淺談機關(guān)文書檔案管理的信息化建設(shè)

文/陳實

機關(guān)文書檔案是機關(guān)人事、政策法規(guī)、財務、采購的真實記錄，是機關(guān)治理的工具，是協(xié)調(diào)機關(guān)各項事務和各方面利益的憑據(jù)，是領(lǐng)導決策、工作查證、績效考核、單位和職工維權(quán)的依據(jù)，是國家檔案資源體系建設(shè)的主體內(nèi)容之一。

新形勢下，機關(guān)文書檔案管理工作處在新的重要節(jié)點，隨著管理工作中新理念、新技術(shù)的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將進一步發(fā)生變化。因此，在實際工作中，要嚴格實行公文處理工作的規(guī)范化、標準化，樹立“對歷史負責、為當前服務、替未來著想”的檔案意識，尤其是要推動文書檔案工作的電子化進程，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

文書檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題

單位重視程度不夠。當前的文書檔案管理工作因為不能給事業(yè)單位帶來直觀的經(jīng)濟效益，就導致了很多事業(yè)單位對文書檔案管理工作不夠重視。

一方面是上級領(lǐng)導不夠重視，部分領(lǐng)導對文書檔案工作沒有足夠的關(guān)注，認為文書檔案的管理工作只要保存和分類文件資料就可以了，也沒有制定本單位正規(guī)的管理及改進計劃。另一方面是單位的員工不夠重視，個別檔案管理員認為文書檔案管理工作沒有什么技術(shù)含量，而且工作枯燥乏味，沒有什么樂趣，導致了文書檔案的工作效率緩慢和工作質(zhì)量偏低。

檔案管理人員水平參差不齊。檔案綜合管理人員對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案的管理，絕不是僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的，這就對文書檔案管理人員的技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。

但在實際工作中，從目前人員現(xiàn)狀來看，一是許多機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書檔案管理人員大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。二是檔案管理人員配備比例不夠，有的甚至沒有明確的文書檔案管理人員，或者有的人身兼數(shù)職，這就會導致兼職人員的主要精力不在檔案管理上，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

文書檔案形成不規(guī)范。在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；不經(jīng)過復印就直接用原件歸檔，導致字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值；文件偶爾用鉛筆撰寫或標注；紙張規(guī)格不達標；文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。還有文件歸檔不及時、棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合沒有順序也是一大問題。

文書檔案歸檔技術(shù)陳舊。隨著科技的進步和時代的發(fā)展，辦公設(shè)備在不斷更新提高，辦公的自動化水平也在不斷提升，計算機網(wǎng)絡技術(shù)在一定程度上提高了文件檔案管理人員的工作效率。但是手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，并且有一套完善的制度和方法，加之很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件沒有電子版的備份，存在計算機中的文件資料沒有打印出來就進行整理和保存，就導致了檔案的保存不完整、不規(guī)范、不統(tǒng)一，給后面檔案工作的調(diào)用、查找?guī)砹瞬槐恪?/p>

文書檔案工作的改進措施

構(gòu)建檔案管理信息化，這讓文書檔案的管理將面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，文書檔案工作也將從傳統(tǒng)時代逐步過渡到一個信息時代。推動檔案工作實現(xiàn)新發(fā)展，實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化，勢在必行。所以，要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

提高文書檔案管理意識，爭取領(lǐng)導支持。領(lǐng)導對文書檔案工作不夠重視，絕大部分是因為缺乏檔案管理意識，沒有意識到其重要性，對文書管理工作缺乏關(guān)注，而要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識。因此，要采取積極有效的措施，通過各種宣傳方式大力宣傳文書檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導及辦公人員的觀念。文書檔案工作人員要積極向領(lǐng)導匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導受觸動、受啟發(fā)；為領(lǐng)導提供檔案信息，努力做好檔案服務工作，使領(lǐng)導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導的關(guān)注和支持，從而給予更多的經(jīng)費投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進行。

積極引進和培養(yǎng)專業(yè)性人才，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員不但要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、踏實認真的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，還要有豐富的專業(yè)理論知識，尤其是要有現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法。所以，要加強對文書檔案管理工作人才的引進和培養(yǎng)。

在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定文書檔案管理基礎(chǔ)知識，并且具備了與單位要求相關(guān)的知識和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對于那些有專門文書檔案管理人員的單位來講，要通過定期培訓和考核制度來提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。同時，還應要求本單位文書檔案管理工作者要嚴格遵守工作規(guī)范，對文件資料要嚴格按照標準化流程處理。只有這樣，才能做好新時期的文件檔案管理工作。

規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作，確保檔案的美觀性和完整性。在文書檔案管理的實際工作中，要對文件資料的美觀性進行嚴格把關(guān)，嚴格按照國標，規(guī)范文件資料檔案的收集和整理。同時，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，做到具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度卷，提高檔案利用的效率和效果。

在歸檔工作中，既要注意掌握重點，分清主次，嚴守全卷宗的關(guān)口，不該歸檔的文件不能混入；又要注意防止應歸檔文件的散失，特別是在立卷中，要把同類并具有聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定和銷毀。

促進檔案信息化建設(shè)，提高工作效率。紙質(zhì)檔案的分類和整理工作繁瑣、強度大，如果利用計算機來整理文件，則可以收到事半功倍的效果。

檔案管理數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，也要積極促進文書檔案信息化的建設(shè)，將文書檔案通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)、信息化操作融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。曾經(jīng)查閱檔案必須到檔案室，而檔案信息化、網(wǎng)絡化建設(shè)完成后，就可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽和訪問，將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用的服務質(zhì)量。

如今，新的文書檔案數(shù)量快速增多，檔案信息化管理迫在眉睫，所以應該抓住機遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學推動電子文件歸檔工作；在人員管理上，要積極提高檔案管理人員的檔案信息化素質(zhì)和檔案管理工作者的知識水平，文書檔案管理人員要結(jié)合本職崗位，邊學習邊操作，努力使自己成為綜合型文書檔案管理人才。

文書檔案管理是衡量單位管理水平的重要標準，是檔案存在的基礎(chǔ)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響檔案的真實性與完整性。所以還要積極運用先進技術(shù)和手段，進一步提高工作的技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中解脫出來，實現(xiàn)檔案管理人員對文件檔案資料的自動管理，提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。