事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

王海燕

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區(qū)公共資源交易綜合服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

事業(yè)單位辦公室工作具有較強的綜合性特點，辦公室檔案管理工作相對繁瑣，但辦公室檔案作為事業(yè)單位檔案的重要組成部分，其涉及的內容較多，因此在實際工作中要重視優(yōu)化和創(chuàng)新，全面提高管理工作的整體水平，使辦公室檔案管理工作能夠與新時代的發(fā)展需求相適應，重視新理念、新模式和先進技術的應用，不斷推進工作的創(chuàng)新，以此來為辦公室檔案管理工作夯實基礎，實現(xiàn)辦公室檔案的有效利用，為事業(yè)單位的健康、有序發(fā)展打下堅實的基礎。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的原則

1.1 規(guī)范靈活

由于辦公室檔案在事業(yè)單位發(fā)展中具有非常重要的作用，因此在辦公室檔案管理工作開展過程中，對其管理的規(guī)范性和標準性具有較高的要求，具體要嚴格按照國家相關法律法規(guī)和標準，還要遵循相應的規(guī)章制度，這也體現(xiàn)出辦公室檔案管理工作規(guī)范性。在實際辦公室檔案管理工作中，由于每個單位都具有自身的獨特性，因此需要結合自身的性質和特點來制定相應的辦公室檔案管理制度，并積極構建完善的檔案管理工作體系，使其與自身的實際情況相符合，增強辦公室檔案管理工作靈活性。

1.2 權責職責兼顧

辦公室檔案管理工作實施過程中，需要明確檔案管理人員的具體的職責，并確保將具體責任落實到每一個人，全面提高檔案管理工作的管理水平。在實際工作中，對于事業(yè)單位領導者，也需要明確自己的權責范圍，加強對辦公室檔案管理工作的重視，并強化日常檢查和指導工作。另外，還要結合單位的具體情況來制定辦公室檔案管理的具體目標，以此來促進事業(yè)單位辦公室檔案管理工作水平的提升。

1.3 制定與執(zhí)行并重

在辦公室檔案管理工作中，宜嚴格按照具體的法律要求和相關標準進行，而且要確保制度的嚴格執(zhí)行。在具體規(guī)定和條款執(zhí)行過程中，宜以單位的具體情況作為出發(fā)點和立足點，針對執(zhí)行方法進行適當調整，確保執(zhí)行工作的靈活性和變通性。因此事業(yè)單位還需要根據自身的情況來制定切實可行的辦公室檔案管理制度體系，為辦公室檔案管理工作的有序開展提供制度保障。

1.4 動態(tài)與靜態(tài)結合

即基于制度下并與當前時代發(fā)展潮流相結合，積極對辦公室檔案管理工作進行調整和創(chuàng)新。嚴格按照具體的制度來開展工作，并積極對檔案管理工作的方式和管理體制進行調整，使其與時代發(fā)展步伐相符，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1 創(chuàng)新管理理念

在辦公室檔案管理工作中，要求單位領導和檔案管理人員都要重視自身檔案管理理念的創(chuàng)新，并積極吸收和借鑒先進的管理理念，提高對辦公室檔案管理工作的重視。單位領導者要為辦公室檔案管理工作給予充足的人力、物力和財務支持。這樣以以先進的檔案管理理念為指引，做好檔案管理規(guī)劃設計，加快推進檔案基礎設施建設，全面提升辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為檔案信息作用的發(fā)揮提供重要的保障。

2.2 優(yōu)化檔案管理體系及流程

辦公室檔案管理水平的提升離不開完善的管理體系和規(guī)范的管理流程。因此在實際工作開展過程中，需要加快構建科學合理的檔案管理體系，并結合單位的具體情況，全面提升檔案管理流程的標準化水平。一直以來辦公室檔案管理工作存在較強的隨意性，這必然會對辦公室檔案管理工作的有序開展帶來較大的影響。因此需要制定區(qū)域間的統(tǒng)一標準，并建立健全辦公室檔案管理制度，以統(tǒng)一和標準的制度為約束，實現(xiàn)辦公室檔案的規(guī)范化管理。

2.3 加強檔案資源建設

資源建設是辦公室檔案管理工作較為重要的一項內容，在當前辦公室檔案資源建設工作開展過程中，需要以檔案信息化建設作為前提和基礎，做好紙質檔案信息的整理工作，全面提升檔案信息的數(shù)字化水平，具體要求紙質檔案與數(shù)字檔案要保持一致性和統(tǒng)一性，為后續(xù)查閱和使用提供更多的便利。同時還要建立檔案數(shù)據庫，具體要根據檔案類別、作用和時間等要素實現(xiàn)檔案信息的分類成庫，為辦公室檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件，加快推進檔案信息的一體化和網絡化管理進程。

2.4 構建檔案管理信息化系統(tǒng)

在當前信息化時代背景下，為了提高檔案管理工作的信息化水平，將信息技術與辦公室檔案管理工作相結合，構建檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息管理工作效率，而且檔案管理工作也能夠與時代發(fā)展需求更具相符性。通過利用信息技術來構建檔案管理信息化平臺，實現(xiàn)對電子檔案的有效存儲和高效管理。并通過配備完善的軟硬件設施，為檔案信息系統(tǒng)的建立創(chuàng)造良好的條件。而且在保證檔案信息安全的基礎上，還需要借助于檔案管理信息化系統(tǒng)來開發(fā)檔案信息檢索模塊，實現(xiàn)檔案信息的高效檢索和利用，更好地發(fā)揮出事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的效能。

2.5 重視檔案的保密性與安全性

事業(yè)單位辦公室檔案涉及內容十分廣泛，因此在檔案管理工作中需要重視檔案的保密性和安全性，并制定具體的安全防范措施和保密制度，針對具有保密要求的檔案信息需要加大管控力度，不僅要嚴格規(guī)范檔案信息的查閱，同時也不允許檔案信息外借。對于檔案查閱人員，需要嚴格對查閱過程中的行為進行管控。由于檔案信息會錄入到檔案信息系統(tǒng)中，因此對于檔案調閱要實行登記制度。對于具有保密要求的檔案信息，在信息庫中宜進行加密處理，嚴格對借閱人進行審查，并利用電子監(jiān)控系統(tǒng)加大對檔案信息的監(jiān)控保護，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。

3 結束語

由于檔案管理工作直接關系到事業(yè)單位各項工作的有序開展，特別是辦公室檔案信息涵蓋內容較多，更需要對其管理工作給予高度重視。事業(yè)單位通過重視辦公室檔案管理工作，并采取有效的措施來促進檔案管理工作的優(yōu)化，全面提升檔案管理工作效率和質量。通過應用先進的技術手段，可以獲取更為準確和可靠的檔案信息，全面提高辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)化和網絡化水平。而且通過優(yōu)化管理方式和方法，使辦公室檔案信息充分地發(fā)揮其實際效用，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供積極的促進作用。