中及時(shí)、規(guī)范地進(jìn)行登記，根據(jù)需要及時(shí)修改、更新、增減，保持人事信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，使管理更為規(guī)范。比如一個(gè)員工加入中國(guó)共產(chǎn)黨后，其政治面貌就要更改為中共黨員，在管理系統(tǒng)中進(jìn)行修改后重新顯示出來的就是更新后的信息，這比在手工登記的員工花名冊(cè)上修改工整規(guī)范。

2.提高管理工作效率。人事信息本身就比較瑣碎繁雜，一旦人員數(shù)量多，信息量就更大。實(shí)行人事信息電子化管理，最大的好處就是利用電子化的優(yōu)勢(shì)，極大地提高管理的工作效率。一方面，在信息登記環(huán)節(jié)，可以授權(quán)員工自助登記，或?qū)⒔y(tǒng)一的人事信息模板交由員工按要求如實(shí)登記，再由人力資源管理部門核實(shí)并匯總；對(duì)于信息內(nèi)容一致的，比如統(tǒng)一調(diào)整薪酬等級(jí)之后的新的薪資標(biāo)準(zhǔn)，可以批量錄入處理。另一方面，還可以實(shí)現(xiàn)高效的查找、篩選。比如在全員中查找具備某專業(yè)技術(shù)資格的人員，通過電子系統(tǒng)的檢索功能，就能迅速查找到符合相關(guān)條件的人員，這比起在手工登記的花名冊(cè)中一個(gè)個(gè)查找，速度有天壤之別，而且能確保準(zhǔn)確不疏漏，還能生成報(bào)表，一目了然。

3.提升管理水平。人事信息看起來好像是枯燥的、零散的，但如果借助電子化管理強(qiáng)大的查找篩選功能，按一定的要求進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息分析，發(fā)現(xiàn)信息之間的有機(jī)聯(lián)系，將能為單位的一些決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的依據(jù)，促進(jìn)管理的針對(duì)性和科學(xué)化，提升管理水平。比如，通過設(shè)置有關(guān)年齡、學(xué)歷層次、專業(yè)技術(shù)資格、職務(wù)等若干條件進(jìn)行篩選，可以查找出相應(yīng)的人員名單及其相關(guān)情況，這樣可以一定程度反映單位人才隊(duì)伍的情況。

二、人事信息管理工具的比較與選擇

隨著人事信息管理需求的日益提高，人事信息電子化管理的工具也應(yīng)運(yùn)而生。目前市場(chǎng)上有很多人事信息管理的通用軟件，有單位自行開發(fā)或請(qǐng)專業(yè)公司設(shè)計(jì)開發(fā)專用的人事信息管理軟件，有單位利用通用的excel電子表格軟件實(shí)現(xiàn)人事信息的電子化管理?；趀xcel的人事信息管理系統(tǒng)與通用或?qū)Ｓ萌耸滦畔⒐芾碥浖饔袃?yōu)劣。

（一）基于excel 的人事信息管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)。第一，最大的優(yōu)點(diǎn)是可靈活自主自行設(shè)置所需列入管理的信息項(xiàng)目，特別是可根據(jù)新增的需求隨時(shí)增加信息項(xiàng)目，不像其他人事管理軟件那樣受制于原軟件設(shè)計(jì)的局限。第二，可批量處理同類信息。對(duì)于內(nèi)容相同的，比如同一批新員工的入職時(shí)間、合同期限等，可以批量錄入，簡(jiǎn)便快捷。項(xiàng)目?jī)?nèi)容涉及數(shù)據(jù)方面的，比如薪酬，還可通過寫入計(jì)算公式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算。第三，利用excel 強(qiáng)大的篩選功能，能夠快速進(jìn)行單一條件或自定義多條件組合的復(fù)雜篩選，高效實(shí)現(xiàn)多維度的統(tǒng)計(jì)。第四，不增加成本支出。

2.缺點(diǎn)。第一，人事信息管理項(xiàng)目可因需設(shè)置，但多數(shù)僅是信息的登記，而不能夠像一些人事管理軟件一樣具備信息發(fā)送、后臺(tái)多種數(shù)據(jù)整合分析等比較高級(jí)的功能。第二，一般由人力資源部門管理，因信息內(nèi)容涉及面廣，又不具備分級(jí)授權(quán)查看的功能，難以與不同層級(jí)的管理者直接共享。確有需要只能提取其中所需的信息后另存文件再共享。第三，個(gè)人的諸多信息是以excel 的一長(zhǎng)行的形式呈現(xiàn)，無法直接生成導(dǎo)出類似于個(gè)人簡(jiǎn)歷的樣式那樣便于打印、查看的個(gè)人表。第四，雖具備篩選統(tǒng)計(jì)功能，但沒有預(yù)設(shè)的報(bào)表模板，篩選統(tǒng)計(jì)結(jié)果也需人工根據(jù)需要進(jìn)行表格和頁面設(shè)置制作成報(bào)表。

