信息化條件下會計(jì)檔案的電子化研究

侯佳佳

摘要：隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。會計(jì)檔案作為企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的重要組成部分，電子會計(jì)檔案具有降低成本、利于共享、提高效率等優(yōu)勢，所以應(yīng)該突破傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案的限制，推廣使用電子會計(jì)檔案。然而使用電子會計(jì)檔案面臨著技術(shù)水平低、專業(yè)人才缺乏、制度不健全、安全隱患較多等問題，故推廣電子會計(jì)檔案還需要加大技術(shù)投入、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、健全相關(guān)的制度法律等。

關(guān)鍵詞：信息化 ?電子會計(jì)檔案

2013年末，財(cái)政部發(fā)布了《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》，這一規(guī)范中首次提到了會計(jì)資料的無紙化概念，極大地突破了我國的傳統(tǒng)會計(jì)理念。2015年12月11日國家財(cái)政部、國家檔案局令第79號發(fā)布《會計(jì)檔案管理辦法》，通過本次的修訂，會計(jì)檔案被定義為“各種形式的會計(jì)資料”，包括了通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。從此電子會計(jì)檔案的合法性、合規(guī)性得到制度層面的保障，彌補(bǔ)了相關(guān)管理制度的空白。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的工作流程與方式發(fā)生了巨大改變，企業(yè)不再僅僅拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公狀態(tài)，通過不斷地探索，正在嘗試使用無紙化辦公方式，推廣電子化的管理模式。會計(jì)檔案包括了會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會計(jì)資料幾個(gè)部分，詳細(xì)且準(zhǔn)確地記錄了一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，發(fā)揮著非常重要的記錄價(jià)值。電子會計(jì)檔案使檔案的生成模式發(fā)生改變，通過相關(guān)流程將生產(chǎn)中的電子文件直接形成檔案來進(jìn)行保管利用。

一、電子會計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案的區(qū)別

（一）檔案的傳遞方式不同

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案一般使用紙質(zhì)材料，部分還需要通過郵遞的方式進(jìn)行人為傳送，傳輸過程較為復(fù)雜，耗費(fèi)時(shí)間較長，郵遞成本高。而電子會計(jì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行系統(tǒng)傳輸，僅需幾秒鐘的時(shí)間即可完成傳送，節(jié)省了人力、物力、財(cái)力，還可以避免郵遞過程中的遺失、損毀、泄露等問題，極大地提升了工作效率。

（二）歸檔的方式不同

傳統(tǒng)會計(jì)檔案的歸檔是按規(guī)定將所有核對正確的紙質(zhì)會計(jì)檔案分類別進(jìn)行裝訂后統(tǒng)一保存，而電子會計(jì)檔案通過建立財(cái)務(wù)共享中心，將系統(tǒng)傳輸?shù)臅?jì)檔案統(tǒng)一保存。此外，傳統(tǒng)會計(jì)檔案在歸檔期間可能會出現(xiàn)部分錯(cuò)誤或紙張破損等問題，需要與原開票人取得聯(lián)系重新開具，重新郵寄，待取得正確憑證后再歸檔，浪費(fèi)了時(shí)間，也使效率降低。而使用電子會計(jì)檔案可以有效的克服這些缺點(diǎn)，可以直接在計(jì)算機(jī)上使用相關(guān)技術(shù)更改，操作十分方便快捷，也不會出現(xiàn)紙張上的問題，大大的提升了工作效率，但也存在會計(jì)電子檔案被更改卻不被發(fā)現(xiàn)的隱患。

（三）保管的方式不同

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案保管模式下，需要專門建立一個(gè)保管室用來保管裝訂好的會計(jì)檔案，查找相關(guān)檔案時(shí)需要人為在大量檔案中搜尋，而電子會計(jì)檔案是將分好類的電子檔案統(tǒng)一儲存在系統(tǒng)里面，非常方便快捷，搜尋相關(guān)檔案時(shí)只需搜索關(guān)鍵詞就可以快速查詢，節(jié)省時(shí)間提高效率，但需要安全性高的保管系統(tǒng)。

