簡(jiǎn)析建設(shè)工程檔案管理的重要作用及其規(guī)范化

鐘潤(rùn)林

（深圳市寶安區(qū)建設(shè)工程造價(jià)管理站，廣東 深圳 518000）

建設(shè)工程在前期的發(fā)展過(guò)程中存在著盲目追求經(jīng)濟(jì)效益，但是由于在特殊歷史時(shí)期獲得了改革紅利加持，因此建設(shè)工程也均取得了較快的發(fā)展及進(jìn)步，不僅使得建筑行業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱之一。檔案管理是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展戰(zhàn)略的重要前提和基礎(chǔ)，雖然很多建設(shè)工程管理層也逐步重視檔案管理工作，但是在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中卻存在著諸多問(wèn)題，只有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化運(yùn)作的重要性，并針對(duì)管理中存在的突出性問(wèn)題進(jìn)行深入探討，才能提出具有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，對(duì)建設(shè)工程的長(zhǎng)效可持續(xù)性發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

1 建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)

建設(shè)工程檔案管理規(guī)范化，對(duì)于資料管控有著更強(qiáng)的事前預(yù)測(cè)與調(diào)整，是現(xiàn)代建設(shè)工程現(xiàn)代化發(fā)展道路上必不可少的手段與措施。首先，檔案管理可以更好地分析建設(shè)工程發(fā)展形勢(shì)，并結(jié)合市場(chǎng)變化趨勢(shì)制定科學(xué)化的目標(biāo)，同時(shí)檔案管理可以對(duì)建設(shè)工程目標(biāo)的制定進(jìn)行分步驟完成，對(duì)于每一個(gè)步驟所完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)都有明確的規(guī)定，同時(shí)也對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)采取了相應(yīng)的防范措施，控制了建設(shè)工程的檔案流動(dòng)，提升了建設(shè)工程的自管能力[2]。

首先，建設(shè)工程以往的檔案管理，需要各個(gè)部門和各個(gè)環(huán)節(jié)分別制定方案和發(fā)展策略，但是由于對(duì)于檔案需求以及檔案使用的不同，部門之間的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)有很大差異性，而規(guī)范化的檔案管理可以打通建設(shè)工程中各個(gè)部門的隔閡與阻礙，讓檔案系統(tǒng)能夠更加順暢地進(jìn)行信息與資源共享，并將檔案管理中所涉及的一系列問(wèn)題都考慮其中，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理化分配以及合理化規(guī)劃使用。其次，建設(shè)工程的檔案管理整合并不是“一蹴而就”就能完善的工作任務(wù)，而是需要在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中找到問(wèn)題根源，而實(shí)行規(guī)范化檔案管理優(yōu)化，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的快速運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)于提高建設(shè)工程的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量具有重要的意義和作用。

2 建設(shè)工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

2.1 檔案管理規(guī)章制度缺乏細(xì)節(jié)性

現(xiàn)階段大部分建設(shè)工程檔案管理方面都是執(zhí)行相關(guān)國(guó)家的框架性法律法規(guī)，同時(shí)會(huì)根據(jù)工程的實(shí)際情況以及運(yùn)行特點(diǎn)建立不同的規(guī)章制度，但是總體而言，規(guī)章制度缺乏細(xì)節(jié)性。很多建設(shè)工程明確了檔案以及檔案的使用流程，但是框架較為粗獷，沒(méi)有明確使用細(xì)節(jié)以及特殊情況。檔案編制既是對(duì)以往檔案數(shù)據(jù)的總結(jié)，同時(shí)也是今后檔案使用分析的依據(jù)。但是很多建設(shè)工程在思想層面并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案項(xiàng)目編制的重要性，往往是為了應(yīng)付檢查，以“走馬觀花”的形式進(jìn)行編制，如果項(xiàng)目編制缺乏具體性，那么只是在原有的工作上徒增了一樣無(wú)效又無(wú)用的工作內(nèi)容，而且今后的檔案管理也缺乏統(tǒng)一性，很容易造成問(wèn)題。最主要的是當(dāng)前很多建設(shè)工程仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理辦法，甚至出現(xiàn)隨意修改、涂改等現(xiàn)象，檔案報(bào)表與學(xué)校的檔案規(guī)劃出現(xiàn)了嚴(yán)重不符[3]。

