水利檔案信息化管理探析

劉 燕

（山西省水文水資源勘測局，山西 太原 030001）

1 水利檔案管理信息化的意義

1.1 有效提升檔案管理效率

水利檔案管理的傳統(tǒng)模式較為落后，數(shù)據(jù)是以紙質(zhì)作為載體，這種信息管理的方式不僅會(huì)占據(jù)大量的空間，還會(huì)降低管理效率，而且數(shù)據(jù)信息受損的風(fēng)險(xiǎn)很高，很多情況下檔案信息存儲(chǔ)的完整性得不到保障。因此在現(xiàn)代水利檔案管理中，應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，能夠使得電子數(shù)據(jù)信息錄入相應(yīng)的系統(tǒng)，以數(shù)字信息的形式進(jìn)行檔案管理與保存，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，不僅占據(jù)的空間變小，而且可以更快地進(jìn)行信息檢索分析，減少相關(guān)單位在進(jìn)行相應(yīng)信息查詢時(shí)花費(fèi)的時(shí)間，提升水利檔案的應(yīng)用效率。與此同時(shí)，以數(shù)字信息的方式進(jìn)行檔案保存與管理，能夠在很大程度上提升信息管理的安全性，保證信息在查閱、檢索、管理中不被損壞，這樣水利檔案的使用壽命大大延長，為水利事業(yè)發(fā)展起到更為重要的作用。

1.2 有利于水利檔案管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展

檔案管理的重要作用是為水利工作提供參考，并保證有需要時(shí)能夠快速高效地查詢到信息，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在水利檔案管理中的應(yīng)用，無疑提升了水利檔案管理的科學(xué)化以及現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。水利檔案管理信息化使得所有的檔案數(shù)據(jù)信息都能夠進(jìn)行合理科學(xué)的分類歸納，提供相應(yīng)的索引，使有需要時(shí)可以及時(shí)查閱。與此同時(shí)，檔案管理信息化使數(shù)據(jù)信息的收集更加高效，并利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速傳播與分享，在科學(xué)的水利檔案管理平臺(tái)上，建立更加科學(xué)的檔案管理體系，從而使得我國的水利檔案管理更加現(xiàn)代化，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的要求，更好地服務(wù)于水利建設(shè)。

2 當(dāng)前水利檔案信息化管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

水利檔案管理的信息化有助于提升管理效率，加強(qiáng)檔案管理的完整性與安全性，但是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用以及實(shí)現(xiàn)與檔案管理的有效結(jié)合是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涵蓋的工作內(nèi)容較多，對(duì)工作人員提出的要求更高。不僅要滿足傳統(tǒng)檔案管理中信息分類歸納的要求，同時(shí)要掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，無論是對(duì)專業(yè)知識(shí)還是操作技能都有著一定的要求。但是當(dāng)前我國的水利檔案管理信息化人才較為欠缺，我國的水利檔案管理信息化發(fā)展時(shí)間較多，尚未建立起成熟的人才引進(jìn)與培養(yǎng)體制，而且很多現(xiàn)有的員工缺乏對(duì)信息化管理的重視，嚴(yán)重限制了檔案管理信息化的發(fā)展。而且在現(xiàn)有的條件下，檔案信息管理平臺(tái)已經(jīng)建立，如果沒有專業(yè)的管理人才進(jìn)行有效的管理，會(huì)大大降低水利檔案管理信息化平臺(tái)發(fā)揮作用，不僅不能提升檔案管理的效率，甚至?xí)斐梢欢ǖ男畔①Y源浪費(fèi)。

2.2 信息化技術(shù)水平尚有不足

水利檔案管理處理的數(shù)據(jù)十分龐雜，因此在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)需要更加高效的手段與方法，現(xiàn)階段我國水利檔案管理的信息化水平還較為欠缺，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理效率以及管理質(zhì)量無法保障，對(duì)水利建設(shè)的發(fā)展也有很大的影響。要想實(shí)現(xiàn)水利檔案的高效管理，需要建立網(wǎng)站信息管理平臺(tái)，并對(duì)其中的項(xiàng)目加以完善，及時(shí)收納和整理水利建設(shè)中的各種信息，使網(wǎng)站管理平臺(tái)能夠真正做到內(nèi)容豐富、使用簡單，這對(duì)于其他工作的開展也有很大幫助。但是這樣高效的網(wǎng)站管理平臺(tái)恰恰是我國水利檔案管理信息化發(fā)展中欠缺的，當(dāng)前的水利檔案信息化管理僅限于數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，離真正的數(shù)字信息化建設(shè)還有一定距離，而且行業(yè)內(nèi)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也缺乏統(tǒng)一的認(rèn)定，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式等沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，這些都限制著水利檔案管理信息化的應(yīng)用。