二、使用電子會計(jì)檔案的意義

（一）有利于降低存儲成本

使用電子會計(jì)檔案大大減少了紙張的使用，不但為企業(yè)節(jié)約了管理成本，也可以降低企業(yè)的存儲成本。會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，納稅申報(bào)表、銀行對賬單等保存10年，原始憑據(jù)、記賬憑證等保存30年，還有需要永久保存的會計(jì)檔案。企業(yè)需要極為嚴(yán)格的存儲條件來保管如此長時(shí)間跨度的會計(jì)檔案，不僅需要足夠大的存儲空間，而且還需要防腐、防潮、防盜、防火。而會計(jì)檔案電子化依托信息技術(shù)，將檔案信息存儲在專業(yè)設(shè)備中，節(jié)省了空間，節(jié)約了紙張，降低了成本，提高了效率。

（二）有利于數(shù)據(jù)共享，提高利用率

在紙質(zhì)會計(jì)檔案保管模式下，財(cái)務(wù)部門若要與外界共享財(cái)務(wù)信息，需要經(jīng)過繁瑣的交管程序，人工查找檔案、搬運(yùn)檔案，事后歸還檔案，一切依靠手工操作的方式，花費(fèi)的時(shí)間長，降低使用效率，使會計(jì)檔案的使用價(jià)值極為有限，難以真正發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。而電子會計(jì)檔案不受地域性、時(shí)效性的限制，借助互聯(lián)網(wǎng)，利用信息技術(shù)，直接從計(jì)算機(jī)讀取所需要的信息，實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息在不同部門、不同科室之間的共享，提高會計(jì)信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

（三）有利于提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力，促進(jìn)會計(jì)改革

在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式下，財(cái)務(wù)人員和檔案保管人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力進(jìn)行檔案的收集、整理、歸納、歸檔，但由于后期查閱借閱過程復(fù)雜，使用率較低，成本與收益不成正比。通過會計(jì)檔案電子化管理，電子文件可以自動(dòng)歸檔，節(jié)約人力，將財(cái)務(wù)人員從繁雜勞動(dòng)中解放出來，可以利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等平臺實(shí)施信息共享，提高數(shù)據(jù)處理能力，利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析財(cái)務(wù)指標(biāo)，財(cái)務(wù)人員更多的從事財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、績效評價(jià)、財(cái)務(wù)報(bào)表分析等工作，提高財(cái)務(wù)管理能力，促使企業(yè)由財(cái)務(wù)會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型。

（四）有利于提高工作效率，降低人工失誤

通過電子會計(jì)檔案的管理方式能提高管理的精確性和安全性。對于規(guī)模較大的公司來說，如果檔案資料在管理中出現(xiàn)問題，便有可能給公司的利益造成極大的損失。在大規(guī)模的經(jīng)濟(jì)管理中，人工操作的失誤率更高，紙質(zhì)檔案的保管安全性較差，容易出現(xiàn)檔案丟失或遺漏的問題，對于公司重要文檔的保管極為不利。而電子會計(jì)檔案通過云數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化的管理，加快數(shù)據(jù)傳輸速度，節(jié)約時(shí)間，電子化管理能夠及時(shí)保存數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)提取數(shù)據(jù)，通過加密功能保障信息安全，還有利于信息共享。電子會計(jì)檔案以其獨(dú)有的優(yōu)勢，將人工失誤降到最低，提高了會計(jì)管理工作的效率。

（五）有利于減少資源的消耗，綠色環(huán)保

在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案保管過程中，每次的分析整理和計(jì)算都需要使用大量的紙張，長期積累下來造成了大量的資源消耗，給環(huán)境造成污染。而電子會計(jì)檔案可以直接傳輸電子信息，不必要浪費(fèi)紙張，能夠給公司帶來清楚、快速的歸納結(jié)果，如果需要更改數(shù)據(jù)，可以直接通過電子信息進(jìn)行更改，不需要浪費(fèi)紙張，實(shí)現(xiàn)綠色辦公。

三、電子會計(jì)檔案管理的難點(diǎn)

（一）企業(yè)信息化建設(shè)起步晚、水平低

電子會計(jì)檔案是信息化建設(shè)的必然趨勢，其受限于企業(yè)的信息化建設(shè)水平。會計(jì)電算化的應(yīng)用雖然在目前得到了普及與快速發(fā)展，逐步代替手工記賬的方式成為會計(jì)核算的主流方式，但受限于技術(shù)、觀念、費(fèi)用等，企業(yè)只注重將會計(jì)電算化應(yīng)用于會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等，而在電子會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)、軟件讀取的平臺及磁存儲介質(zhì)存儲的備份及歸檔保存應(yīng)用不足，即紙質(zhì)的會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)檔案之間沒有實(shí)現(xiàn)同步的歸檔，對會計(jì)信息資源的完整性和整合性造成影響。會計(jì)信息化是信息化大背景下會計(jì)改革的必然結(jié)果，雖然實(shí)施會計(jì)改革，建設(shè)會計(jì)信息化是我國“十二五”時(shí)期的重要戰(zhàn)略目標(biāo)之一，但會計(jì)檔案電子化作為會計(jì)信息化的重要組成仍處于初始階段，而且需要大量的經(jīng)費(fèi)投入，這對我國企業(yè)的信息化基礎(chǔ)建設(shè)造成影響，影響了會計(jì)檔案電子化的建設(shè)進(jìn)程。

