（廣東財經(jīng)大學(xué)，廣東 廣州 510320）

在科學(xué)技術(shù)的強(qiáng)大推動下，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，對于各項工作的管理產(chǎn)生了很大的影響，而且社會大眾的重視程度也比較高。其中，在高校檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用價值較高，不僅可以為高校調(diào)研和學(xué)科建設(shè)提供幫助，而且還可以不斷優(yōu)化學(xué)校的教育體系，滿足人才培養(yǎng)的內(nèi)在需求，從而充分發(fā)揮出高校檔案管理的應(yīng)用價值，順應(yīng)信息時代發(fā)展趨勢。

一、信息時代高校檔案管理工作面臨的問題

1、管理手段的規(guī)范性不足

在檔案管理過程中，要想確保檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升，必須要對相關(guān)檔案管理條例中的要求和內(nèi)容進(jìn)行深入分析，有效落實檔案管理工作。在信息化技術(shù)的強(qiáng)大推動下，諸多檔案管理人員沒有對基礎(chǔ)檔案管理工作內(nèi)容予以高度重視。一旦檔案管理基礎(chǔ)工作無法有效落實，那么檔案管理的規(guī)范性和合理性將難以得到體現(xiàn)，無法與信息時代下檔案管理的內(nèi)在需求相符合。此外，在相關(guān)因素的影響下，難以明確檔案管理基礎(chǔ)工作的具體細(xì)則，而且檔案之間的相通性也難以得到保證，與信息化檔案管理需求相差甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重影響著高校檔案管理工作的實施。

2、缺少完善的檔案信息化管理制度

現(xiàn)階段，電子技術(shù)在電子化信息檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，其信息化特點顯著，但是信息的利用程度并不高，從而影響到高校檔案管理工作的開展。因此，要加強(qiáng)信息化檔案管理體系的制定，以保證檔案信息化管理工作的有效開展。然而，在實際上，統(tǒng)一的規(guī)范管理尚未實現(xiàn)，不利于更好地發(fā)展檔案信息管理，也影響著信息共享和連接目標(biāo)的實現(xiàn)。此外，檔案管理編制制度的不健全，會加劇信息輸入的差異程度，從而對檔案管理工作的現(xiàn)代化產(chǎn)生了莫大的威脅。

3、檔案管理的安全性和私密性缺失

基于信息時代視角，在計算機(jī)檔案管理方面，各類安全問題的出現(xiàn)難以避免，一些不法分子會趁虛而入，借助計算機(jī)漏洞，以此來竊取檔案文件中的諸多信息，其私密性難以保證，從而極容易造成安全隱患的出現(xiàn)。一旦黑客纂改檔案文件中的關(guān)鍵內(nèi)容，將會對檔案管理工作效率造成很大的影響，從而導(dǎo)致諸多風(fēng)險的出現(xiàn)。

此外，通過對電子檔案文件的落實結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其復(fù)雜性比較顯著，存儲方式的變化也比較明顯。相關(guān)檔案管理技術(shù)人員如果無法掌握信息技術(shù)，通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，在不法分子出現(xiàn)以后，將會嚴(yán)重影響到檔案管理工作，甚至?xí)?dǎo)致檔案管理工作建設(shè)始終停滯不前。

4、管理軟件的兼容性不足

在科學(xué)技術(shù)的強(qiáng)大推動下，檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯，涌現(xiàn)的檔案管理軟件也越來越多。一般來說，檔案管理軟件有助于將檔案內(nèi)容的信息化水平提升上來，但是仍然存在著一些不足的地方，很難有效提高檔案管理工作效率。比如各個行業(yè)使用的計算機(jī)類型具有一定的差異性，進(jìn)而使相關(guān)檔案管理軟件的差異性尤為突出，相互之間的兼容性難以保證，不利于提高檔案資源的共享水平，甚至影響著信息化檔案管理工作的開展。

除此之外，檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)性有待完善。在檔案管理信息化方面，其應(yīng)用性顯著，借助統(tǒng)一檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，有助于檔案資料安全性的增強(qiáng)。但是通過對目前檔案管理工作實際情況進(jìn)行分析，目前，檔案管理工作信息化的標(biāo)準(zhǔn)性不足，不利于檔案信息管理基礎(chǔ)開發(fā)和共享等功能的充分發(fā)揮。此外，統(tǒng)一的檔案管理編制有待完善，部分系統(tǒng)軟件的移動受阻，從而影響著信息化檔案管理工作。

5、檔案專職工作人員的綜合素質(zhì)難以保證

目前，一些檔案專職工作人員的整體水平并不高，與檔案管理需求不一致，檔案專職工作人員業(yè)務(wù)知識的缺乏，就容易造成檔案材料歸類錯誤，查找困難等問題，無法將檔案管理的安全性提升上來。

二、信息時代高校檔案管理的應(yīng)對措施

1、加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

要想確保檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升，并體現(xiàn)出檔案管理的作用，必須要將檔案管理工作和信息化結(jié)合在一起，積極構(gòu)建檔案管理工作的信息架構(gòu)，同時加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)手段的應(yīng)用，嚴(yán)格管理檔案信息，不斷提高檔案管理的自動化水平，促進(jìn)檔案文件檢索和查詢工作的順利進(jìn)行，并便于其他部門對檔案文件的合理應(yīng)用，推動其工作效率的提升。比如在檔案文件的圖像和文字等管理中，要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理歸類工作的順利實施，并借助多媒體技術(shù)，積極融合信息資源，使之成為協(xié)調(diào)統(tǒng)一的有機(jī)整體，憑借圖片和文字相融合的方式，以此來展現(xiàn)出檔案管理方式，將檔案管理形式拓展開來，并推動檔案管理效率的提升。

