信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與研究

張 虹

（棗莊科技職業(yè)學(xué)院，山東棗莊 277000）

0 引言

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案的管理成為一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容[1]。信息化檔案應(yīng)具備顯著的邏輯結(jié)構(gòu)，能夠完成檔案信息的采集、管理、業(yè)務(wù)辦理、安全接入和控制等功能。在信息化檔案管理任務(wù)中，數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)錄入和文件上傳/下載是最為關(guān)鍵的工作流程。如果將這三類(lèi)任務(wù)高效、高精度地完成，則能大大提升檔案管理的業(yè)務(wù)水平。目前，信息化檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了日常信息的收集和處理，能夠?qū)Ω鞣N文檔類(lèi)型進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，并根據(jù)工作人員的要求完成相關(guān)信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換[2]。作為日常管理工作的基本要點(diǎn)，檔案電子化之后的辨別、分類(lèi)、轉(zhuǎn)交、消除等任務(wù)，都可以采用先進(jìn)的管理模式。比如，檔案的信息化服務(wù)，可為諸多用戶(hù)提供合理的快捷操作，既能確保相關(guān)信息的安全性，又能盡量提升檔案的完整性。每次提取和校對(duì)檔案信息時(shí)，都需要順應(yīng)功能的需求和發(fā)展，不斷提升檔案構(gòu)架的合理性。這是出于對(duì)檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮的結(jié)果。

1 信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 檔案信息采集模塊設(shè)計(jì)

檔案管理信息化能夠?qū)⑺行畔⒃谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中顯示出來(lái)，并有助于用戶(hù)對(duì)相關(guān)檔案資料的搜索、咨詢(xún)、分析和下載。但是，由于部分檔案資料涉及保密特性，這就要求檔案信息采集模塊具備權(quán)限設(shè)置功能[3]。本項(xiàng)目中所設(shè)計(jì)的檔案信息采集模塊流程如圖1 所示。從圖1 可以看出，在信息采集過(guò)程中需要將舊系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并通過(guò)特定的算法進(jìn)行歸檔。在權(quán)限設(shè)置方面，管理人員具備檔案管理的所有權(quán)，這樣既能提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用效率，又能保證檔案信息的安全性。管理人員可以在該模塊進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)設(shè)定，比如，針對(duì)某個(gè)部門(mén)或領(lǐng)域進(jìn)行靈活性設(shè)置、細(xì)化不同用戶(hù)的權(quán)限，也可在某一時(shí)段開(kāi)發(fā)臨時(shí)權(quán)限。

圖1 檔案信息采集模塊工作流程

1.2 數(shù)據(jù)錄入模塊設(shè)計(jì)

對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的錄入，要求具備完備的編輯功能。在執(zhí)行項(xiàng)目、合同或媒體文件的錄入工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先對(duì)文件進(jìn)行合理的編號(hào)（圖2）。系統(tǒng)為檔案數(shù)據(jù)的編輯提供了各種指令，包括增加、刪減、排序、修改、保存等。數(shù)據(jù)錄入后支持相應(yīng)的檢索功能，并能根據(jù)管理員指令進(jìn)行復(fù)制和導(dǎo)出。此外，檔案數(shù)據(jù)在錄入時(shí)應(yīng)及時(shí)判斷文件的正確性和唯一性。系統(tǒng)提供了多種檢驗(yàn)方法，包括后綴名、文件大小、日期等，可以快速判斷文件是否錯(cuò)誤。如果檔案數(shù)據(jù)錄入后需要再次修改，可以直接采用系統(tǒng)中的重歸檔指令，這樣能迅速地替換掉原文件，并在后臺(tái)將原文件備份。管理員除了能夠直接看到新的檔案文件，還能查看修改日志，包括錄入日志、修改日志和銷(xiāo)毀日志等，便于后期檔案數(shù)據(jù)的再次維護(hù)。

