文書(shū)檔案管理信息化探析

陶立 河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院

在文書(shū)檔案的管理工作中，因眾多的文檔類(lèi)型，使得管理工作更加復(fù)雜，甚至稍有疏忽，文檔混淆的現(xiàn)象就會(huì)出現(xiàn)。文書(shū)檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性，在保存的過(guò)程中一定要采取科學(xué)的管理手段。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題得到了有效的完善，既使得管理效率得到了提升，還減輕了檔案管理人員的工作總量。因此，深化文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)工作，努力地革新管理模式，有助于單位檔案管理質(zhì)量的提升。

一、傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的諸多問(wèn)題

（一）時(shí)效性

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)文書(shū)檔案的重要組成，檔案查詢(xún)需要花費(fèi)大量的時(shí)間，尤其針對(duì)外地工作的人員而言，一旦發(fā)生緊急情況，傳統(tǒng)檔案管理的弊端被充分地顯現(xiàn)出來(lái)，降低了整體的工作效率。此外，紙質(zhì)檔案通常只有一份，給借閱帶來(lái)了一定的阻力，降低了檔案的時(shí)效性[1]。

（二）安全性

保管問(wèn)題始終是紙質(zhì)檔案所面臨的重要問(wèn)題，資料在長(zhǎng)期保存，或者搬運(yùn)過(guò)程中都可能出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，也經(jīng)常出現(xiàn)檔案原件受損的現(xiàn)象，一旦珍貴的原件資料受損，會(huì)影響到工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）復(fù)雜性

在傳統(tǒng)的文書(shū)借閱管理中，首先要對(duì)借閱人的信息進(jìn)行登記，然后再去尋找所需要借閱的文件資料，整個(gè)過(guò)程較為復(fù)雜。同時(shí)，在借閱的過(guò)程中，也給文檔的安全帶來(lái)了威脅。當(dāng)借閱人在歸還文檔時(shí)，審核部門(mén)還要加強(qiáng)對(duì)文檔的查閱，在核實(shí)無(wú)誤后完成歸檔。整個(gè)借閱過(guò)程不僅增加了文檔管理人員的工作量，同時(shí)也給借閱人帶來(lái)了諸多不便。

（四）存儲(chǔ)問(wèn)題

在紙質(zhì)文檔的保存過(guò)程中，必然要面臨存儲(chǔ)空間與時(shí)間問(wèn)題，隨著文檔數(shù)量的不斷增加，所需要的空間也越來(lái)越大。同時(shí)，紙質(zhì)文檔儲(chǔ)存條件較為苛刻，對(duì)外界環(huán)境有著較高的要求。因此，在紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)過(guò)程中，既消耗了物力，又增加了人力，還會(huì)導(dǎo)致單位檔案管理成本增加。

二、文檔管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性

（一）提高檔案的管理效率

在文書(shū)檔案管理活動(dòng)中，信息化的滲透極大程度地提高了檔案管理效率。當(dāng)借閱人員查閱檔案時(shí)，可以充分發(fā)揮檔案管理平臺(tái)的作用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了檔案的自行查閱。相比傳統(tǒng)的查閱方式，不僅降低了檔案管理人員的工作壓力，還能實(shí)現(xiàn)檔案資料的輕松備份，無(wú)形中提高了檔案管理的工作效率。

（二）縮短檔案的查閱時(shí)間

文書(shū)檔案的信息化管理，可以縮短檔案的查閱時(shí)間，提高借閱速率。借閱者可以直接檢索資料名字，實(shí)現(xiàn)了對(duì)非機(jī)密性文件的查閱，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)的優(yōu)化，提高了搜尋效率。同時(shí)，模糊檢索是文書(shū)檔案信息化建設(shè)的一大特色功能，一旦借閱人忘記了要查閱文件的名稱(chēng)，可以利用該模板進(jìn)行關(guān)鍵詞查找，使得文檔的查閱更具智能化。

（三）保證檔案的安全性

在企業(yè)單位的眾多檔案中，會(huì)有很多機(jī)密性文檔，而借閱者通常只用到了文檔的某一指定部分。而整體檔案借閱可能會(huì)帶來(lái)機(jī)密泄露的安全隱患，而檔案管理信息化后，借閱人員可以對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性查閱，間接的提高了文書(shū)檔案的安全性[2]。

三、提高文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)的有效措施

（一）加大資金投入

文書(shū)檔案管理部門(mén)要提高對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知，將信息化技術(shù)充分地融入檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案信息資源的整合力度，不僅便于借閱者的查詢(xún)，還實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位發(fā)展趨勢(shì)的深度了解。例如，深入了解單位多個(gè)單位年度的收支情況，可以對(duì)單位未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，提高了對(duì)單位發(fā)展形勢(shì)的評(píng)估準(zhǔn)確度，為發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供理論保障。而加大資金投入會(huì)使檔案管理的信息化程度得到完善，更是檔案管理改革的內(nèi)容選項(xiàng)。

（二）完善權(quán)限管理

在文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)活動(dòng)中，完善權(quán)限管理是建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)以及系統(tǒng)管理權(quán)限只能掌握在管理人員手中，而借閱人只具備簡(jiǎn)單的閱讀權(quán)限，具有系統(tǒng)管理和查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)力，不能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)。如此一來(lái)，不僅能降低檔案管理人員的工作量，還能便于借閱，同時(shí)還強(qiáng)化了文書(shū)檔案的機(jī)密性。

（三）增加檢索模塊

檢索模塊的增加，極大程度地提高了借閱者的查閱效率，檢索模塊可以簡(jiǎn)單的分為兩個(gè)方面，分別是模糊查找與精確檢索。在借閱人清楚文檔名稱(chēng)時(shí)，可以利用精確檢索的方式快速地發(fā)現(xiàn)檔案資料，提高了借閱效率；當(dāng)借閱人忘記文檔名稱(chēng)時(shí)，還可以利用模糊查找的方式，快速的鎖定需要查找文檔的范圍，有效地革新了傳統(tǒng)的查找模式。

（四）提高管理人員綜合素養(yǎng)

在提高管理人員綜合素養(yǎng)方面可以從兩個(gè)方面入手，分別是專(zhuān)業(yè)能力素養(yǎng)與基本道德素養(yǎng)。工作人員的工作人力與文書(shū)檔案管理的整體質(zhì)量有著密切的關(guān)系，尤其在文章內(nèi)容較多、范圍較廣、知識(shí)結(jié)構(gòu)較復(fù)雜的時(shí)候，管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與工作經(jīng)驗(yàn)就顯得格外重要，也只能提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力素養(yǎng)，才能提高文書(shū)檔案管理的有效性；完備的專(zhuān)業(yè)能力素養(yǎng)有助于工作效率的提升，而管理人員的基本道德素養(yǎng)則文書(shū)檔案管理工作的健康發(fā)展起到了決定性的作用。機(jī)密文件不向外泄露是檔案管理人員的基本素養(yǎng)，一旦發(fā)生機(jī)密文獻(xiàn)外泄事件，會(huì)對(duì)單位的發(fā)展產(chǎn)生了消極的影響。所以，要加強(qiáng)對(duì)工作人員思想道德的教育與培訓(xùn)工作，使檔案管理工作為單位的發(fā)展提供幫助[3]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理夕陽(yáng)西下的趨勢(shì)越發(fā)明顯，信息化與現(xiàn)代化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用范圍會(huì)越來(lái)越廣，這是歷史發(fā)展的一種必然。因此，落實(shí)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)，不斷地提高管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新管理理念、革新管理觀念，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，進(jìn)而滿(mǎn)足單位發(fā)展的需求。