（二）人事信息管理軟件的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)。第一，功能多樣化，一般可涵蓋日常的管理需求。有的功能模塊較多，除最基礎(chǔ)的員工個(gè)人信息管理，還可以有考勤、薪酬、招聘、考核、培訓(xùn)管理等不同模塊。有些還可根據(jù)用戶的需求進(jìn)行個(gè)性化的設(shè)計(jì)。第二，有的軟件能分級(jí)授權(quán)，可根據(jù)權(quán)限不同，設(shè)定不同層級(jí)人員的錄入、查詢、修改的權(quán)限，既有一定的共享性，也有一定的保密性。第三，有的可在移動(dòng)端（手機(jī)）使用，更加方便快捷。第四，可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，統(tǒng)計(jì)整合數(shù)據(jù)，智能生成形式多樣的圖表，包括個(gè)人信息表或各種分類統(tǒng)計(jì)表。

2.缺點(diǎn)。第一，軟件運(yùn)行對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)有不同的要求，有時(shí)與各種人力資源管理所需的其他軟件比如工資系統(tǒng)、編制系統(tǒng)的運(yùn)行系統(tǒng)要求可能會(huì)有沖突。第二，隨著管理要求的提升，如需增加人事信息管理的項(xiàng)目，或修改系統(tǒng)功能，就涉及軟件的二次開發(fā)，比較不方便。第三，所需費(fèi)用較高，成本支出較大。

綜上所述，從功能上說，基于excel 的人事信息管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)一般的人事信息管理，尤其可隨時(shí)按需增加新的信息項(xiàng)目，而人事信息管理軟件可具備更強(qiáng)大綜合功能，但如果需增加某些信息功能，就必須進(jìn)行二次開發(fā)，不太方便。從成本上說，前者除了購(gòu)買excel 軟件費(fèi)用之外不產(chǎn)生其他費(fèi)用，比較經(jīng)濟(jì)。而購(gòu)買人事信息管理軟件投入就比較大，后期的二次開發(fā)也需費(fèi)用，成本較高。從操作方面而言，前者比較簡(jiǎn)單方便，后者因軟件不同，其界面的友好程度和可操作性也各有不同。

三、人事信息電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)與管理

現(xiàn)在已是信息化、智能化時(shí)代，更要重視人事信息管理電子化的建設(shè)。規(guī)模較大或管理要求較高的單位，可量身定做專用的人事信息管理軟件，其他的可貨比三家選擇符合單位需求的人事信息管理軟件，而利用excel 自行建設(shè)人事信息管理系統(tǒng)，就較為經(jīng)濟(jì)實(shí)用了。而無論是選用哪一種，在人事信息電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)以及日常管理中要注意以下幾點(diǎn)。

（一）前期要做好規(guī)劃設(shè)計(jì)

管理系統(tǒng)需包括什么模塊、項(xiàng)目，要實(shí)現(xiàn)什么功能，必須從單位的管理需求出發(fā)來考慮。既要有大局意識(shí)，也要關(guān)注細(xì)節(jié)；既要著眼于眼前的實(shí)際，也要有一定的前瞻性。這樣才能使人事信息管理系統(tǒng)更持久實(shí)用。

（二）堅(jiān)持做好人事信息的核對(duì)、錄入、更新和補(bǔ)充完善

管理系統(tǒng)一旦投入使用，要按照“真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)”的原則，利用人事檔案、有關(guān)證照等資料，在核對(duì)驗(yàn)證的基礎(chǔ)上，錄入人事信息，對(duì)新增或更新的人事信息內(nèi)容，也要及時(shí)在系統(tǒng)上補(bǔ)充更新，校對(duì)無誤，確保人事信息的及時(shí)準(zhǔn)確。

（三）要針對(duì)所使用的人事信息管理系統(tǒng)的實(shí)際，規(guī)范使用辦法

對(duì)于可分級(jí)授權(quán)使用的系統(tǒng)，因?yàn)椴煌瑢蛹?jí)可有一定權(quán)限的錄入、修改功能，必須制定使用指引，確保正確操作、規(guī)范使用，才能確保系統(tǒng)的信息安全。而對(duì)于基于excel 的人事信息管理系統(tǒng)，日常使用可將其設(shè)為只讀文件，就可避免不慎改動(dòng)人事信息。

（四）堅(jiān)持做好管理系統(tǒng)的維護(hù)，確保人事信息安全

要由專人對(duì)人事信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，定期備份人事信息的數(shù)據(jù)，防止因系統(tǒng)故障或人為誤操作造成人事信息數(shù)據(jù)丟失。建設(shè)和管理好人事信息電子化管理系統(tǒng)，將提高人力資源管理工作的效率，為提升單位的管理水平發(fā)揮積極的作用。（作者單位：潮州市廣播電視臺(tái)。）