淺析衛(wèi)生計生人力資源管理系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用
——以蘇州市廣濟醫(yī)院為例

□ 賈秋放 金 斌

隨著公立醫(yī)院改革的深入，建立動態(tài)更新、全面反映衛(wèi)生計生隊伍狀況的人力資源數(shù)據(jù)庫，是加強健康人力資源建設(shè)、開展衛(wèi)生計生各項管理和服務(wù)工作的基礎(chǔ)。文章闡述了醫(yī)院應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的基本情況和意義，介紹了本單位的應(yīng)用措施、效果，并提出了體會與建議，為醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)提供參考。

一、基本情況

蘇州市廣濟醫(yī)院是一所成立于1923年的三級精神病?？漆t(yī)院，全院員工550 人，是蘇州市精神衛(wèi)生中心、心理衛(wèi)生中心和蘇州大學(xué)附屬醫(yī)院，職工學(xué)歷、職稱、工作、科教等人力資源信息來源廣泛，內(nèi)容豐富，醫(yī)院要求人力資源管理系統(tǒng)覆蓋所有在崗人員，包括在編在冊、公益性崗位、人事代理及返聘人員。

2016年下半年以來，根據(jù)江蘇省衛(wèi)生計生委工作部署，全省衛(wèi)生計生系統(tǒng)內(nèi)的非公務(wù)員管理機構(gòu)啟用了“江蘇省衛(wèi)生計生人力資源管理系統(tǒng)”。經(jīng)過近半年的使用，蘇州市廣濟醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)容不斷完善，維護機制不斷健全，有效優(yōu)化了人力資源管理業(yè)務(wù)，提高了工作效率，為醫(yī)院各項管理活動提供了有效的人力資源信息。

“江蘇省衛(wèi)生計生人力資源管理系統(tǒng)”是江蘇省衛(wèi)計委組織開發(fā)的人力資源數(shù)據(jù)庫，覆蓋省內(nèi)各級衛(wèi)生計生服務(wù)機構(gòu)、所有在職人員。目前有基本信息、工作信息、執(zhí)業(yè)信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱信息、科教信息、獎勵信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、年度考核、醫(yī)師定期考核等板塊。

二、系統(tǒng)應(yīng)用的意義

（一）提高人力資源管理工作效率

以前在組織職稱評審、執(zhí)業(yè)資格定期考核時，有人事、科教、醫(yī)務(wù)、護理等部門參與，涉及多個部門，存在多頭采集信息，甚至在甄別人員是否符合資格時，往往會花很長時間。但在人力資源管理系統(tǒng)進入常態(tài)化運行后，以系統(tǒng)為依據(jù)，直接調(diào)取，共享使用，不再重復(fù)采集。同時可充分運用此系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的人員名冊信息管理模式，開展醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)。

（二）為人力資源信息整合提供平臺

以前在采集員工人力資源信息時，存在多頭采集、口徑不一致現(xiàn)象，如“參加工作時間”，按照人事政策，應(yīng)該是簽訂正式的勞動（聘用）合同且開始繳納社會保險的時間，但很多員工自己都不清楚，以為實習(xí)的時間就是開始工作的時間，造成很多填表錯誤，一些職能科室也就做了錯誤的數(shù)據(jù)采集。信息化建設(shè)最重要的一點就是將醫(yī)院分散在各部門的數(shù)據(jù)信息進行整合，集中統(tǒng)一存儲。啟用人力資源管理系統(tǒng)，可以借機整合單位內(nèi)部資源，職能科室分工協(xié)作，員工個人積極參與，由人力資源部門統(tǒng)一實施，確保員工人力資源信息更新及時、準(zhǔn)確權(quán)威。

（三）為醫(yī)院決策提供支撐

以前醫(yī)院做各項決策，需要人力資源信息時，都是先等待各業(yè)務(wù)部門搜集完信息資料后，才討論決定，導(dǎo)致決策不及時。但在人力資源管理系統(tǒng)進入常態(tài)化運行后，通過對信息的提取、分析，形成量化材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時有效的信息支撐。同時，完善的人力資源管理系統(tǒng)將是一份有效的專業(yè)技術(shù)檔案，符合三級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)中對建立個人技術(shù)考評檔案的要求，使醫(yī)院在組織開展干部選拔、人才培養(yǎng)、人力資源規(guī)劃等工作時有了基礎(chǔ)資料。

三、系統(tǒng)應(yīng)用存在的困難及應(yīng)對措施

（一）系統(tǒng)應(yīng)用中遇到的困難

主要是員工應(yīng)用系統(tǒng)的主動性不高，盲目填寫，缺乏動態(tài)維護意識，職能科室參與度不夠。

（二）采取的應(yīng)對措施

1.編寫填寫說明。針對員工填寫系統(tǒng)時的盲目性，根據(jù)上級文件要求，結(jié)合實際工作，該院人力資源管理部門協(xié)調(diào)相關(guān)科室，組織編寫了系統(tǒng)填寫說明，用通俗易懂的語言，圖文并茂地對操作流程及填寫要求進行解說，做到既能方便員工填寫，又能符合管理工作要求，從起點上開始規(guī)范填寫及維護工作。

2.建立技術(shù)員隊伍。建立工作長效機制，要求各科室結(jié)合考勤員制度，選派1 名-2 名崗位較為穩(wěn)定、懂計算機操作技術(shù)、能遵守工作職責(zé)、樂于助人的人員擔(dān)任本科室的“系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)指導(dǎo)員”，主要職責(zé)是：負責(zé)指導(dǎo)本科室人員掌握人力資源管理系統(tǒng)操作方法及填寫要求；協(xié)助科主任、護士長督促本科室人員動態(tài)維護人力資源管理系統(tǒng)；崗位變動時，能做好工作交接，并報備人力資源管理部門。

