企業(yè)檔案管理存在的問題與解決措施

崔梅(陜西省延長石油延安能源化工有限責任公司，陜西 延安 727500)

0 引言

隨著時代的發(fā)展，社會的各個領域都與之前有些很大的不同，企業(yè)的管理手段也增加了許多，檔案方面也增加了幾項新的。目前企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題，但是企業(yè)無法更好的運營和發(fā)展，只有找到檔案管理存在的問題，并就問題進行解決，提出相應的對策，才能將企業(yè)更好的發(fā)展下去。目前企業(yè)增加的頻率越快越快，有一部分的企業(yè)直接忽視了檔案管理這一環(huán)節(jié)，這對企業(yè)的發(fā)展會帶來不好的影響。

1 檔案管理的重要性

檔案的錄入與管理在一個企業(yè)開始運營的時候是有必要存在的，企業(yè)的檔案記錄了企業(yè)的創(chuàng)辦時間、創(chuàng)辦基金、股東等等，這些直接的影響了企業(yè)的發(fā)展和未來企業(yè)的規(guī)模。檔案直接記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，還涵蓋了大量的科技信息和發(fā)展優(yōu)勢，能夠讓企業(yè)更好的抓住機遇，迎接下一個挑戰(zhàn)。檔案管理是企業(yè)的根基，它包含著企業(yè)所有的數(shù)據(jù)。如果沒有好好的對企業(yè)檔案進行管理，導致檔案混亂甚至是丟失，都會給企業(yè)帶來不良的影響，甚至還會讓企業(yè)不能夠繼續(xù)發(fā)展下去。一個企業(yè)的檔案管理是否優(yōu)秀，直接影響著這個企業(yè)能否更好的適應時代和社會的發(fā)展，以及市場經(jīng)濟的管理，促進企業(yè)的飛速發(fā)展。企業(yè)檔案往往記錄著比較重要的內(nèi)容，對它進行保管不是一項簡單的工作。檔案的丟失會給企業(yè)未來的發(fā)展埋下一顆定時炸彈炸彈，不知道什么時候就會讓企業(yè)發(fā)展停滯。如果將企業(yè)檔案管理的井井有條，那么公司的發(fā)展也有可能更加的順利。

2 企業(yè)檔案管理目前存在的問題

2.1 高層沒有對企業(yè)檔案管理有足夠的重視

高層是否重視企業(yè)的檔案管理，對企業(yè)本身能否重視這一項管理有著很大的影響。高層往往認為，檔案管理只不過是一些文字類的東西，有或者沒有都是無所謂的，但是這些所謂的“文字類的”東西卻和市場經(jīng)濟和社會發(fā)展等息息相關。企業(yè)高層沒有給予企業(yè)相應的重視，導致企業(yè)人員對檔案管理這個環(huán)節(jié)有所忽略，或者在進行檔案管理時沒有正確的手段，導致無法為需要的顧客提供高質(zhì)量、高效能的服務，這也有可能是檔案保管不當導致的。高層的忽略直接導致了企業(yè)下員工的不在乎，他們也會順其自然的認為檔案只是“文字”，不會對企業(yè)有著什么樣的影響。高層領導者往往只追求更遠更好的發(fā)展，卻經(jīng)常忽略掉最基礎層面的工作，高層領導者的疏忽會直接影響到手下員工的辦事效率和工作方向，高層領導者的工作意識也會間接的傳達給手下員工，而且事實證明，檔案全的企業(yè)發(fā)展的更好，更容易抓住時代，更容易在競爭者當中領先一步。

2.2 檔案缺乏專業(yè)人員負責

檔案是企業(yè)的痕跡，它記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，而這些檔案目前沒有被高度的重視，因此，只有很少的企業(yè)對檔案管理方面分配專業(yè)的人員負責。沒有專業(yè)的人員負責就說明企業(yè)的管理人員沒有對自己公司的檔案有著很好的認識。專業(yè)人員缺乏也會導致檔案無人管理，檔案管理這個名詞聽起來容易，但是從企業(yè)開始發(fā)展至今為止，有著無數(shù)的記錄，這需要專業(yè)人員一點一點的進行查證、分類并歸攏起來，方便下一次的查閱或者拿出來當做證據(jù)[1]。專業(yè)人員會比非專業(yè)人員更加注意檔案的收集與歸檔，分類也更加的細節(jié)和專業(yè)。專業(yè)人員的缺少直接導致檔案放置混亂，沒有好好儲存導致檔案丟失或者損壞都會給企業(yè)的發(fā)帶來不利的影響，甚至還會因為檔案的缺失造成企業(yè)倒閉，因此，在檔案管理方面，還是需要專業(yè)人員的。

2.3 管理手段落后

隨著新時代的發(fā)展，企業(yè)對于檔案的管理手段也有著更加新穎的方式，可以利用信息技術等來對企業(yè)的檔案進行整理。傳統(tǒng)的檔案管理是手工操作的，不僅大量的耗費人力體力，還占用不必要的時間進行打理，導致企業(yè)發(fā)展轉型更慢，而現(xiàn)在科技高度發(fā)展，可以利用計算機技術，對企業(yè)的檔案進行整理查閱，減少了企業(yè)的負擔，還能加速企業(yè)的發(fā)展，但是目前的企業(yè)檔案管理手段落后，不能將檔案更好的進行歸類，像缺少專業(yè)人員一樣，檔案會無人看管導致丟失。企業(yè)的檔案管理手段不夠先進，與時代脫節(jié)，落后傳統(tǒng)的管理手段不僅僅浪費了太多人力資源，還費時間，企業(yè)就會發(fā)展停滯，管理手段是控制企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，也是最基礎的環(huán)節(jié)，在管理的基礎上進行發(fā)展，因此落后傳統(tǒng)的管理手段應該及時的進行更新，使用現(xiàn)代化管理手段進行檔案的管理。