2.2 建設(shè)工程檔案管理缺乏可執(zhí)行性

建設(shè)工程的檔案管理使用上存在著隨性較強(qiáng)的問(wèn)題，很多建設(shè)工程都建立了相應(yīng)的檔案管理評(píng)價(jià)體系，但是由于上述所說(shuō)的原因，檔案管理具有一定的問(wèn)題，因此管理評(píng)價(jià)體系也不能客觀的對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。建設(shè)工程檔案沒(méi)有充分發(fā)揮自身的價(jià)值，檔案管理方式過(guò)于陳舊，而相關(guān)記錄體系又不能完全反映問(wèn)題，使得在整個(gè)監(jiān)管過(guò)程中缺乏客觀性及透明性。評(píng)價(jià)體系的建立是為了更好地讓自己進(jìn)行合理分配，但是由于上述問(wèn)題導(dǎo)致了評(píng)價(jià)體系不能更好運(yùn)轉(zhuǎn)，沒(méi)能根據(jù)實(shí)際檔案使用情況進(jìn)行分析，對(duì)于未來(lái)的檔案使用也無(wú)法做到客觀、科學(xué)、完善的改進(jìn)評(píng)估。

3 新形勢(shì)下建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化策略探析

3.1 完善檔案管理部門，落實(shí)規(guī)范化管理措施

檔案規(guī)范化管理必須從建設(shè)工程的實(shí)際出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行深化改革，完善檔案管理部門，并改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，不僅要管理層加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，同時(shí)也要讓基層工作人員提高思想認(rèn)知。工程各部門對(duì)于自身工作的各個(gè)環(huán)節(jié)要深入探討和分析，針對(duì)日常的檔案管理以及自身訴求要進(jìn)行充分討論，并與建設(shè)工程的檔案管理部門進(jìn)行對(duì)接，充分落實(shí)規(guī)范化管理措施。建設(shè)工程當(dāng)前檔案管理規(guī)范化過(guò)程中存在問(wèn)題并非短期內(nèi)所形成的，因此解決之道也并不能操之過(guò)急，而是要站在更高的角度建立檔案細(xì)化管理方案，注重建設(shè)工程檔案管理模式的可行性發(fā)展。在檔案管理細(xì)化方案的謀劃過(guò)程中，應(yīng)秉承科學(xué)謹(jǐn)慎態(tài)度，不僅要滿足當(dāng)前的工作需要，同時(shí)也要以探索的角度進(jìn)行“未雨綢繆”的戰(zhàn)略布局。同時(shí)規(guī)范化檔案管理方案并不是采用一刀切的方式進(jìn)行削減，要充分結(jié)合當(dāng)前建設(shè)工程中的檔案管理問(wèn)題和弊病，建立中遠(yuǎn)期的改進(jìn)目標(biāo)，以循序漸進(jìn)的方式改進(jìn)檔案管理中的不良遺留問(wèn)題，一步一個(gè)腳印地向前推進(jìn)[4]。

3.2 增強(qiáng)客觀認(rèn)識(shí)，提升對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視

要想全面提高建設(shè)工程對(duì)于檔案規(guī)范化管理的重視程度，必須在思想層面提高認(rèn)識(shí)建議管理者，首先提高全面管理的客觀認(rèn)知，并將其作為建設(shè)工程發(fā)展的重要文化之一，管理層要充分發(fā)揮自身的帶頭作用，并將這種思想由下而上的進(jìn)行傳遞，才能讓檔案管理貫徹到整個(gè)建設(shè)工程，并讓建設(shè)工程內(nèi)的員工對(duì)自身的崗位職責(zé)更加明確，也使得檔案管理能夠充分的細(xì)化。很多基層員工會(huì)簡(jiǎn)單地認(rèn)為，檔案管理就是行政任務(wù)的一種，其實(shí)這種想法簡(jiǎn)單且片面，相關(guān)管理層人員要將檔案管理的精神思想進(jìn)行有效傳遞，在條件的允許下，可以聘請(qǐng)相關(guān)的專家進(jìn)行講座，以更加專業(yè)的表達(dá)方式向基層員工傳遞檔案規(guī)范化管理的重要性，并將建設(shè)工程發(fā)展與員工利益分析清楚，讓員工充分認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理對(duì)于自身的益處，這樣可以更好地激發(fā)全體員工細(xì)化自身責(zé)任的積極性，讓檔案管理開(kāi)展更加平穩(wěn)順暢。

