國有企業(yè)檔案管理存在的問題與解決措施

王斐　魯芳菡

摘要：企業(yè)是市場經(jīng)濟主要的參與者，對經(jīng)濟發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案有著記錄企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的作用，是對企業(yè)過去、現(xiàn)在以及將來經(jīng)營活動的記錄，也是對企業(yè)真實存在的見證。隨著社會的發(fā)展，市場經(jīng)濟發(fā)展日趨完善，企業(yè)檔案的管理問題已經(jīng)變得越來越明顯，并有阻礙企業(yè)健康發(fā)展的跡象。因此企業(yè)檔案管理工作人員需要有更好的創(chuàng)新方式來管理企業(yè)檔案，而如何就企業(yè)檔案管理存在的問題進(jìn)行創(chuàng)造性的管理，并找到解決相關(guān)問題的方法，是一個檔案管理者必須思考的問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)生存至關(guān)重要的知識寶庫，在企業(yè)生產(chǎn)管理中發(fā)揮了不可或缺的作用。因此，企業(yè)應(yīng)加強對檔案的管理絲毫不能懈怠，要制定嚴(yán)格、完善、適用的檔案管理制度，做好檔案保管各個環(huán)節(jié)的安全型、系統(tǒng)性工作。加強企業(yè)檔案管理存在的問題以及解決方案的探討具有重要意義。

1企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1缺乏專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作

檔案是企業(yè)的痕跡，它記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，具有非常重要的作用?，F(xiàn)階段檔案的管理情況為：很多企業(yè)位一方面強調(diào)著檔案的重要性，一方面卻輕視對檔案的管理，未配置專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作。沒有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)就說明企業(yè)的管理人員沒有對自己公司的檔案有著很好的認(rèn)識。專業(yè)人員缺乏也會導(dǎo)致檔案無人管理，檔案管理這個名詞聽起來容易，做起來卻很難，企業(yè)從成立到起步到發(fā)展壯大，經(jīng)營過程中產(chǎn)生大量的資料，這需要專業(yè)人員一點一點的收集、查證、分類并歸攏起來，方便下一次的查閱或者拿出來當(dāng)做證據(jù)[1]。專業(yè)人員會比非專業(yè)人員更加注意檔案的收集與歸檔，分類也更加的細(xì)節(jié)和專業(yè)。專業(yè)人員的缺少直接導(dǎo)致檔案放置混亂，沒有好好儲存導(dǎo)致檔案丟失或者損壞都會給企業(yè)的發(fā)帶來不利的影響，甚至還會因為檔案的缺失造成企業(yè)倒閉，因此，在檔案管理方面，需要專業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)工作。

1.2管理手段落后

隨著新時代的發(fā)展，企業(yè)對于檔案的管理手段也有著更加新穎的方式，可以利用信息技術(shù)等來對企業(yè)的檔案進(jìn)行整理。傳統(tǒng)的檔案管理大多是手工操作的，不僅大量的耗費人力體力，還占用不必要的時間進(jìn)行打理，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型更慢，而現(xiàn)在科技高度發(fā)展，可以利用計算機技術(shù)，對企業(yè)的檔案進(jìn)行整理查閱，減少了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還能加速企業(yè)的發(fā)展，但是目前的企業(yè)檔案管理手段落后，不能將檔案更好的進(jìn)行歸類，像缺少專業(yè)人員一樣，檔案會無人看管導(dǎo)致丟失。企業(yè)的檔案管理手段不夠先進(jìn)，與時代脫節(jié)，落后傳統(tǒng)的管理手段不僅僅浪費了太多人力資源，還費時間，企業(yè)就會發(fā)展停滯，管理手段是控制企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，在管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行發(fā)展，因此落后傳統(tǒng)的管理手段應(yīng)該及時的進(jìn)行更新，使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行檔案的管理。

