探析提高辦公室檔案管理工作的優(yōu)化

簡(jiǎn)遠(yuǎn)征

（中共龍巖市永定區(qū)委辦公室，福建 龍巖 364100）

辦公室的檔案管理工作，在單位的日常工作中占據(jù)著重要的地位，為了能夠高效地開(kāi)展檔案管理工作，需要有關(guān)部門能夠通過(guò)信息服務(wù)技術(shù)，針對(duì)檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行處理。工作人員要通過(guò)現(xiàn)代化管理的方式，來(lái)完善辦公室檔案管理系統(tǒng)，為辦公室檔案管理工作提出完善的發(fā)展建議。

1 辦公室檔案管理工作優(yōu)化的意義

在單位的發(fā)展過(guò)程中，辦公室檔案管理工作在其中有著重要的地位，辦公室檔案是單位發(fā)展軌跡的載體，是單位領(lǐng)導(dǎo)安排下一步工作的重要依據(jù)。在檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，不僅能夠提升檔案管理工作水平，還能夠讓單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)單位情況進(jìn)行深入地了解，而且，科學(xué)有效的檔案管理工作能夠?qū)χ匾募纬煞浅：玫谋Ｗo(hù)，尤其是對(duì)電子資料的加密和儲(chǔ)蓄，良好的檔案管理工作，為其他工作的展開(kāi)提供了非常好的便利條件，在辦公室工作進(jìn)行中，其他部門工作人員對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，在傳統(tǒng)的檔案管理背景下就十分復(fù)雜，手續(xù)繁瑣，但是經(jīng)過(guò)改善之后，不僅能夠有效地提升對(duì)檔案信息調(diào)取和使用的效率，還能夠保證檔案資料的安全[1]。辦公室檔案是單位政策實(shí)施效果最直觀的反應(yīng)，所以檔案管理工作是非常重要的，對(duì)于單位工作有著非常重要的指導(dǎo)作用，隨著現(xiàn)在信息化技術(shù)不斷的發(fā)展，對(duì)于檔案的調(diào)取不像傳統(tǒng)的工作方式那樣，翻閱流程十分復(fù)雜，通過(guò)信息化設(shè)備，能夠?qū)n案以最快的速度呈現(xiàn)到工作人員的面前。

2 辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理體制不健全

單位辦公室檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中，需要辦公室人員有著非常強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，按照管理制度和相關(guān)流程，對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行收集和整理。為了能夠適應(yīng)新時(shí)代的辦公室檔案管理工作，需要對(duì)管理體制和管理流程進(jìn)行檔案的收集和整理，對(duì)于檔案管理體制要深入優(yōu)化，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對(duì)于檔案管理工作面對(duì)的形勢(shì)無(wú)法進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理工作沒(méi)有從單位的實(shí)際情況出發(fā)，管理信息不全面，對(duì)于辦公室的檔案管理工作手段還停留在紙質(zhì)檔案的階段，無(wú)法依據(jù)實(shí)際的工作要求對(duì)檔案的信息進(jìn)行收集和整理，在管理工作中沒(méi)有對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行合理地使用，許多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，只是對(duì)資糧進(jìn)行簡(jiǎn)單地收集，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的歸類，導(dǎo)致檔案數(shù)量一旦大量增加的話，其他部門的工作人員對(duì)檔案的利用效率非常低，對(duì)于單位來(lái)說(shuō)會(huì)影響工作的開(kāi)展。

2.2 硬件設(shè)備陳舊

許多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，許多工作人員沒(méi)有在辦公室使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏相應(yīng)的硬件支撐，在傳統(tǒng)的管理辦法中，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)促使信息技術(shù)不斷的完善，為了能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的完善和推進(jìn)，很多單位的辦公室管理工作都廣泛使用信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作效率，幫助單位能夠更加合理地利用數(shù)據(jù)信息[2]。硬件設(shè)備不斷地更新，是檔案管理技術(shù)手段更新的基礎(chǔ)，為了能夠提升辦公室檔案管理的信息化程度，優(yōu)化檔案管理的工作流程，就必須要保證設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量達(dá)到要求。

