新時期職業(yè)院校人事工資檔案管理探究

杜 娟

（山東科技職業(yè)學院，山東 濰坊 261053）

工資涉及到每個人的切身利益，而人事工資檔案更尤為重要，在工資調整、干部提拔、退休審批等方面都具有不可替代的作用。而隨著我國職業(yè)院校人事管理制度的不斷完善，人事工資檔案管理工作出現(xiàn)了不少新情況和新問題，像管理技術手段落后，管理人員綜合素質能力不高等。這些問題的出現(xiàn)降低了檔案管理工作的效率，阻礙了職業(yè)院校人事工作的發(fā)展。所以在新時期的背景下，怎樣將人事工資檔案管理工作優(yōu)化，提高工作效率，促進職業(yè)院校人事工作發(fā)展，成為當前職業(yè)院校人事工作研究的問題。

1 職業(yè)院校人事工資檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理技術方面

目前，隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，人事工資管理系統(tǒng)逐漸被開發(fā)利用，但技術創(chuàng)新意識與實際工作存在著許多不合理的情況，在使用過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，導致數(shù)據(jù)信息不準確，而不能很好的促進人事工作，所以在我國的職業(yè)院校中，還有一大部分學校未使用人事工資檔案管理信息系統(tǒng)，沒有建立相關的信息化數(shù)據(jù)庫。在實際工作中，他們在核定、調整工資和管理、查閱、校對檔案時還是使用傳統(tǒng)的手工方式來進行工作，在核定、調整工資時若人數(shù)較少利用手工操作還可以，若遇到人員較多的單位，手工操作也會導致信息和數(shù)據(jù)的不準確，出現(xiàn)紕漏，因此落后的手段會導致人事工資檔案管理工作的效率不高，阻礙了職業(yè)院校人事工作的發(fā)展。

1.2 管理人員綜合素質方面

人事工資管理是一項重要復雜的工作，要求管理人員要具有較強的業(yè)務素質和專業(yè)技能，在檔案信息和政策運用方面要具有歸納整合能力。然而就從職業(yè)院校當前的發(fā)展趨勢來看，現(xiàn)在缺少這樣的高精尖專業(yè)技術人才。在某些職業(yè)院校，在配備管理人員時重視程度不高，人員流動性較大，還有不少人員是兼任的，承擔多項工作，而不能很好針對人事工資工作進行深入研究。而管理人員對相關政策的掌握不到位等，導致對檔案信息不能準確的確認，更不能靈活運用政策，這樣就容易造成在人事工資檔案管理時出現(xiàn)錯誤，不能確保工資的準確性。

1.3 人事檔案信息不全面

由于受到多方面因素的影響，人事檔案中的信息會經常出現(xiàn)與實際情況不一致的現(xiàn)象，例如，出生時間和參加工作時間不相符的情況，由于個人對檔案重視程度不高，取得新學歷后沒有及時將學籍材料入檔，級別調整后沒有將任免表入檔等，使人員信息不是最新狀態(tài)。由于這些關鍵指標的影響，會造成職工工資與實際情況不符，不僅在職工個人薪酬待遇方面產生較大影響，也會在其后續(xù)工作，如報考研究生、博士生、職務晉升、調動、個人公正等方面埋下較大隱患，阻礙了檔案信息使用價值的有效發(fā)揮。

2 新時期職業(yè)院校人事工資檔案管理建議

2.1 建立人事工資檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化信息技術在各行各業(yè)得到廣泛應用，職業(yè)院校也應要樹立人事工資檔案信息化管理的理念，要意識到人事工資檔案信息化管理的重要性，要善于運用互聯(lián)網技術和信息化手段，結合工作實際有效地來開展工作。對于人事工資檔案管理系統(tǒng)，職業(yè)院?？梢愿鶕?jù)單位實際情況，開發(fā)設計適合本單位的人事工資管理軟件，也可以購買這類軟件。在人事管理過程中，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)分析，幫助人事管理人員在工資調整、新入職職工工資核定、績效工資核算、退休人員待遇核定等方面自動生成，使工資檔案管理工作更高效更快捷，減少因人工操作可能帶來的失誤，從而提高工作效率。

2.2 提高管理人員的綜合素質

管理人員的綜合素質會直接影響到人事工資檔案管理的效果，因此，需要提高管理人員的綜合素質。新時期背景下，職業(yè)院校要充分利用現(xiàn)代化科學方式進行人事工資檔案管理，需要管理人員熟練掌握信息化操作技能，以便能更快捷地工作。管理人員應加大學習交流，積極補充專業(yè)知識，更新知識結構，拓寬專業(yè)技能知識面，優(yōu)化自身的專業(yè)知識，達到工資檔案管理的標準化要求。管理人員還應改變傳統(tǒng)的人事工資檔案管理理念，學習先進的管理理念，以便能更好的促進職業(yè)院校人事工作發(fā)展。除此之外，管理人員還應提升服務意識，以便能更好地服務于教職員工。

2.3 重視人事信息數(shù)據(jù)更新管理，提高人事工資管理水平

高職院校管理人員除了要完成日常管理工作外，還應該對人事信息數(shù)據(jù)及時收集更新，并且做好相應的記錄。這些數(shù)據(jù)資料為工資關鍵指標，與教職工的待遇密切相關，管理人員應具有認真負責的態(tài)度，對材料加以辨別，將確認后的數(shù)據(jù)及時收集記錄，隨時更新，使人事檔案使用價值發(fā)揮真正的作用。對于人事工資中的歷史數(shù)據(jù)也要隨工資的變動做好數(shù)據(jù)的記錄和維護管理工作，確保工資的準確性和規(guī)范性。在我國，大部分職業(yè)院校的性質為事業(yè)單位，工資與人事信息密切相關，只有做好人事信息數(shù)據(jù)收集和管理工作，才能提高檔案信息利用價值，避免問題的出現(xiàn)，保證工資的準確性。

3 結語

總之，新時期下的職業(yè)院校工資檔案管理工作應緊跟時代潮流，職業(yè)院校管理人員應從實際出發(fā)，加強對工資檔案管理工作的重視，積極探索創(chuàng)新職業(yè)院校工資檔案管理新途徑，妥善處理工作中的問題，有效提高人事工資檔案管理工作效率和管理人員綜合素質，積極推動職業(yè)院校人事檔案信息的管理和利用，促進職業(yè)院校人事工作發(fā)展。