此外，在計算機(jī)檔案管理方面，要遠(yuǎn)距離交流檔案管理的信息，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的信息化碎片，共享其資源。

2、完善檔案管理信息保障體系

要想確保高校檔案管理的安全性和保密性大大提升，加強(qiáng)檔案信息保障體系的構(gòu)建非常重要。要提高對電子文件歸檔管理的重視程度，對檔案工作密碼予以統(tǒng)一保存，做好定期更換工作，在檔案文件電子轉(zhuǎn)化和存儲工作中，要加強(qiáng)統(tǒng)一數(shù)字化技術(shù)手段的應(yīng)用，保證高度的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平，并確保轉(zhuǎn)化后的電子檔案，可以如實反映原始信息。

3、加大高校檔案的安全防護(hù)力度

對于高校檔案管理部門而言，要借助計算機(jī)，積極開展檔案管理信息系統(tǒng)的安全防范工作，比如在機(jī)房，要加強(qiáng)防盜門、窗的安裝。不斷增大系統(tǒng)的加密力度，在進(jìn)入系統(tǒng)之前，要注重密碼或口令的增設(shè)。在用戶出現(xiàn)錯誤操作的情況下，系統(tǒng)還可以給予相應(yīng)的提示或警告。同時，機(jī)房安裝空調(diào)也是至關(guān)重要的，并對不間斷電源予以配備，避免在出現(xiàn)斷電時，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。在機(jī)房內(nèi)，應(yīng)避免對復(fù)印機(jī)進(jìn)行放置，將靜電效應(yīng)的產(chǎn)生降至最低。

此外，防治入侵計算機(jī)病毒，加強(qiáng)防病毒卡的安裝，將保護(hù)標(biāo)簽貼在系統(tǒng)盤和數(shù)據(jù)盤內(nèi)，加強(qiáng)專門殺毒軟件的應(yīng)用，定期檢測計算機(jī)系統(tǒng)。針對系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)文件，要做好相應(yīng)的備份工作，特別要每天做好輸入數(shù)據(jù)的復(fù)制，確保學(xué)校教學(xué)、科研等各項工作的順利實施，保證較高的服務(wù)質(zhì)量和水平。

4、加強(qiáng)軟件的兼容性

在信息時代下，檔案管理工作和信息化建設(shè)之間的融合勢在必行，信息化建設(shè)，有助于共享檔案信息化管理的資料。因此，高校檔案管理部門要不斷創(chuàng)新信息技術(shù)和檔案管理模式，注重信息利用效率的提升，保證良好的檢索效率。比如在分類存儲檔案資料中，檔案管理部門要加強(qiáng)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，或自主編程檔案管理軟件，然后結(jié)合計算機(jī)技術(shù)，對其文字和圖像類的檔案予以準(zhǔn)確識別，根據(jù)類型，使其在相關(guān)信息庫中得到存儲，從而給予軟件的兼容性一定的保障。此外，要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實時傳播檔案資料，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存儲老化現(xiàn)象的出現(xiàn)。

在同一檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)方面，要對統(tǒng)一檔案管理細(xì)則予以編制，加大落實力度，使系統(tǒng)軟件的兼容性大大提升，將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性發(fā)揮出來。檔案管理工作由于涉及到較多的部門，所以要對其工作崗位職責(zé)予以明確化，集中管理各個部門的檔案，同步開展檔案管理工作和高校各項工作。

5、開展檔案專職工作人員的培訓(xùn)活動

在高校檔案管理工作中，對于從事檔案管理的專職工作人員來說，必須要注重自身綜合素質(zhì)的提升，并充分掌握檔案管理知識，將傳統(tǒng)檔案管理的基本知識予以明確化，與時代發(fā)展步伐保持高度的統(tǒng)一性，推動網(wǎng)絡(luò)管理現(xiàn)代化水平的提升。各個檔案專職工作人員要對信息技術(shù)予以熟練應(yīng)用，順利錄入和查閱檔案數(shù)據(jù)。省市檔案局，由于具有政府部門的職能，所以要對行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)予以負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格監(jiān)管性質(zhì)區(qū)域內(nèi)的檔案工作。

高校要定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動，如專家講座、進(jìn)修深造以及課程再培訓(xùn)等，對計算機(jī)檔案管理方式進(jìn)行充分掌握，借助人才的力量，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。在培訓(xùn)方面，一些地方的檔案局對檔案遠(yuǎn)程教育平臺予以開設(shè)，為檔案專職工作人員順利登錄平臺進(jìn)行學(xué)習(xí)。所以說，檔案管理單位應(yīng)進(jìn)行積極參考，加強(qiáng)檔案遠(yuǎn)程教育平臺的開設(shè)。

三、結(jié)束語

總而言之，在高校不斷發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作已經(jīng)成為了一項重要工作內(nèi)容，在信息化時代出現(xiàn)以后，對高校檔案管理工作的開展產(chǎn)生了不容忽視的影響。對于高校而言，要想將檔案信息化管理工作有效的實施，必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮出科學(xué)技術(shù)的推動作用，完善檔案管理信息保障體系，提供良好的制度性保證，而且積極防護(hù)高校檔案，保證高度的安全性、私密性。需要注意的是，要開展檔案專職工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證檔案專職工作人員較高的綜合素質(zhì)。