2完善企業(yè)檔案管理工作的策略

2.1 建立健全檔案管理機制

企業(yè)要想實現(xiàn)高效的檔案管理水平，首先要以企業(yè)為實際原型，建立一個完善的檔案管理機制，并要求管理人員嚴(yán)格按照管理機制開展工作。這也就要求企業(yè)的管理方式以及管理水平都必須與時代接軌，順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，建立信息化的檔案管理體系。同時，檔案室的工作必須要具體落實到每一個檔案工作人員身上，并且將管理水平與職員績效關(guān)聯(lián)，這樣才能真正提高管理水平。其次，企業(yè)的檔案管理也必須嚴(yán)格遵守國家的法律法規(guī)，并結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展需求，研究出具有本企業(yè)特色的檔案管理體系，同時也要要求每一個檔案管理人員嚴(yán)格遵守企業(yè)的管理制度，嚴(yán)格做好企業(yè)機密檔案的保密工作，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理價值最大化。最后，也要培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員的工作責(zé)任心，對于企業(yè)的機密檔案要予以保密，并且時刻守護企業(yè)的公有財產(chǎn)，堅決按照管理制度開展工作，這樣才能確保檔案管理工作的有效性。

2.2工作方式需要創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是領(lǐng)導(dǎo)需要什么資料，就找什么資料給領(lǐng)導(dǎo)。隨著社會的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，整個社會對檔案產(chǎn)生了多樣性的需求，這些需求體現(xiàn)在數(shù)字化精準(zhǔn)快速的響應(yīng)上，大眾對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需求越來越低，對電子形式的文檔需求日益旺盛，因此在企業(yè)檔案管理中，需要更多地采用數(shù)字化的管理方式，以應(yīng)對大眾對檔案的新的需求。針對新的需求，我們建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，即從企業(yè)的產(chǎn)品效益、市場經(jīng)營、品牌形象等領(lǐng)域出發(fā)，去建立和完善企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在該管理網(wǎng)絡(luò)中能夠清晰體現(xiàn)員工在企業(yè)中的需求，以便管理人員及時調(diào)配資源進(jìn)行處理，當(dāng)然也要經(jīng)常在企業(yè)中宣傳檔案知識和相關(guān)法規(guī)，可以有的放矢地加強檔案意識。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個系統(tǒng)性工程，必然要得到企業(yè)以及相關(guān)部門的同意，才能有效展開建設(shè)工作，管理人員得到保障之后，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作。

2.3要加快企業(yè)的信息化建設(shè)

利用當(dāng)今時代大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將檔案信息建立起數(shù)據(jù)庫，將檔案進(jìn)行信息化處理，推動企業(yè)檔案管理和企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。要充分利用好現(xiàn)代化發(fā)展的成果，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時在企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)時，要注意保護隱私，實現(xiàn)檔案的信息化和法制化同時并舉。

2.4培養(yǎng)專業(yè)人才

專業(yè)人才缺少直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理無法順利的進(jìn)行，高素質(zhì)的專業(yè)人才是每個企業(yè)都需要的，專業(yè)人才的積累能夠提高企業(yè)的整體素質(zhì)。加強對專業(yè)人才培養(yǎng)，從學(xué)習(xí)目的、學(xué)習(xí)角度、學(xué)習(xí)方法、學(xué)習(xí)內(nèi)容等角度出發(fā)，來對人才進(jìn)行培養(yǎng)，打造出全方面的人才。將理論與實際相結(jié)合，讓他們在學(xué)習(xí)的過程中實踐，根據(jù)不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學(xué)習(xí)方法適合自己，并能夠在實踐的過程中找到適合企業(yè)的檔案管理方法。對于檔案管理工作必須要有專業(yè)化的管理人員，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整體素質(zhì)，將檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)成全面型人才，不僅僅在檔案管理領(lǐng)域上出色表現(xiàn)，同時能夠在企業(yè)其他職位上也能展示出自己的才能。

結(jié)束語

在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時俱進(jìn)。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業(yè)發(fā)展聯(lián)系起來，讓檔案在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，推進(jìn)檔案管理工作的有效性和先進(jìn)性實施，為社會發(fā)展作出新貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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