行政機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

丁文玉

（惠民縣法律援助中心，山東 濱州 251700）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)行政機(jī)關(guān)的發(fā)展提出了更高的要求，行政機(jī)關(guān)要滿足國(guó)家發(fā)展的需求就需要進(jìn)一步進(jìn)行改革發(fā)展。而在行政機(jī)關(guān)改革和發(fā)展的過(guò)程中，因檔案管理涉及的內(nèi)容比較繁雜，同時(shí)又對(duì)行政機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展具有極其重要的作用，加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案管理工作的改革，讓其變得更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)就顯得尤為重要。為保證行政機(jī)關(guān)改革工作的順利進(jìn)行，加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為必要環(huán)節(jié)。

1 行政機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

行政機(jī)關(guān)檔案指的是機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)工作形成的真實(shí)記錄，工作人員參考這些工作記錄可以預(yù)測(cè)今后開展工作的方向，并從中借鑒工作方法和經(jīng)驗(yàn)，維持國(guó)家政策的施行和社會(huì)秩序，保持國(guó)家決策的有效性、連續(xù)性，起著不可替代的憑證作用。換言之，行政機(jī)關(guān)檔案是原始記錄，如實(shí)反映行政機(jī)關(guān)在實(shí)際工作中的艱辛和取得的成果，對(duì)科學(xué)開展行政機(jī)關(guān)工作有重要意義，通過(guò)完整的檔案可以了解行政機(jī)關(guān)工作的基本發(fā)展脈絡(luò)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，是寶貴的信息資源。當(dāng)然，行政機(jī)關(guān)檔案的重要價(jià)值在于挖掘及利用檔案信息的效益，只有規(guī)范管理檔案，才能做好信息挖掘利用工作，體現(xiàn)行政機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。行政機(jī)關(guān)檔案工作者研究檔案管理的規(guī)范化建設(shè)不但有助于行政機(jī)關(guān)完善記錄、有效運(yùn)轉(zhuǎn)，還為充實(shí)館藏檔案資料打下基礎(chǔ)，為國(guó)家積累檔案財(cái)富，為人們提供原始憑證，為行政機(jī)關(guān)提高檔案管理水平、建設(shè)和諧社會(huì)提供有效服務(wù)。特別是隨著行政機(jī)關(guān)工作任務(wù)日益繁重，規(guī)范化的檔案管理是行政機(jī)關(guān)提高工作質(zhì)量的重要保障。

2 行政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問(wèn)題

1）重視程度不足。行政機(jī)關(guān)在進(jìn)行改革和發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為各級(jí)行政機(jī)關(guān)的改革和發(fā)展提供有力的保障。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，部分行政機(jī)關(guān)未能及時(shí)地認(rèn)識(shí)到檔案管理建設(shè)的重要性，始終將經(jīng)濟(jì)效益放在工作的首位，忽略了檔案管理對(duì)行政機(jī)關(guān)工作的優(yōu)化和管理作用，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重視程度不足，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的持續(xù)推進(jìn)。

2）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)?，F(xiàn)階段從事機(jī)關(guān)檔案管理的人員大多年齡偏大，對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)能力不能適應(yīng)當(dāng)前多變的工作需要，對(duì)復(fù)雜歸檔資料不能進(jìn)行準(zhǔn)確地甄別和篩選，對(duì)一般性工作和重點(diǎn)工作區(qū)分不清，保管期限劃分不明，造成各單位的案卷數(shù)量逐年遞增、信息冗雜，許多機(jī)關(guān)檔案“只進(jìn)不出，卷滿為患”。

3）歸檔載體單一、內(nèi)容單一。目前機(jī)關(guān)檔案主要以各單位的文書檔案為主，缺少對(duì)重大活動(dòng)、重要會(huì)議文字音像資料的收集。檔案的分類簡(jiǎn)單，內(nèi)容不全，除了能夠反映本單位主要活動(dòng)的文書檔案以外，缺少突出地方特色、反映某一專業(yè)領(lǐng)域的專門檔案。

4）檔案管理手段和方式落后，檔案利用率低。在實(shí)際工作中，部分行政機(jī)關(guān)檔案管理和利用還處于原始的手工模式，大多沒(méi)有使用現(xiàn)代信息技術(shù)，僅僅只能實(shí)現(xiàn)歸檔文件目錄的電子化，而對(duì)于檔案的整理歸類、查詢利用仍靠人工來(lái)完成，造成機(jī)關(guān)檔案管理者重復(fù)性工作多，工作效率相對(duì)較低，查檔人員也很難在短時(shí)間內(nèi)檢索到大量相關(guān)度高的檔案資料。

