檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

張秀花 巨野縣鳳凰社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

眾所周知，企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)在其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)過(guò)程中逐漸形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料的總和，檔案管理作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，服務(wù)于企業(yè)管理和發(fā)展的全過(guò)程，為其提供強(qiáng)有力的支撐。企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，在企業(yè)自身發(fā)展歷程中形成的檔案對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)決策等方面有著重要的影響。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)包括信息化硬件設(shè)施、信息化服務(wù)意識(shí)和信息化管理水平三個(gè)大的方面，具體內(nèi)容如下：其一，硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息化管理的支撐平臺(tái)，主要由計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)空間、數(shù)據(jù)庫(kù)和局域網(wǎng)等組成。硬件設(shè)施建設(shè)不能盲目追求高配置，而是要與本單位檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，使兩者之間達(dá)到最佳的匹配效果。一般來(lái)講，硬件設(shè)施是檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)志，要想達(dá)到什么樣的信息化管理水平，必須首先配置相應(yīng)等級(jí)的硬件設(shè)施。其二，服務(wù)意識(shí)建設(shè)。檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)屬于思想層面的內(nèi)容，也是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員必須首先樹(shù)立信息化背景下的服務(wù)意識(shí)：一是要改變傳統(tǒng)的工作理念，變單一、狹隘的管理服務(wù)模式為即時(shí)、快速、全方位的管理服務(wù)模式。二是要拓寬檔案信息采集的渠道和手段，提高檔案信息采集的準(zhǔn)確度，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度和廣度上的深加工，為客戶提供更好的檔案信息服務(wù)。三是要加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，圍繞信息化管理的需求不斷提高自己的理論水平和專業(yè)技能，做一名合格的復(fù)合型人才。其三，管理水平建設(shè)。檔案管理水平是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，當(dāng)硬件配置和人的服務(wù)意識(shí)到位之后，信息化建設(shè)能否發(fā)揮應(yīng)有的作用，管理水平就是決定性的因素。一是要深入總結(jié)信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，不斷總結(jié)改進(jìn)，提高檔案信息化管理的水平。二是要注意學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)信息化管理與時(shí)代同行。三是要建立健全檔案管理與服務(wù)體系，完善制度，優(yōu)化流程，切實(shí)提高管理服務(wù)的質(zhì)量和效率。

二、檔案管理信息化視角下的檔案管理措施

（一）堅(jiān)持“一個(gè)目標(biāo)”

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之一是堅(jiān)持“一個(gè)目標(biāo)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷變化與國(guó)企改革發(fā)展的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代企業(yè)管理工作必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。一方面，要從傳統(tǒng)手工整理、粗放型管理方式向現(xiàn)代電子信息化、精細(xì)化管理方式轉(zhuǎn)變；另一方面，要以檔案收集整理為主向以開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值利用為主的目標(biāo)轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以改革為契機(jī)，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的積極作用和應(yīng)有的價(jià)值。不僅要積極創(chuàng)新檔案資料的收集和保管機(jī)制，提高檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化水平，更重要的是準(zhǔn)確把握企業(yè)改革對(duì)檔案的利用需求，改進(jìn)服務(wù)方式，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息服務(wù)企業(yè)發(fā)展，利用現(xiàn)代信息化手段，推行企業(yè)檔案利用“一站式”服務(wù)，更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展。

（二）統(tǒng)一數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用件的高效復(fù)用

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之二是統(tǒng)一數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用件的高效復(fù)用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖管理模式中，當(dāng)某個(gè)借用件需要被多個(gè)產(chǎn)品同時(shí)借用時(shí)，只能順延借用，由此產(chǎn)生大量的重復(fù)性工作。因此有必要推動(dòng)產(chǎn)品檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，依托產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)建立統(tǒng)一的產(chǎn)品檔案數(shù)字資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程設(shè)計(jì)中零部件的高效復(fù)用。在底圖數(shù)字化工作順序上，應(yīng)率先開(kāi)展主圖所屬圖冊(cè)的數(shù)字化加工工作，在檔案管理系統(tǒng)中以圖號(hào)為單位掛接，同一個(gè)圖號(hào)的圖紙只需掛接一次，從而為后期借用件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)奠定基礎(chǔ)。期間應(yīng)重點(diǎn)核查掛接的電子文件與圖號(hào)信息是否一致，尤其是設(shè)計(jì)階段標(biāo)識(shí)和版本號(hào)，反復(fù)鞏固檔案數(shù)字化質(zhì)量。在系統(tǒng)中，已掛接電子文件的圖號(hào)用區(qū)別于未掛接的電子文件的背景顏色突出顯示，防止在批量掛接過(guò)程中出現(xiàn)圖紙漏掃現(xiàn)象。在統(tǒng)一的產(chǎn)品數(shù)字檔案資源庫(kù)中，不同產(chǎn)品庫(kù)對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)下的信息及電子文件全文應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)共享。在數(shù)字資源共享的前提下，如果主圖發(fā)生更改，不在同一庫(kù)節(jié)點(diǎn)上的借用圖則同步更新至更改后的技術(shù)狀態(tài)。以上工作模式中，產(chǎn)品圖樣信息全部來(lái)源于系統(tǒng)，省去了以往的紙質(zhì)底圖抽調(diào)環(huán)節(jié)，為檔案人員減輕了工作負(fù)擔(dān)，而且在一定程度上規(guī)避了找不到圖樣、抽錯(cuò)圖樣的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）創(chuàng)建樹(shù)形模型，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用件動(dòng)態(tài)管控

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之三是創(chuàng)建樹(shù)形模型，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用件動(dòng)態(tài)管控。若要精確定位某借用件，必須賦予它唯一的ID 號(hào)，而從目前實(shí)踐來(lái)看，決定其唯一性的主要有產(chǎn)品代號(hào)、圖號(hào)、階段標(biāo)識(shí)和版本號(hào)等要素，圍繞以上要素即可實(shí)現(xiàn)對(duì)借用件的準(zhǔn)確追蹤和動(dòng)態(tài)管控。產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)首先要建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)的樹(shù)形模型，通過(guò)系統(tǒng)的不同界面展示產(chǎn)品整件、不同部件及零件的層層隸屬關(guān)系，并分別以產(chǎn)品代號(hào)、圖樣目錄編號(hào)、圖號(hào)來(lái)表示。其中，圖樣目錄指產(chǎn)品整件下某一部件包含零件的目錄清單，圖號(hào)是產(chǎn)品隸屬下的最小單元，是構(gòu)成上級(jí)部件的零件編號(hào)。另外，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段和版本號(hào)應(yīng)與圖號(hào)綁定一起作為必填屬性予以明確，這樣就在邏輯上控制了借用件的唯一性。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，伴隨著社會(huì)的持續(xù)性發(fā)展以及信息化技術(shù)的不斷提高，企業(yè)檔案管理工作也需要持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新。在今后，需要進(jìn)一步探討企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展方向以及技術(shù)創(chuàng)新需求，做好信息化建設(shè)，并以積極建設(shè)信息化檔案模式作為基礎(chǔ)，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術(shù)水平，促使企業(yè)檔案管理工作實(shí)效性持續(xù)提高，從而提高企業(yè)檔案管理的意義和社會(huì)價(jià)值。