設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討

秦雯

湖北省孝感市疾病預(yù)防控制中心 湖北孝感 432000

檔案是對信息儲(chǔ)存的資源進(jìn)行管理的一種主要方法，對于疾控中心來講，做好檔案管理工作有利于保障檔案信息的完整性與安全性，實(shí)現(xiàn)原始檔案資料的高效處理與存儲(chǔ)，為疾控中心的發(fā)展提供參考與借鑒。只有切實(shí)了解到疾控中心管理設(shè)備檔案的意義，對于當(dāng)前管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的一些問題，實(shí)施有效的策略讓問題得以解決，才可以讓疾控中心管理設(shè)備檔案的這方面工作有所改善，從而推動(dòng)疾控中心的事業(yè)可以順利地進(jìn)行。

1 疾控中心設(shè)備管理檔案重要性概述

1.1 提高檔案管理者的整體管理能力

全面做好疾控中心設(shè)備檔案管理工作，方能有效提高檔案管理者的整體能力，落實(shí)他們的職責(zé)。在信息時(shí)代，加強(qiáng)疾控中心設(shè)備檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，必須注重培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，使其能夠提升信息技術(shù)的綜合應(yīng)用能力。其次，要對在崗人員進(jìn)行系統(tǒng)教育培訓(xùn)，要引導(dǎo)所有工作人員熟練掌握信息軟件操作技術(shù)，并在實(shí)際工作中科學(xué)調(diào)配設(shè)備檔案資料[1]。

1.2 設(shè)備管理檔案重要性的體現(xiàn)

在對疾控中心設(shè)備管理檔案重要性進(jìn)行探討時(shí)，需要考慮其在不同方面的體現(xiàn)。具體表現(xiàn)為：（1）通過對設(shè)備管理檔案資源的整合利用，可使疾控中心設(shè)備運(yùn)行故障處理、日常維護(hù)工作開展更具針對性，有利于提高這些方面的工作效率；（2）在設(shè)備管理檔案的支持下，可實(shí)現(xiàn)對疾控中心設(shè)備應(yīng)用方面的科學(xué)管理，可使其處于穩(wěn)定、高效的運(yùn)行狀態(tài)；（3）借助設(shè)備管理檔案的應(yīng)用優(yōu)勢，能夠?yàn)榧部刂行脑O(shè)備成本費(fèi)用控制、性能優(yōu)化等提供參考依據(jù)，可延長這方面設(shè)備的使用壽命[2]。

2 提升疾控中心管理設(shè)備檔案的措施

2.1 提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

就目前具體的情況來看，不少疾控中心設(shè)置檔案管理崗位的過程中未進(jìn)行全面分析，工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低。在開展設(shè)備檔案管理工作的過程中，仍以傳統(tǒng)模式為主，沒有充分發(fā)揮出檔案管理軟件的功能。除此之外，設(shè)備檔案管理人員對設(shè)備檔案信息化管理建設(shè)缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養(yǎng)存在一定的欠缺，難免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而導(dǎo)致檔案信息流失。疾控中心不能忽視這些問題，必須順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求，加快疾控中心設(shè)備檔案信息化進(jìn)程，做好檔案工作人員的在職培訓(xùn)工作，提高他們的信息操作能力，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德準(zhǔn)則。

2.2 增加管理設(shè)備檔案投入的資金

疾控中心檔案管理部門如果沒有充分認(rèn)識到設(shè)備檔案管理工作的重要性，就不會(huì)在這項(xiàng)工作上投入足夠的技術(shù)資金，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備檔案管理效率低下。據(jù)調(diào)查了解，部分疾控中心會(huì)因?yàn)橘Y金、技術(shù)等方面的限制沒有購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，陳舊的設(shè)施難以滿足設(shè)備檔案信息化管理與科學(xué)化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，無法充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值作用。對此，必須大力加強(qiáng)疾控中心設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)，努力提高檔案管理效率，根據(jù)《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要的具體規(guī)定與要求的》，加大設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，對配套的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，為疾控中心設(shè)備檔案信息化管理與科學(xué)化建設(shè)工作的開展奠定好物質(zhì)基礎(chǔ)[3]。

2.3 將管理設(shè)備檔案納入疾控中心的管理質(zhì)量目標(biāo)機(jī)制當(dāng)中

從近來的發(fā)展中看，設(shè)備檔案應(yīng)當(dāng)被納入到疾控中心的管理質(zhì)量目標(biāo)機(jī)制當(dāng)中，對管理委員會(huì)進(jìn)行設(shè)置，組建一個(gè)管理的團(tuán)隊(duì)，這樣才可以讓管理設(shè)備檔案的工作受到關(guān)注。同時(shí)，要充分借助信息化技術(shù)對檔案主題與級別劃分、檔案管理體制、管理職責(zé)、檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計(jì)、檔案信息內(nèi)的保密管理和安全管理、檔案信息資源的開發(fā)與使用、檔案信息化管理工作經(jīng)費(fèi)以及檔案信息管理工作的獎(jiǎng)懲進(jìn)行合理規(guī)劃，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性、合法性與高效性。除此之外，疾控中心必須充分引入信息技術(shù)，組建檔案管理平臺與安全防護(hù)系統(tǒng)，配置先進(jìn)的硬件設(shè)施與完善的殺毒軟件，以此避免檔案資源被竊取，并運(yùn)用信息技術(shù)組建檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)與更新系統(tǒng)來方便檔案調(diào)閱與查詢工作，全面提高檔案信息更新效率。

2.4 對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理充分的應(yīng)用

對疾控中心管理設(shè)備檔案的機(jī)制來說，其中最主要的地方就是對信息化的管理技術(shù)進(jìn)行充分的運(yùn)用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，這樣有較強(qiáng)的安全性，同時(shí)有較高的效率，這也是最可靠的方法。計(jì)算機(jī)的這種管理方法是對管理設(shè)備檔案工作程序的一種簡化，節(jié)省了很多的時(shí)間，簡化工作環(huán)節(jié)，有效提升了工作方面的成效。采取計(jì)算機(jī)技術(shù)開展智能化的管理工作，讓管理工作更加科學(xué)合理，還有一個(gè)方面就是信息管理做到了信息共享，讓疾控中心所有部門可以準(zhǔn)確的、及時(shí)的對檔案信息進(jìn)行掌握。并且疾控中心的其他部門也能及時(shí)了解檔案信息，然后盡快安排好設(shè)備，這對于內(nèi)部的工作人員來說，是有很大的幫助的，是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的需要。

3 結(jié)語

由于我國的進(jìn)步和發(fā)展，疾控中心的發(fā)展以及應(yīng)用受到了越來越多的關(guān)注，特別是在社會(huì)中扮演了非常重要的角色。在這種環(huán)境下，管理好有關(guān)的檔案，尤其是管理設(shè)備檔案的這方面工作，是十分有必要的。本研究提出了有關(guān)的建議，對管理設(shè)備檔案的工作改善進(jìn)行了闡述，這讓疾控中心能夠穩(wěn)定的運(yùn)作，從而促進(jìn)了有關(guān)工作的完善[4]。