基于信息資源共享的高校教學檔案管理模式探討

（懷化學院 湖南·懷化 418008）

0 前言

信息資源共享已經(jīng)成為當今社會的一大特點，要實現(xiàn)信息資源的有效合理共享，必須要加強對于信息檔案的管理，從而推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。高校作為高素質(zhì)人才的主要培養(yǎng)基地，保存著我國大部分教育、科研、實驗等方面的重要資源，因此實現(xiàn)高校的教學檔案有效管理對社會穩(wěn)定發(fā)展有著重要的意義。要實現(xiàn)準確優(yōu)質(zhì)的教學檔案管理，必須從管理現(xiàn)狀進行研究討論，找到合理的檔案管理模式，促進管理事業(yè)的發(fā)展。

1 高校教學檔案管理的現(xiàn)狀

由于高校教學檔案管理處于發(fā)展階段，因此在信息資源高度共享的社會中存在部分問題，只有對現(xiàn)存的問題進行分析探討，才能有針對性的提出解決方案，促進高校教學檔案管理的發(fā)展。

1.1 缺乏權(quán)威的管理部門，沒有統(tǒng)一規(guī)劃

在目前的教學管理工作中，沒有成立具有權(quán)威性的機構(gòu)進行信息資源共享工作的指導(dǎo)與管理，不能對管理工作行使合理的規(guī)劃與安排，從而導(dǎo)致教學檔案管理工作進行缺乏系統(tǒng)性的統(tǒng)一安排與科學化管理，在高校間難以形成合作通道，降低了資源之間的共享效率，并且使教學檔案管理人員以及基礎(chǔ)設(shè)備在應(yīng)用上出現(xiàn)浪費的現(xiàn)象，極大的阻礙了教學檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 高校對于教學檔案管理工作重視程度不足

由于傳統(tǒng)信息管理觀念和方式的影響，部分高校在教學檔案管理工作中存在重視程度不足的現(xiàn)象，工作者沒有對檔案信息共享技術(shù)做足夠的學習和了解，導(dǎo)致不能充分利用信息技術(shù)進行信息管理，同時部分工作者的檔案管理意識落后，在日常工作中忽略了檔案信息的管理過程，缺乏工作的主動性，降低了高校檔案管理工作的效率。

2 高校教學檔案管理的模式討論

2.1 建立專門的教學檔案管理部門

高校具有豐富的技術(shù)、科研等資料，必須要有專門的管理部門和管理人員對工作進行細化與指導(dǎo)。但在目前的高校檔案管理工作中，大部分高校沒有設(shè)立專門的教學檔案管理部門，導(dǎo)致在工作過程中沒有專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員進行工作的監(jiān)督與安排，造成了人力資源的浪費，阻礙了高校教學檔案管理工作的進行。因此在高校中要建立專門的教學檔案管理部門，由該部門進行教學檔案管理工作體制的制定，對教學檔案資源進行整合，進行全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃，在檔案管理過程中做到有效的監(jiān)督，避免管理工作中出現(xiàn)失誤，對教學檔案管理人員的工作做到合理安排，充分發(fā)揮人力效應(yīng)，提高教學檔案工作效率。

2.2 加強高校檔案信息法律管理

高校檔案管理是一項包含多方面信息的綜合性工程，要高效率的進行檔案管理工作必須有一定的法律支持，在檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題與缺陷做出法律上的規(guī)定，從而避免工作漏洞。在進行高校檔案信息法律制定時，可以首先對現(xiàn)有的法律進行完善和補充，淘汰與信息時代不符的現(xiàn)存法律，對部分有缺陷的法律法規(guī)進行修正與補充，不斷完善法律體系。同時也可以重新制定相關(guān)的法律法規(guī)，保證信息公開、資源訪問權(quán)限以及信息安全處理等相關(guān)事宜的進行，確保在檔案管理過程中能夠做到信息資源的共享，避免信息缺失、信息污染等現(xiàn)象的發(fā)生，從而促進高校檔案信息管理工作的有序進行。

2.3 構(gòu)建高校教學檔案管理服務(wù)體系

教學檔案管理是以用戶能夠快速、方便的使用檔案信息為最終的工作目的，因此要想進一步提高教學檔案管理的工作效率，必須建立完善的教學檔案管理服務(wù)體系，對檔案用戶的信息獲取要求做出恰當?shù)姆治雠c理解，對現(xiàn)有的檔案工作進行變革與方法轉(zhuǎn)換，更好的服務(wù)各部門用戶。

在進行教學檔案管理服務(wù)體系的建立過程中，高校要深入分析檔案用戶的需求，在目前的檔案用戶需求中，主要呈現(xiàn)出層次性明顯的特點，不僅要求檔案信息內(nèi)容的準確及時性，而且對檔案獲取方式以及搜尋手段提出了簡單快捷的要求，因此在進行教學檔案管理時高校要探索更為簡便的獲取途徑，提高工作效率。其次檔案用戶對于檔案信息的要求也更加重視實用性要求，在檔案信息獲取的過程中，服務(wù)部門要明確的了解檔案用戶的真實需求，有針對性的提供相應(yīng)內(nèi)容，減少在用戶內(nèi)容篩選上的浪費，改進檔案管理工作。

3 結(jié)語

在信息資源高度共享的當今社會，高校進行教學檔案管理工作已經(jīng)成為必然要求，要想加強教學檔案管理能力、提高教學檔案管理效率，各高校必須對檔案管理方式做出改革。高?？梢酝ㄟ^建立專門的教學檔案管理部門、構(gòu)建檔案管理服務(wù)體系以及與社會共同完善信息管理法律法規(guī)等形式，嚴格要求在教學檔案管理工作中的各校規(guī)定，保證工作的合理性與合法性，避免信息犯罪行為的出現(xiàn)，從而提高教學檔案管理的效率，促進社會資源共享事業(yè)的發(fā)展。