圖2 檔案數(shù)據(jù)錄入模塊工作流程

信息化的檔案數(shù)據(jù)屬于電子文件，根據(jù)文件的重要性可設(shè)定錄入權(quán)限，比如某些文件能夠根據(jù)規(guī)則直接對(duì)應(yīng)文件的瀏覽。檔案數(shù)據(jù)的錄入要基于查詢(xún)功能，否則不但會(huì)增大管理人員的工作量，還會(huì)增加入檔出錯(cuò)的概率。錄入后并分類(lèi)完成的檔案數(shù)據(jù)需要進(jìn)入“建表立檔”階段。即將可供編輯的檔案文件整理成表文檔形式，滿(mǎn)足不同需求的人群。此外，系統(tǒng)采用掛載方式實(shí)現(xiàn)檔案文件的批量式修改，操作方便。

1.3 數(shù)據(jù)的上傳和下載

檔案文件或數(shù)據(jù)的長(zhǎng)傳與下載流程如圖3 所示?？梢钥闯觯撨^(guò)程對(duì)于文件的上傳需要管理員的審核，在下載時(shí)可進(jìn)行快速搜索，整個(gè)操作均需要特定的權(quán)限。檔案文件在存儲(chǔ)時(shí)，均具有備份操作，防止在長(zhǎng)期管理后出現(xiàn)數(shù)據(jù)的意外損壞或丟失。數(shù)據(jù)的上傳和下載具備的基本功能模塊有維護(hù)、壓縮和加密等。

圖3 文件上傳/下載流程

2 媒體檔案文件的管理與設(shè)置

2.1 媒體數(shù)據(jù)管理

目前，多數(shù)檔案文件為媒體數(shù)據(jù)，比如Office 文檔、視頻、音頻等。對(duì)于媒體檔案文件的高效、精確管理是信息化檔案管理的最重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理水平的關(guān)鍵指標(biāo)。在該系統(tǒng)中，管理員可對(duì)媒體文件進(jìn)行權(quán)限處理，包括文件的添加、刪除、編號(hào)、替換、修改等，處理方式為數(shù)據(jù)模型樹(shù)模式，與微軟系統(tǒng)內(nèi)資源管理器類(lèi)似，可直接根據(jù)編號(hào)進(jìn)行創(chuàng)建。當(dāng)媒體檔案文件發(fā)布后，無(wú)需對(duì)工作模式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，可直接在最短的時(shí)間內(nèi)完成檔案信息的檢索[4]。對(duì)于檔案管理員來(lái)說(shuō)，在部分功能模塊中僅能夠執(zhí)行目錄編著和發(fā)布作用，無(wú)法對(duì)媒體文件本身進(jìn)行修改。

2.2 設(shè)置與應(yīng)用

在媒體檔案管理的設(shè)置和應(yīng)用方面，系統(tǒng)提供了獨(dú)立的工作平臺(tái)，該平臺(tái)具有可編程性，并為用戶(hù)和管理員提供了豐富的指令庫(kù)，能夠根據(jù)自身情況對(duì)檔案庫(kù)內(nèi)的文件進(jìn)行自主設(shè)置，如檔案文件的類(lèi)型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類(lèi)手段等。在該平臺(tái)的設(shè)置與應(yīng)用條件下，信息化檔案管理將更加智能化，可以滿(mǎn)足更多用戶(hù)的需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

本項(xiàng)目中所設(shè)計(jì)的信息化檔案管理系統(tǒng)，可以滿(mǎn)足當(dāng)前飛速增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理需要，適用于各種行業(yè)和領(lǐng)域。檔案的信息化管理與服務(wù)，可以為更多用戶(hù)提供更方便與合理的操作，在保證檔案信息的安全性和可靠性的同時(shí)，又能提升檔案管理的可編輯性。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的需求也將隨之改變，只有不斷提升檔案構(gòu)架的合理性才能適應(yīng)檔案的長(zhǎng)期管理模式。