（二）電子會計(jì)檔案的管理制度標(biāo)準(zhǔn)不完善

《會計(jì)檔案管理辦法》對管理電子會計(jì)檔案提出了新的要求，但電子會計(jì)檔案的相關(guān)宣傳和應(yīng)用仍然沒有得到一些企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的重視，關(guān)于電子會計(jì)檔案相應(yīng)的管理制度、歸檔程序等規(guī)范及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在大多數(shù)的單位中仍然十分不健全。所以電子會計(jì)檔案的實(shí)際管理中存在很大的主觀性，分類錯(cuò)誤、缺少備份、查找不到等問題容易發(fā)生，在一定程度上影響了電子會計(jì)檔案的使用。

（三）電子會計(jì)檔案管理的安全隱患多

計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和存儲器對于電子會計(jì)檔案的保存和利用來說缺一不可，而這些也極易帶來安全問題，電子會計(jì)檔案的存儲介質(zhì)保存環(huán)境如果不達(dá)標(biāo)，比如出現(xiàn)受潮、消磁、高溫、灰塵等現(xiàn)象，就可能會造成數(shù)據(jù)受損，從而使電子會計(jì)信息的真實(shí)可靠性受到很大影響。除此之外，會計(jì)信息一旦被修改在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下具有隱蔽性，如果網(wǎng)絡(luò)安全不能得到保證，電子會計(jì)檔案的信息就存在被改動(dòng)或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。許多單位的管理工作人員需要提高對于電子會計(jì)檔案的安全管理意識，網(wǎng)絡(luò)的安全技術(shù)水平還有待提高，還亟需完善電子會計(jì)檔案的安全保密環(huán)境。

（四）電子會計(jì)檔案管理人員的水平低，缺乏相關(guān)的培訓(xùn)

勝任電子會計(jì)檔案的管理工作不僅需要工作人員具備檔案管理的專業(yè)知識，而且還要求具備必要的財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)安全軟件和硬件維護(hù)等專業(yè)技能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案大部分依靠保管人員的手工整理，需要計(jì)算機(jī)操作的部分很少，因此在電子會計(jì)檔案的保管過程中現(xiàn)有的保管人員很難達(dá)到要求。但是，能夠熟練掌握現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的會計(jì)電子化檔案保管人員非常少，許多單位都缺少能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理人才來保證電子會計(jì)檔案的完整性和安全性。而且電子化會計(jì)檔案還沒有受到一些單位的重視，他們不能定期對相關(guān)保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致保管人員的水平提高十分有限，對電子會計(jì)檔案的管理要求還不能滿足。

四、加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高企業(yè)的電子會計(jì)檔案意識

企業(yè)加快建設(shè)電子會計(jì)檔案的關(guān)鍵是得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而會計(jì)核算作為企業(yè)的重要經(jīng)營管理活動(dòng)，會計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分也應(yīng)該受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。同時(shí)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)識到信息化條件下電子會計(jì)檔案的重要價(jià)值，加快提高會計(jì)信息化的建設(shè)水平，提升電子會計(jì)檔案的管理水平，加大相關(guān)的技術(shù)研發(fā)，提供研發(fā)經(jīng)費(fèi)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。企業(yè)還應(yīng)該積極宣傳電子會計(jì)檔案的優(yōu)勢，設(shè)置相關(guān)管理崗位，配備專業(yè)管理人員，積極共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)各部門之間的合作，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的會計(jì)檔案管理工作氛圍，提升工作效率，讓會計(jì)信息更好的為企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)服務(wù)。