3.組織培訓(xùn)。對科室選派的系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)指導(dǎo)員分批次組織學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)內(nèi)容主要是人力資源管理系統(tǒng)的重要意義、崗位職責(zé)和操作、填寫要求，學(xué)習(xí)形式可以是觀看操作視頻、解讀填寫說明和互動交流。

4.動態(tài)跟蹤管理。在首次維護階段，借助人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)的“賬戶管理”“資源分析”板塊查看個人賬戶啟用情況及人員信息完整程度，定期向科室通報維護情況，督促技術(shù)員跟進管理。在系統(tǒng)進入常態(tài)化運行后，當(dāng)個人人力資源信息有變動時，利用各種管理環(huán)節(jié)提醒個人要及時維護。針對運行中存在的問題，利用QQ 工作交流群及時反饋，并及時回應(yīng)系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)指導(dǎo)員的政策咨詢。

四、系統(tǒng)應(yīng)用效果及體會

（一）系統(tǒng)應(yīng)用效果

系統(tǒng)填寫說明先后3 次改稿，并通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開發(fā)布，方便全員查詢掌握。對系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)指導(dǎo)員先后開展2 輪培訓(xùn)，充分利用技術(shù)指導(dǎo)員的力量，推廣使用系統(tǒng)，系統(tǒng)啟用率達100%，基本形成全員規(guī)范使用、動態(tài)維護個人人力資源管理系統(tǒng)的局面。

（二）系統(tǒng)應(yīng)用體會

1.樹立動態(tài)維護意識。人力資源管理系統(tǒng)維護應(yīng)遵循“個人動態(tài)維護、科室督促協(xié)調(diào)、職能科室分工審核”的原則，每位在崗人員都要有動態(tài)維護的意識。首先行政職能科室，尤其是人力資源管理部門工作人員始終要有“重要的人力資源信息要進系統(tǒng)”的理念，遇到員工人力資源信息變化時，要及時提醒和督促員工本人進行維護。但個人如果沒有自行維護意識，只靠外界提醒，這有悖于系統(tǒng)維護原則，不利于工作開展，必須利用各種工作環(huán)節(jié)予以督促落實，逐漸讓員工養(yǎng)成習(xí)慣。

2.全力推廣系統(tǒng)應(yīng)用。人力資源管理部門要利用好上級文件要求、單位內(nèi)部政策制定和相關(guān)工作環(huán)節(jié)，把握或創(chuàng)造工作機會，在各種場合、各個環(huán)節(jié)全力推廣應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)。如單位內(nèi)部在制定學(xué)歷（學(xué)位）晉升、科教人才（包括課題、論文）獎勵政策時，要求先按規(guī)定提交審核材料，并完成人力資源管理系統(tǒng)維護，審核通過后，方可享受獎勵；在崗位聘用時，將醫(yī)院同意聘用后能否兌現(xiàn)工資，與人力資源管理系統(tǒng)中的職稱維護情況相掛鉤；在制定進修補貼規(guī)定時，將補貼發(fā)放與個人履行進修協(xié)議情況，包括與人力資源管理系統(tǒng)中的培訓(xùn)經(jīng)歷維護情況相掛鉤。

3.建立常態(tài)化運行機制。人力資源信息化建設(shè)其實是醫(yī)院人力資源管理模式重建的過程，我們可以通過人力資源管理系統(tǒng)的運行機制體現(xiàn)人力資源管理新理念。人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)將人力資源管理系統(tǒng)和專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)相結(jié)合，積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)支持和相關(guān)部門配合，出臺“人力資源管理系統(tǒng)（專業(yè)技術(shù)檔案）常態(tài)化運行機制”，明確員工、部門的權(quán)限和職責(zé)，細化人力資源管理系統(tǒng)操作節(jié)點。首先在新員工崗前培訓(xùn)中，安排課時進行專題培訓(xùn)，從入職開始就灌輸人力資源管理系統(tǒng)的重要意義及動態(tài)維護的必要性。當(dāng)員工職業(yè)生涯中的關(guān)鍵人力資源信息，如政治面貌、學(xué)歷（學(xué)位）、職稱、職務(wù)、科教、獎勵、培訓(xùn)、考核等信息發(fā)生變化時，要求個人應(yīng)及時自行維護，提交單位審核。行政職能科室在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，要把員工是否更新人力資源管理系統(tǒng)作為審核要素之一。當(dāng)員工離職時，人力資源管理系統(tǒng)管理員在當(dāng)事人離職手續(xù)辦結(jié)完畢情況下，在系統(tǒng)內(nèi)做離崗處理，便于新單位認領(lǐng)。

五、應(yīng)用成果及完善建議

（一）完善自助服務(wù)功能

電子化人力資源管理倡導(dǎo)全面的人力資源管理，讓組織中每位員工都有機會參與到人力資源管理活動中來。建議結(jié)合人力資源管理系統(tǒng)板塊內(nèi)容審核責(zé)任分工，分配賬號權(quán)限，增加數(shù)據(jù)批量修改、審核功能，擴大信息數(shù)據(jù)導(dǎo)出范圍，實現(xiàn)責(zé)任分解、資源共享，提高信息資源利用率。

（二）增強統(tǒng)計分析功能

建議繼續(xù)增強系統(tǒng)的統(tǒng)計報表功能，能快速提取、查詢數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)做到從不同維度對信息進行統(tǒng)計分析，利用圖表的形式顯示和輸出，輕松搞定統(tǒng)計難題，讓人力資源信息更加高效地服務(wù)于醫(yī)院決策。（基金項目：蘇州市衛(wèi)計委2016年度重點基層黨建工作項目<2016-3-5>，作者單位：蘇州市廣濟醫(yī)院。）