文/寧夏回族自治區(qū)核工業(yè)地質(zhì)勘查院 洪菊

地質(zhì)檔案是推動我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和地質(zhì)工作順利開展的重要依據(jù)，更是國家快速發(fā)展過程中所積累起來的寶貴財富。為了有效提升地質(zhì)檔案保管的實(shí)效性，本文在研究的過程中通過對地質(zhì)檔案的保管狀態(tài)進(jìn)行深入調(diào)查，明確了解當(dāng)前地質(zhì)檔案保管的情況，嚴(yán)格按照制定的地質(zhì)檔案破損定級的條例開展定損工作，確保地質(zhì)檔案資料的完整性、科學(xué)性。

一、調(diào)查工作的實(shí)施過程

由檔案室項目組的成員對1958年至2000年期間所歸檔的地質(zhì)檔案資料每件、每頁的開展檢查，其主要涉及到檔案資料中的正文內(nèi)容、附表、附件、附圖的完整性，以及各項地質(zhì)材料審批和其他等資料的保管狀態(tài)，明確記錄檔案資料的破損情況。按照所制定的定損條例，主要分為嚴(yán)重破損、中度破損、輕度破損和無破損四個等級。

（一）調(diào)查前期的準(zhǔn)備工作。在對地質(zhì)檔案的保管狀態(tài)展開調(diào)查之前，需要調(diào)查項目成員深入了解《檔案搶救與修復(fù)相關(guān)規(guī)范》《放射性地質(zhì)檔案資料破損程度劃分標(biāo)準(zhǔn)與普查要求》，準(zhǔn)確了解地質(zhì)檔案資料保管過程中所采取的各種方式，明確調(diào)查的具體范圍。對項目成員各自的調(diào)查任務(wù)進(jìn)行合理劃分，科學(xué)安排調(diào)查的內(nèi)容及進(jìn)度，從而確保檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作的有序開展。

（二）調(diào)查的流程。為了保證地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作能夠更加有序地開展，切實(shí)保證地質(zhì)檔案的安全性和完整性，便需要根據(jù)實(shí)際情況制定完善的調(diào)查工作流程，明確調(diào)查工作各個環(huán)節(jié)的責(zé)任主體。

（三）調(diào)查登記內(nèi)容。通過嚴(yán)格按照地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作的實(shí)施方案來確定調(diào)查工作要求，嚴(yán)格按照目錄順序?qū)︷^藏的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行逐一調(diào)查并登記，根據(jù)檔案資料的正文內(nèi)容、附表、附圖、附件、審批和其他資料的情況制定調(diào)查表。其中，通過充分利用掃描儀對一些具有代表性的地質(zhì)檔案資料是否出現(xiàn)酸化、老化、霉變、蟲蛀、紙張撕裂、污染和黏連、褪色和酸蝕等現(xiàn)象進(jìn)行掃描，找出地質(zhì)檔案資料出現(xiàn)上述情況的原因，全面做好地質(zhì)檔案資料的搶救修復(fù)工作，為之后的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

（四）檔案調(diào)查工作的質(zhì)量保證。在開展地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作時，項目組需要對調(diào)查工作有一個較為全面且清楚的認(rèn)知，繼而在具體工作開展中采取獨(dú)立調(diào)查、項目組成員交叉檢查、抽查等諸多方法來確保相關(guān)工作保質(zhì)保量地完成。首先，堅持統(tǒng)一認(rèn)識。為避免調(diào)查人員因受自身主觀認(rèn)知的影響而在定損方面產(chǎn)生偏差，在具體工作開展前，項目組需要對地質(zhì)檔案資料的保管標(biāo)準(zhǔn)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)的定損工作提供依據(jù)，有效避免地質(zhì)檔案資料定損受個人主觀因素的影響。其次，獨(dú)立調(diào)查+自查。作為調(diào)查人員，在開展地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作過程中應(yīng)充分認(rèn)識到檔案資料保管狀態(tài)登記工作的重要性，分階段自查地質(zhì)檔案資料的保管狀態(tài)，以確保調(diào)查信息的真實(shí)、可靠。再次，切實(shí)做好調(diào)查項目成員的交叉檢查工作。當(dāng)做好初步的檢查工作后，為避免遺漏的現(xiàn)象發(fā)生，工作人員應(yīng)該從眾多的檔案資料中隨機(jī)抽取一定量的資料進(jìn)行再度調(diào)查。如果再度調(diào)查仍與初次登記的保管狀態(tài)一致，則認(rèn)定此前的調(diào)查結(jié)果為有效；反之，如兩次調(diào)查在定損方面產(chǎn)生分歧，則需再度結(jié)合資料定損標(biāo)準(zhǔn)展開再調(diào)查和討論，以此統(tǒng)一認(rèn)知。最后，由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行抽查。作為項目負(fù)責(zé)人肩負(fù)起審核相關(guān)工作人員調(diào)查結(jié)果準(zhǔn)確性的重大責(zé)任。針對項目成員的匯總信息，負(fù)責(zé)人需再以10%的比例抽樣調(diào)查破損檔案，以此確保定損的準(zhǔn)確性。

