高校辦公室秘書協(xié)調(diào)溝通能力優(yōu)化對(duì)策

陳劼

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，高校也緊跟時(shí)代不斷發(fā)生變化。而高校的發(fā)展和運(yùn)行離不開高校辦公室秘書作為溝通橋梁的協(xié)調(diào)作用。高校秘書的職責(zé)是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)與教師和學(xué)生構(gòu)建和諧關(guān)系。辦公室秘書需要在領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生三者之間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，才能將多方的關(guān)系有效地融合在一起，從而更快速的整理及傳達(dá)信息并及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)。

在當(dāng)今形勢(shì)下，各高校對(duì)秘書要求也隨之提高。因此，高校辦公室秘書要不斷優(yōu)化自身溝通和協(xié)調(diào)能力，才能在高校未來(lái)發(fā)展中繼續(xù)發(fā)揮重要的橋梁作用。

高校辦公室秘書綜合性強(qiáng)、職責(zé)廣泛、特點(diǎn)多樣、現(xiàn)狀復(fù)雜。根據(jù)崗位要求，辦公室秘書須扮好角色，發(fā)揮橋梁作用。在高校工作中，秘書的協(xié)調(diào)能力和溝通能力直接影響領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)展，影響教師的教學(xué)成果和學(xué)生的全面發(fā)展。新時(shí)代下，高校秘書須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、緊跟時(shí)代步伐、吸取新知識(shí)、提升自身素養(yǎng)、更新溝通協(xié)調(diào)技巧，總結(jié)工作中遇到的影響因素，進(jìn)而完善職業(yè)素質(zhì)的發(fā)展。

高校辦公室秘書工作概述

《大辭海》說(shuō)秘書是掌管文件并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理文件及日常工作的人員。而辦公室秘書承接整個(gè)學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在做好日常工作的同時(shí)，秘書須定位好角色。

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助理和參謀者，幫助領(lǐng)導(dǎo)做力所能及的事情，使其能更好的進(jìn)行綜合管理協(xié)調(diào)。在熟悉領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的同時(shí)，還要熟悉學(xué)校各項(xiàng)制度，進(jìn)行工作積累，從而在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，提供支撐，提出建議。

秘書是教師和學(xué)生的服務(wù)者。由于高校的特殊性，秘書除領(lǐng)導(dǎo)外還要面對(duì)教師和學(xué)生。“師者，傳道受業(yè)解惑也?！备咝Ｒ蠼處熢谑谡n的同時(shí)提升自身素質(zhì)。因此教師的工作包含授課、科研、職稱評(píng)聘等內(nèi)容，這些工作都需要秘書進(jìn)行傳達(dá)。學(xué)生是高校的另一大主體，許多活動(dòng)和項(xiàng)目也需要辦公室秘書協(xié)助辦理。

高校的發(fā)展離不開與社會(huì)的交流，交流內(nèi)容或交流形式也是通過(guò)秘書來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，高校秘書的工作包括輔助領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師與學(xué)生和做好與社會(huì)溝通的橋梁。

溝通協(xié)調(diào)概述

溝通，即溝通者為了獲取溝通對(duì)象的反應(yīng)和反饋而向?qū)Ψ絺鬟f信息的過(guò)程。協(xié)調(diào)則是配合得適當(dāng)。只有通過(guò)溝通了解對(duì)象的反饋才能進(jìn)行配合。因此溝通是基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)是目的，二者緊密相連、密不可分。

溝通協(xié)調(diào)指管理者在日常工作中妥善處理好上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)等各種關(guān)系，減少摩擦，調(diào)動(dòng)各方面工作積極性。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，溝通協(xié)調(diào)是傳達(dá)上級(jí)部門信息，與相關(guān)部門密切配合，協(xié)調(diào)各個(gè)部門及教師配合領(lǐng)導(dǎo)安排，讓高校所有工作順利進(jìn)行。即高校辦公室秘書的溝通協(xié)調(diào)是確保領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間以及師生之間教育管理工作順暢的基礎(chǔ)，是推動(dòng)教育管理工作的關(guān)鍵。

高校辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)特征分析

遵循性

在工作中，秘書最基本的素質(zhì)是遵循性。遵循領(lǐng)導(dǎo)的安排，按照領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃辦事，不擅自更改，不以公謀私，遵循領(lǐng)導(dǎo)指示，通過(guò)溝通協(xié)調(diào)將領(lǐng)導(dǎo)的意見進(jìn)行傳達(dá)。

迂回性

秘書要認(rèn)清定位和職責(zé)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，但不能代替領(lǐng)導(dǎo)做決策；沒有對(duì)財(cái)產(chǎn)及人員的分配權(quán)利；更沒有直接運(yùn)用行政手段的權(quán)利。辦公室秘書的工作是迂回的，在工作中運(yùn)用溝通、協(xié)調(diào)、調(diào)節(jié)等策略將領(lǐng)導(dǎo)決策傳達(dá)給相關(guān)部門及人員，讓部門或其他人員有一種認(rèn)同疏導(dǎo)，讓工作順利進(jìn)行。

服務(wù)性

秘書的首要服務(wù)對(duì)象是高校領(lǐng)導(dǎo)。辦公室秘書所做工作的最終目的是確保領(lǐng)導(dǎo)的安排順利完成。秘書首先要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的性格、辦事風(fēng)格等進(jìn)行研究分析。只有了解之后才能在服務(wù)過(guò)程中準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意思，才能使提供的服務(wù)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同。

融合性

秘書在工作過(guò)程中要將各環(huán)節(jié)融合為一個(gè)整體，使整個(gè)學(xué)校價(jià)值最大化。這就需要辦公室秘書通過(guò)溝通協(xié)調(diào)能力讓學(xué)校系統(tǒng)化、流程化。