3 提高機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的策略

1）完善處理系統(tǒng)，重視文件處理。要改變行政單位的檔案處理模式首先需要加強(qiáng)檔案處理宣傳作業(yè)，詳細(xì)講解檔案處理的相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)，使單位領(lǐng)導(dǎo)和處理人員處處留心檔案處理、管理等各項(xiàng)作業(yè)的內(nèi)容。弄清、搞懂不同文件的重要性區(qū)別。不同的行政單位還應(yīng)根據(jù)自身展開情況擬定相對(duì)完好的檔案處理制度。它將處理職責(zé)分為個(gè)人，并守時(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)未能實(shí)行該系統(tǒng)的人員處以相應(yīng)的處罰。

2）增加投資資金，改善處理環(huán)境。在單位領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案處理作業(yè)的另一方面，還必須增加檔案處理設(shè)備的資金投入，通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理設(shè)備和系統(tǒng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的互聯(lián)互通，實(shí)時(shí)更新和管理，有效改善管理人員的辦公環(huán)境，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。并改善信息的信息處理，裝備計(jì)算機(jī)和實(shí)施網(wǎng)絡(luò)文件處理。

3）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理處理人才。行政單位還必須重視檔案管理、檔案處理人才隊(duì)伍的建造，培養(yǎng)一支專業(yè)的處理人才隊(duì)伍是必要的。該單位還必須守時(shí)展開檔案專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練，使他們了解檔案處理的重要性，并使檔案處理技術(shù)的展開一直保持最新狀態(tài)。把握，一直運(yùn)用最先進(jìn)科學(xué)的方法加強(qiáng)檔案管理。一同，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期培訓(xùn)，同時(shí)建立管理制度，明確崗位職責(zé)，不要捉弄命運(yùn)，真實(shí)全心投入檔案處理工作。在人員轉(zhuǎn)移和調(diào)動(dòng)方面，該單位還需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才以及信息管理人才，優(yōu)化單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，從而提高檔案管理水平。

4）加快文件處理“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化進(jìn)程。完成科學(xué)，現(xiàn)代的檔案處理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案處理的現(xiàn)代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，建立高效的信息管理系統(tǒng)，及時(shí)精確地導(dǎo)入文件信息，完成文件處理的自動(dòng)化和電子化處理，提高文件檢索效率。

5）檔案管理制度規(guī)范化。完備的制度是機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化運(yùn)行的保障，機(jī)關(guān)檔案管理制度建設(shè)可從下面三個(gè)管理制度來(lái)著手：一是檔案管理職責(zé)類制度。職責(zé)分為組織機(jī)構(gòu)職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和檔案工作人員職責(zé)，這一制度可以通過(guò)明確崗位的職責(zé)來(lái)實(shí)現(xiàn)。明確行政機(jī)關(guān)分管檔案工作廳領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、辦公室檔案管理工作的職責(zé)、辦公室專職檔案員和各處室兼職檔案員工作職責(zé)。二是檔案工作環(huán)節(jié)制度。根據(jù)工作實(shí)際，制定適合行政機(jī)關(guān)的檔案歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度、保密制度、銷毀制度、移交制度。三是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度。為行政機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化提供了有力保障，也為司法行政機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度頂層設(shè)計(jì)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

6）檔案資源利用規(guī)范化。檔案資源的利用情況可以反映規(guī)范化管理的程度，也可以檢驗(yàn)出機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化問(wèn)題。機(jī)關(guān)檔案歸檔完整、檢索系統(tǒng)的建立、存量檔案的數(shù)字化程度、檔案資源的編研成果都是檔案資源利用的制約因素。在建立健全檢索系統(tǒng)上，檔案查詢系統(tǒng)主要包括日常查考的元數(shù)據(jù)檢索和面向編研的全文檢索。要建立起這兩大查詢檢索系統(tǒng)，離不開檔案文件屬性的健全、檔案管理屬性的健全、內(nèi)容屬性的健全，離不開檔案的全文數(shù)字化，這正好與機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化融合。在開展機(jī)關(guān)檔案資源編研，編寫資料匯編上，既要注重內(nèi)容和形式的創(chuàng)新，也要體現(xiàn)出本機(jī)關(guān)專業(yè)的特點(diǎn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，行政機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)檔案工作高效化的基礎(chǔ)、前提，檔案工作者務(wù)必要正確認(rèn)識(shí)檔案管理情況，促使檔案管理工作越來(lái)越規(guī)范，不斷深化機(jī)關(guān)檔案管理改革，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，為行政機(jī)關(guān)高效履職提供可靠支撐。