（五）調(diào)查工作注意事項。一是應(yīng)該制定科學(xué)完善的調(diào)查制度和規(guī)定，確保調(diào)查工作順利開展。地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查項目組在開展項目的過程中，每一名項目組成員應(yīng)明確自身的工作責(zé)任，并簽訂承諾書，以防止后續(xù)工作過程出現(xiàn)紕漏。二是采取保密措施。在地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作的開展過程中，需要與聘請的工作人員簽訂保密協(xié)議。三是針對地質(zhì)檔案的定損過程，需嚴(yán)格依照最高破損程度定損的原則。簡言之，倘若地質(zhì)檔案的破損程度同時存在輕度、中度與嚴(yán)重破損的情況時，最終的定損需以最高破損程度為標(biāo)準(zhǔn)。四是調(diào)查的具體過程需確保案卷、卷內(nèi)的目錄與實(shí)物保持一致。檔案內(nèi)容，如文字、附圖、附表的完整性是檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。五是針對檔案的出入庫需務(wù)必做好詳細(xì)登記，以防止資料丟失并維護(hù)資料的完整性。六是在翻閱地質(zhì)檔案資料時需做到謹(jǐn)小慎微，以防翻閱方式不當(dāng)而加重地質(zhì)檔案資料的破損程度。七是在地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作中，如果對檔案資料有任何的疑慮，便需做好詳細(xì)的調(diào)查筆記，隨后在小組會議中就相關(guān)問題進(jìn)行討論，以商討出解決問題的策略。當(dāng)然，任何筆記均不允許在地質(zhì)檔案資料上進(jìn)行。八是做好檔案資料及時入庫復(fù)位工作。

二、調(diào)查實(shí)踐工作的成果

通過對某地質(zhì)檔案保存館從1958-2000年期間所形成的357檔放射性礦產(chǎn)地質(zhì)紙質(zhì)資料的保管狀態(tài)進(jìn)行調(diào)查，上世紀(jì)50年代檔案有4檔，60年代檔案資料有2檔，70年代檔案資料有80檔，80年代檔案資料有213檔，2000年代檔案1檔。通過調(diào)查之后發(fā)現(xiàn)，存在破損的情況如“表1”：

表1 地質(zhì)檔案破損程度匯總表

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)：由于受紙張早期生產(chǎn)工藝影響，紙張老化的程度較為嚴(yán)重，甚至還有部分紙張已然泛黃，所以需要充分重視地質(zhì)檔案保管狀態(tài)調(diào)查工作的開展情況。其中，在實(shí)際工作過程中盡量做到小心細(xì)致，以免破壞最原始的地質(zhì)資料。不僅如此，因大部分檔案資料均是以油印、碳素以及藍(lán)黑墨水書寫，而圖紙則是以藍(lán)圖以及透明的底圖為主，故字跡褪色的現(xiàn)象亦十分嚴(yán)重，這便需要項目組成員在調(diào)查過程中詳細(xì)記錄下地質(zhì)檔案當(dāng)前的保管狀態(tài)，從而為后續(xù)檢查工作的開展提供參考。當(dāng)然，還有部分地質(zhì)檔案資料則是因使用的情況較為頻繁，所以很容易出現(xiàn)撕裂、折痕和磨合、污染的現(xiàn)象；一些地質(zhì)檔案資料在保管的過程中，因保管條件不合格，出現(xiàn)蟲蛀的情況較多。通過對地質(zhì)檔案保管的狀態(tài)進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案資料的破損程度與檔案資料的形成時間成正相關(guān)，越是形成時間久遠(yuǎn)的地質(zhì)檔案資料，發(fā)生破損的情況則越是嚴(yán)重。地質(zhì)檔案資料未出現(xiàn)嚴(yán)重破損的現(xiàn)象，其主要是因為80年代已經(jīng)做了搶救工作，但是仍然處于鋁印和人工手抄狀態(tài)，所以表格是完整的。通過對地質(zhì)檔案保管的狀態(tài)進(jìn)行調(diào)查，為提升針對性的地質(zhì)檔案保管措施具有非常重要的意義，能夠為地質(zhì)檔案保管工作更好地開展創(chuàng)造良好的條件。

總之，由于當(dāng)前地質(zhì)檔案保管條件有限，所以地質(zhì)檔案資料很容易出現(xiàn)霉變、脆化和字跡模糊的情況，而地質(zhì)檔案的反復(fù)使用也很容易出現(xiàn)破洞、折痕和撕裂的情況，所以對地質(zhì)檔案保管狀態(tài)進(jìn)行調(diào)查，合理進(jìn)行破損登記，這樣能夠為后續(xù)地質(zhì)檔案資料的信息化搶救修復(fù)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，從而保證地質(zhì)檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性。