高校辦公室秘書在溝通協(xié)調(diào)中面臨的問(wèn)題

溝通渠道有待通暢

在高校中，秘書是承接各部門、管理者與教師、教師與學(xué)生之間的紐帶。秘書既是領(lǐng)導(dǎo)指令的服從者，也是學(xué)校事務(wù)的傳達(dá)者和執(zhí)行者。其主要任務(wù)是協(xié)調(diào)管理者、教師、學(xué)生等各方面關(guān)系。部分高校領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生對(duì)秘書缺乏正確認(rèn)識(shí)，常因瑣碎事情去找秘書。為后續(xù)工作有效開展，秘書不能輕易推辭，長(zhǎng)此以往秘書的工作性質(zhì)發(fā)生了變化，從而引發(fā)秘書對(duì)崗位的厭倦感。

協(xié)調(diào)能力有待創(chuàng)新

秘書是教育管理的重要組成部分，在教育體制改革的當(dāng)下，須加強(qiáng)創(chuàng)新能力。因此，秘書要適應(yīng)社會(huì)新發(fā)展，開創(chuàng)溝通新思路。但目前秘書只善于用傳統(tǒng)方法處理工作，并不適應(yīng)現(xiàn)代高校教育體制發(fā)展的核心。因?qū)W(wǎng)絡(luò)媒介使用不熟練與學(xué)生溝通難度增加等問(wèn)題造成秘書的工作很難得到教師和學(xué)生認(rèn)可。

專業(yè)素質(zhì)素養(yǎng)有待提高

絕大多數(shù)高校秘書非科班出身，導(dǎo)致其所從事的工作與所學(xué)不匹配，因此與專業(yè)秘書在處理方式和工作質(zhì)量上有一定差距。非科班秘書對(duì)崗位職責(zé)和工作內(nèi)容模糊不清，想適應(yīng)工作要花費(fèi)更大的精力。在工作中會(huì)感到力不從心卻不知原因所在，進(jìn)而在服務(wù)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)過(guò)于急躁、脾氣暴躁等行為，因此出現(xiàn)與他人矛盾較多、服務(wù)質(zhì)量下降、工作進(jìn)度較慢等問(wèn)題。

突發(fā)事件應(yīng)對(duì)能力有待加強(qiáng)

工作中常遇突發(fā)事件。因突發(fā)事件事前難預(yù)測(cè)，常在人們沒有準(zhǔn)備的情況下發(fā)生，有可能危及社會(huì)和人身安全或正常秩序，如網(wǎng)絡(luò)輿情或新型冠狀病毒出現(xiàn)等事件，考驗(yàn)的便是作為秘書的應(yīng)對(duì)策略和能力。與專業(yè)秘書相比，非科班的秘書因?qū)I(yè)不匹配，缺少相應(yīng)的理論知識(shí)以至于無(wú)法及時(shí)樹立危機(jī)意識(shí)提出應(yīng)對(duì)策略。

高校辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)能力的優(yōu)化對(duì)策

優(yōu)化溝通渠道強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

秘書的溝通渠道應(yīng)順應(yīng)時(shí)代。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)去解決工作中的問(wèn)題，如建立各部門之間的群聊，通過(guò)在群內(nèi)傳達(dá)消息解決部分問(wèn)題。秘書提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)不僅能獲得成就感，還能在領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生間樹立信譽(yù)，激發(fā)秘書工作熱情。

加大創(chuàng)新力度

秘書工作內(nèi)容繁瑣，信息量與工作量較大，但有些工作可以用創(chuàng)新思維解決，提高工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新思維要求秘書不斷學(xué)習(xí)，總結(jié)不足；結(jié)合當(dāng)前教育相關(guān)規(guī)定和學(xué)校性質(zhì)，將工作梳理成系統(tǒng)化流程；多學(xué)習(xí)秘書專業(yè)理論知識(shí)，只有做到理論結(jié)合實(shí)際才能提高服務(wù)品質(zhì)。只有提升高校秘書的創(chuàng)新能力，才能在日常的教育教學(xué)管理過(guò)程中創(chuàng)造性的解決問(wèn)題，提升工作效率。

培養(yǎng)敬業(yè)精神提高職業(yè)素養(yǎng)

秘書工作表面上是為領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)信息，實(shí)際上是讓信息有效運(yùn)轉(zhuǎn)并實(shí)施。這要求秘書須認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)服務(wù)對(duì)象。作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書必須有親和力、事業(yè)心和責(zé)任感；在工作中秘書須愛崗敬業(yè)，任勞任怨；處理任何矛盾都保持頭腦清醒、態(tài)度冷靜，按規(guī)定處理事情。因此秘書要具備強(qiáng)大的心理素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)；在日常中不斷提升自己，不斷學(xué)習(xí)知識(shí)，才能在日后采用合理有效的方式來(lái)處理問(wèn)題，切實(shí)保證教育教學(xué)秩序穩(wěn)定。

強(qiáng)化危機(jī)意識(shí)強(qiáng)化應(yīng)對(duì)能力

日常工作都會(huì)遇到突發(fā)事件，這要求秘書能靈活運(yùn)用恰當(dāng)策略的能力，避免事故發(fā)生。因此，秘書一方面要注重工作質(zhì)量，培養(yǎng)全局意識(shí)和統(tǒng)籌能力、熟悉工作流程，預(yù)測(cè)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。工作時(shí)遵循“輕重緩急”的原則，勤于記錄，增強(qiáng)工作計(jì)劃性和條理性。另一方面要提升綜合素質(zhì)。秘書是一份常與人打交道的工作，崗位要求擁有較高的綜合素質(zhì)和客觀評(píng)價(jià)自己的能力。這樣才能在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)能夠盡快提出策略，降低事故發(fā)生概率。

（福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院）