（二）健全和完善電子會計(jì)檔案管理的內(nèi)控管理制度

建立健全電子會計(jì)檔案的內(nèi)控制度對于確保電子會計(jì)檔案的安全性和完整性十分重要。根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》的管理要求，單位的相關(guān)賬簿、會計(jì)報(bào)表、記賬憑證、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等都屬于會計(jì)檔案，需要打印出來并立卷歸檔，若有的電子會計(jì)信息沒有紙質(zhì)的檔案，則需要副本備份。各個(gè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立電子會計(jì)檔案制度，選擇高質(zhì)量存儲介質(zhì)并進(jìn)行備份，分類編號便于查找，選擇合適的環(huán)境做好保管措施。同時(shí)，編制檢索工具和目錄，便于后期檢索，確保調(diào)檔不會出錯(cuò)。做好電子會計(jì)檔案的安全管理，可以使用驗(yàn)證碼、指紋等安全認(rèn)證技術(shù)。設(shè)立電子會計(jì)檔案專門崗位，由專人操作，避免越權(quán)。健全借閱制度，完善借閱手續(xù)，防止檔案被丟失或損毀，做好備份安排，定期檢查維護(hù)備份檔案。建立健全電子檔案接收制度，在接收前確保電子數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，要符合相關(guān)制度的要求。此外，電子會計(jì)檔案的銷毀要有專人負(fù)責(zé)簽字、監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字，及時(shí)報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。

（三）構(gòu)建電子會計(jì)檔案多維度風(fēng)險(xiǎn)防控體系

電子會計(jì)檔案雖然給日常工作帶來很多便利，但也存在多種風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)防控體系?？梢詮挠?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)管理、個(gè)人行為規(guī)范等多方面構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)防控體系，消除安全隱患。使用過程中分別給予不同的使用人員不同的使用權(quán)限，禁止越權(quán)使用，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)安全。維護(hù)人員設(shè)置軟件安全參數(shù)，設(shè)置多種模式，比如在電子檔案形成、保存、傳輸中，可設(shè)置可讀、禁止拷貝等模式，避免數(shù)據(jù)和參數(shù)被修改、被泄露。數(shù)據(jù)傳輸加密管理，完善查重系統(tǒng)，防止檔案重復(fù)歸檔。同時(shí)，建立人員分離制度，確保一名工作人員無法完成對數(shù)據(jù)的操作和修改，不同程序由專人負(fù)責(zé)。各個(gè)單位還應(yīng)該配備高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，安裝殺毒軟件、高級防火墻、安全預(yù)警系統(tǒng)等，由專業(yè)技術(shù)人員定期殺毒、檢測、維護(hù)，防止受到黑客的攻擊。此外，定期對管理人員實(shí)施培訓(xùn)，提高他們的操作水平和專業(yè)技術(shù)水平。最后，選擇利于硬盤、U盤、光盤等保存的環(huán)境，選擇高質(zhì)量的存儲介質(zhì)進(jìn)行電子會計(jì)檔案保存，對往期的電子會計(jì)檔案不定期和定期檢查，保證電子會計(jì)檔案的安全、完整。

（四）優(yōu)化電子會計(jì)檔案資源的開發(fā)利用

各個(gè)單位要采取積極有效的宣傳措施宣傳電子會計(jì)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)全體員工對會計(jì)電子檔案的重視程度，充分發(fā)揮它的價(jià)值和優(yōu)勢。撥付充足的資金，提高硬件設(shè)施質(zhì)量，比如內(nèi)存空間較大的高端服務(wù)器，對相關(guān)工作的開展給予充分保障。同時(shí)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員應(yīng)用大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的水平，增強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理的內(nèi)部力量。還要注重電子檔案資料的完整性，可以有效分析數(shù)據(jù)，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)，發(fā)揮電子會計(jì)檔案的價(jià)值。電子會計(jì)檔案作為新興事物，雖然已經(jīng)得到一定范圍的應(yīng)用，國家也有一定的政策法規(guī)來規(guī)范，但仍然存在不足之處，需要企業(yè)加強(qiáng)管理，國家完善政策法規(guī)，真正使電子會計(jì)檔案的價(jià)值得到最大利用。

綜上所述，對傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理進(jìn)行改革后的電子會計(jì)檔案，迎合了會計(jì)電算化的發(fā)展，通過信息化的技術(shù)手段使會計(jì)檔案的管理效率和利用效果得到極大提升，進(jìn)一步規(guī)范了會計(jì)檔案的管理方式。對于電子會計(jì)檔案當(dāng)前存在的問題，管理人員要提高認(rèn)識，完善制度、加強(qiáng)安全保障、提升工作人員素質(zhì)與操作水平，為信息化時(shí)代電子會計(jì)檔案的管理奠定基礎(chǔ)，發(fā)揮會計(jì)信息的價(jià)值，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。

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作者單位：山西財(cái)經(jīng)大學(xué)