2.3 水利檔案信息化管理安全方面的問題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用伴隨著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，確保信息數(shù)據(jù)安全是水利檔案信息化管理中急待解決的問題。首先，水利檔案信息化管理使數(shù)據(jù)信息可以經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理并存儲(chǔ)，適當(dāng)情況下還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的傳輸、共享等過程，但是這些過程都有檔案信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)于信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)是很不利的。其次，我國的水利檔案信息化管理模式以及管理體制等都尚未完善，無論是相關(guān)的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范，還是信息化管理進(jìn)程都有待優(yōu)化，容易造成檔案信息的泄露，造成嚴(yán)重的后果。最后，檔案信息化管理中使用到的軟件先進(jìn)性不足，存在各種漏洞，這些都是亟需解決的問題。

3 實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化的措施

3.1 建設(shè)高質(zhì)量人才隊(duì)伍

水利檔案管理的信息化需要專業(yè)的人才執(zhí)行，這對(duì)于專業(yè)技能以及知識(shí)素養(yǎng)等有著極高的要求，因此企業(yè)需要在人才引進(jìn)與培養(yǎng)方面給予重視。首先需要在人才的引進(jìn)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，綜合考量引進(jìn)人才的專業(yè)素質(zhì)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)以及檔案管理必備的技能，同時(shí)需要定期開展培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)知識(shí)以及技術(shù)操作水平，全面提升人才隊(duì)伍的素質(zhì)，更好地為水利檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

3.2 水利檔案管理信息化水平的提升

我國的檔案管理信息化水平需要采取一定的措施加以提升，首先領(lǐng)導(dǎo)層需要真正理解到水利檔案管理信息化的重要性以及形勢發(fā)展的基本趨勢，從而帶頭建立起科學(xué)水利檔案信息化管理機(jī)制，并進(jìn)行員工安排、權(quán)責(zé)明確、責(zé)任落實(shí)等，提升工作效率。其次，水利檔案信息化管理需要建立在對(duì)市場形勢有充分理解與認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，建立的信息化管理方案要符合形勢，能夠真正用到實(shí)際工作中。同時(shí)在檔案信息化管理中對(duì)各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式以及其他細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)一，使應(yīng)用時(shí)兼容性更強(qiáng)，滿足當(dāng)前水利檔案管理信息化以及智能化的要求。

3.3 檔案信息化管理要注重信息安全

首先，在水利檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程中，需要對(duì)現(xiàn)有的軟件程序進(jìn)行優(yōu)化，提升數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及讀取速度，同時(shí)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行其他各種形式的處理以及傳播，減少軟件程序中存在的漏洞，以防被不法分子利用。其次，在檔案信息化管理過程中，必然會(huì)出現(xiàn)一定的安全問題，需要對(duì)這些安全問題進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并展開分析，對(duì)后續(xù)的檔案管理工作做出一定的指導(dǎo)。采取措施彌補(bǔ)漏洞，完善整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。最后，所有的水利檔案管理人員需要提高警惕，重視信息安全問題，及時(shí)學(xué)習(xí)安全知識(shí)，在工作中嚴(yán)格規(guī)范操作水平，提升水利檔案信息化管理的安全水平。

4 結(jié)語

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)對(duì)于生產(chǎn)生活帶來的影響是顯而易見的，信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展趨勢，而在現(xiàn)代水利檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化，就需要充分應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大量檔案信息的高效處理，從而調(diào)整并完善水利檔案管理模式，系統(tǒng)地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化、高效化。但是檔案管理信息化需要專業(yè)的高素質(zhì)人才以及完善的信息化管理機(jī)制，這就要求水利檔案管理部門在信息化建設(shè)過程中特別注重人才引進(jìn)、培養(yǎng)以及管理體制的完善，提升檔案管理效率的同時(shí)加強(qiáng)管理的安全性。