3 企業(yè)檔案管理的解決措施

3.1 加上企業(yè)內(nèi)部檔案管理的宣傳，增加員工的管理意識

在企業(yè)內(nèi)部員工之間宣傳起檔案的重要性，能夠更大的幫助檔案更好的管理，加上了企業(yè)員工的意識，他們會發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案是多么重要的資源。想要在企業(yè)內(nèi)部對檔案管理進行宣傳，少不了檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，有了足夠的專業(yè)知識，才能更好的向其他員工進行宣傳普及，讓他們也知道檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性。增強員工意識的最快方法就是先提升企業(yè)高層的管理意識，對企業(yè)的高層進行統(tǒng)一的培訓，再由高層領導下基層，對各個員工進行培訓，讓他們意識到檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要性，和起到的作用，讓員工們了解企業(yè)檔案相當于企業(yè)發(fā)展的命脈，想要企業(yè)更好更遠的發(fā)展，就少不了對企業(yè)檔案的保存與管理。

3.2 建立健全檔案管理機制，提高工作責任心

企業(yè)要想實現(xiàn)高效的檔案管理水平，首先要以企業(yè)為實際原型，建立一個完善的檔案管理機制，并要求管理人員嚴格按照管理機制開展工作。這也就要求企業(yè)的管理方式以及管理水平都必須與時代接軌，順應時代的發(fā)展潮流，建立信息化的檔案管理體系。同時，檔案室的工作必須要具體落實到每一個檔案工作人員身上，并且將管理水平與職員績效關聯(lián)，這樣才能真正提高管理水平。其次，企業(yè)的檔案管理也必須嚴格遵守國家的法律法規(guī)，并結合企業(yè)的實際發(fā)展需求，研究出具有本企業(yè)特色的檔案管理體系，同時也要要求每一個檔案管理人員嚴格遵守企業(yè)的管理制度，嚴格做好企業(yè)機密檔案的保密工作，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理價值最大化[2]。最后，也要培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員的工作責任心，對于企業(yè)的機密檔案要予以保密，并且時刻守護企業(yè)的公有財產(chǎn)，堅決按照管理制度開展工作，這樣才能確保檔案管理工作的有效性。

3.3 提高檔案管理水平

檔案管理落后會導致檔案的缺失或者損壞，在這個科技發(fā)達的時代，就要用這個時代的科技水平對企業(yè)的檔案進行管理，提高了檔案管理的水平，就相當于為企業(yè)下一步的發(fā)展抬高了一個臺階。企業(yè)檔案的收集與歸檔在企業(yè)的檔案管理中是核心項目，檔案管理圍繞著收集和歸檔所進行，企業(yè)要結合自身情況，考慮檔案管理的手段，不能盲目跟風，最后導致檔案混亂。將企業(yè)檔案的管理水平與現(xiàn)代社會的科技接軌，用高科技的管理手段服企業(yè)的檔案進行管理會更加的容易和省時間，將多出來的人力和物力用到該用的地方去，推動企業(yè)的發(fā)展。檔案管理水平的提高還能帶動企業(yè)各方面的發(fā)展，比如有了完整的文件檔案，就能夠更容易的和其他各個企業(yè)進行簽約，聯(lián)合發(fā)展，帶動企業(yè)的成長，擴大企業(yè)的規(guī)模，讓企業(yè)在企業(yè)之間更加具有競爭力。信息化時代，要充分的利用好計算機信息技術，這樣才能更為有利的推動企業(yè)的檔案管理工作。[3]信息化技術運用到企業(yè)的檔案管理重，可以對傳統(tǒng)化的管理方式進行優(yōu)化，同時也能大大的提升管理人員技術水平和工作效率。因此，在企業(yè)檔案管理的過程中，要充分利用好多媒體技術以及電子信息技術，從而提升檔案管理的快捷性和共享性。同時，也要保存好紙質(zhì)版的檔案實體，以實體為保管主體，以電子檔位流通和共享，這樣不僅可以提升工作效率，同時也能提升檔案管理的社會價值。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)人才

專業(yè)人才缺少直接導致了企業(yè)檔案管理無法順利的進行，高素質(zhì)的專業(yè)人才是每個企業(yè)都需要的，能夠提高企業(yè)的整體素質(zhì)。從學習目的、學習角度、學習方法、學習內(nèi)容等等多種學習方式，來對人才進行培養(yǎng)，打造出全方面的人才。將理論與實際內(nèi)容相結合，讓他們在學習的過程中實踐，根據(jù)不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學習方法適合自己，并能夠在實踐的過程中找到適合自己的檔案管理方法。對于檔案管理工作必須要有專業(yè)化的管理人員，才能起到高效的管理水平[4]。提高管理人才的整體素質(zhì)，將檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)成全面型人才，不僅僅在檔案管理領域上出色表現(xiàn)，同時能夠在企業(yè)其他職位上也能展示出自己的才能。

4 總結

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎，企業(yè)的檔案越完整，發(fā)展的路上就會越有底氣，更容易發(fā)展和升級，在進行檔案管理的同時，也要加大檔案重要性的宣傳，讓更多的人了解企業(yè)檔案的重要性，提高人們普遍的認識。根據(jù)分析當前企業(yè)檔案管理的問題，提出相應的對策和建議，加快企業(yè)的發(fā)展，還要結合企業(yè)自身的發(fā)展狀況，進行適合自己企業(yè)的檔案管理模式。