3.3 靈活利用現(xiàn)代數(shù)字檔案，提升管理策略

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案開(kāi)發(fā)主要依托于網(wǎng)絡(luò)，并結(jié)合當(dāng)前的計(jì)算機(jī)及手機(jī)等各類移動(dòng)終端，打破了信息資源的時(shí)間與空間限制，為不同的需求群體提供了更便利信息傳播途徑，同時(shí)也能根據(jù)媒體技術(shù)將檔案進(jìn)行不同類別之間的轉(zhuǎn)換，讓檔案資源充分發(fā)揮自身的社會(huì)價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。新時(shí)代的建設(shè)工程，檔案群體的需求變化是檔案開(kāi)發(fā)的變革基礎(chǔ)，很多用戶群體越來(lái)越需要多元化的檔案資源，并在此基礎(chǔ)上形成了不同的瀏覽方式、打開(kāi)方式。首先，數(shù)字化的檔案在獲取環(huán)節(jié)更加便捷，不再使用傳統(tǒng)的信息載體，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)平臺(tái)進(jìn)行及時(shí)傳遞，加上當(dāng)前大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算的廣泛應(yīng)用，使得用戶群體的查找更加便捷和精準(zhǔn)。其次當(dāng)前用戶的信息需求更加多元化，利用電腦進(jìn)行信息搜尋，所以碎片化的信息需求量在不斷增大，需要搜索和檢索要更加精準(zhǔn)，甚至還要求建設(shè)工程檔案開(kāi)發(fā)自動(dòng)屏蔽一些無(wú)效信息，因此檔案的開(kāi)發(fā)必然由單向性向多樣性轉(zhuǎn)變。

3.4 注重專業(yè)化人才的培養(yǎng)，做好人才儲(chǔ)備工作

由于當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的快速發(fā)展，很多工作都與互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)行業(yè)產(chǎn)生了千絲萬(wàn)縷聯(lián)系，建設(shè)工程檔案管理也應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展形態(tài)進(jìn)行自我創(chuàng)新和變革，強(qiáng)調(diào)檔案管理的信息化技術(shù)融合。信息技術(shù)屬于單獨(dú)的學(xué)和與建設(shè)工程檔案管理有著一定的差異性，而當(dāng)前的建設(shè)工程檔案管理人員并不具備這樣的技能，因此應(yīng)注重人才的培訓(xùn)，建議建設(shè)工程聘請(qǐng)相關(guān)的教師以及專家，定期為檔案人員進(jìn)行教學(xué)培訓(xùn)，并結(jié)合當(dāng)前檔案細(xì)化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行討論分析，既要在一定程度上提高建設(shè)工程檔案人員的檔案技能，同時(shí)也要深入學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)思維，注重網(wǎng)絡(luò)化技能的使用，降低傳統(tǒng)檔案工作的弊端。同時(shí)，還要注重人才的引進(jìn)，既可以向社會(huì)進(jìn)行招聘，也可以從建設(shè)工程計(jì)算機(jī)專業(yè)進(jìn)行定向培養(yǎng)，打造自己的人才儲(chǔ)備庫(kù)，為建設(shè)工程的檔案細(xì)化做好準(zhǔn)備工作。

3.5 完善應(yīng)急保障機(jī)制，倡導(dǎo)績(jī)效考核管理手段

建設(shè)工程的檔案規(guī)范化管理關(guān)系到工程的運(yùn)行質(zhì)量，因此要建立完善的應(yīng)急保障機(jī)制，對(duì)于各項(xiàng)檔案的使用要做到?？顚Ｓ?，強(qiáng)調(diào)預(yù)算檔案的可執(zhí)行性，同時(shí)通過(guò)檔案管理評(píng)價(jià)體系，對(duì)檔案加強(qiáng)信息監(jiān)管，注重檔案系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制。同時(shí)也要讓檔案建立體系更加透明，接受全員監(jiān)管，充分利用信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案防護(hù)。另外，為了更好地激發(fā)檔案人員的工作熱情，應(yīng)將檔案規(guī)范化管理作為一項(xiàng)重要的考核手段，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，在規(guī)范化管理方面表現(xiàn)優(yōu)異的員工，要有一定的物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，并為員工提供快速晉升渠道，為員工打造公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，也是為建設(shè)工程的檔案規(guī)范化管理不斷的選拔人才。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前建設(shè)工程的檔案運(yùn)行過(guò)程中，不能再以粗獷的方式進(jìn)行管理，要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化分析。面對(duì)當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題及不足，應(yīng)有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)，通過(guò)完善檔案管理部門、落實(shí)規(guī)范化管理措施，并凸顯檔案編制的可執(zhí)行性，做好專業(yè)人才的培養(yǎng)及儲(chǔ)備，建立長(zhǎng)期性的經(jīng)濟(jì)化管理運(yùn)作模式規(guī)劃，為建設(shè)工程的檔案平穩(wěn)、安全運(yùn)行打好基礎(chǔ)。