2.3 管理人員工作素質(zhì)達(dá)不到要求

工作人員的素質(zhì)決定著行業(yè)發(fā)展的速度，但是現(xiàn)在的單位辦公室檔案管理工作存在著管理人員能力素質(zhì)要求不足的現(xiàn)象，導(dǎo)致大量的辦公室管理人員在管理工作中出現(xiàn)紕漏[3]。而且許多檔案工作人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中，缺乏檔案的管理意識(shí)，對(duì)檔案資源不珍惜，導(dǎo)致檔案資源的閑置和流失，通過(guò)檔案管理人員的專門的介紹，其他部門的工作人員才能夠更快地找到自己所需要的資料。而且一些單位的檔案管理崗位并不是常設(shè)崗位，而是通過(guò)兼職的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)工作不上心，在整個(gè)單位中，檔案的管理工作邊緣化，當(dāng)產(chǎn)生突發(fā)狀況的時(shí)候，檔案管理工作人員可能會(huì)出現(xiàn)不在崗位上的情況，給單位造成損失，甚至是影響著其他部門工作的進(jìn)展。

3 辦公室管理工作具體優(yōu)化措施

3.1 檔案管理制度優(yōu)化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷地發(fā)展，辦公室檔案管理工作也面對(duì)著巨大的挑戰(zhàn)，為了能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁┲贫壬系闹С?，就必須建立健全檔案安全制度的建設(shè)，如果重要文件丟失，會(huì)給單位的工作帶來(lái)巨大的損失。所以，單位要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確的制度要求，在進(jìn)行管理的過(guò)程中才能夠“有法可依”。例如要保證單位的秘密文件在進(jìn)行調(diào)用的時(shí)候，對(duì)相關(guān)人員的身份一定要詳細(xì)審核，保證沒(méi)有任何問(wèn)題，一定要注意檔案內(nèi)容的保密，工作人員要提高保密自覺(jué)性。在檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，工作人員要堅(jiān)守主制度的底線，單位應(yīng)該制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲條例，來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行行為約束，對(duì)于工作完成好的要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于沒(méi)有達(dá)到要求的要進(jìn)行懲罰，才能夠有效地促進(jìn)檔案管理工作人員工作的積極性，而且單位中檔案管理崗位要常置，避免出現(xiàn)兼職現(xiàn)象造成的許多的問(wèn)題。

3.2 提升工作人員素質(zhì)

黨委辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文書檔案，包括常委會(huì)會(huì)議紀(jì)要、黨委文件等重要文字材料及證書、牌匾等實(shí)物檔案。提升管理人員的文書管理能力和安全意識(shí)，對(duì)于有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才單位要根據(jù)需要引進(jìn)，在平時(shí)的工作中要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，單位要從人才引進(jìn)和內(nèi)部選調(diào)兩個(gè)方面進(jìn)行入手，提升辦公室人員對(duì)檔案的優(yōu)化管理能力，提高工作效率。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，在進(jìn)行文書管理的工作中，管理人員要通過(guò)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和單位組織的培訓(xùn)，熟練地掌握信息管理技術(shù)，主要方式為視頻會(huì)議，專家講座等方式，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，還要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的績(jī)效制度落實(shí)，通過(guò)績(jī)效制度能夠幫助員工提升工作積極性，提高工作效率。

3.3 檔案信息化建設(shè)

辦公室檔案管理工作在進(jìn)行過(guò)程中，信息化是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，為了辦公室檔案管理工作的不斷推進(jìn)，首先需要減輕管理工作人員的工作壓力，為了能夠更快的處理和使用檔案信息，要在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行平臺(tái)的搭建，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)數(shù)字技術(shù)，能夠提升單位檔案的電算化，構(gòu)建新的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。通過(guò)辦公室共享檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，通過(guò)對(duì)成熟的電子政務(wù)體系的運(yùn)用，來(lái)推動(dòng)辦公室檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的不斷推進(jìn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，辦公室檔案管理的地位也在不斷地提升，在單位的日常工作中，檔案管理工作和其他部門的工作有著非常多的聯(lián)系，為了能夠提高辦公室檔案工作管理的水平，提升單位其他部門對(duì)于檔案的利用率，單位從員工的個(gè)人能力素質(zhì)出發(fā)，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的使用，打造現(xiàn)代化高效的檔案管理體系，為辦公室檔案管理工作質(zhì)量提升做出貢獻(xiàn)，檔案管理工作人員要通過(guò)學(xué)習(xí)提升個(gè)人能力素質(zhì)，優(yōu)化工作能力，搭建現(xiàn)代化檔案管理團(tuán)隊(duì)。