建筑工程檔案管理存在的問題及處理措施

孫亞輝

（中國石油化工股份有限公司西安石化分公司，陜西 西安 710086）

建筑工程檔案是工程建設后的重要憑據，是竣工驗收的必備條件。同時也是用來處理審計稽查以及糾紛等事件的依據，更為建筑日后使用、檢維修及優(yōu)化改造提供資料依據和支持。想要更為高效合理化的開展建筑工程檔案管理工作，就必須要精確的把控好檔案資料的內容以及特征，建立更為科學化的建筑工程檔案管理路徑，從源頭上，提高項目檔案管理的品質，推動我國建筑行業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。保存好工程檔案，詳盡的分析檔案管理的路徑，通過提升建筑工程檔案管理的效果來提高總體的項目質量。

1 建筑工程檔案的內容以及特點

建筑工程檔案的內容主要分為六類，其分別是建筑工程的前期文件、建筑工程項目管理文件、項目施工文件、項目竣工圖文件、項目監(jiān)理文件以及項目竣工驗收文件。

首先，建筑工程檔案管理所整理出的建筑工程數據信息具有較強的單一性，且這些數據信息相對獨立。其次，建筑工程檔案以及單向工程的建設過程始終保持著同步的狀態(tài)，也就是說，如果單向工程方案開始運行，那么其就會產生出相對應的數據信息。如果單向工程方案竣工，那么相關的數據信息生成也會受到影響，會即可停止。建筑工程檔案涉及的范圍會比較廣泛，其影響著項目的全生命周期，可以較為真實的反饋出建筑工程項目的自身質量，同時其也是質量監(jiān)管部門驗收質量的主要參考憑據，建筑工程檔案的真實性會比較強。最后，建筑工程檔案是項目整體建設時期產生出的一手資料，所以其現實價值以及利用價值都比較高，可以以其為基準，開展項目考核以及驗收等的工作。

2 當前建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料管理質量有待提升

在施工各個環(huán)節(jié)中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業(yè)常常注重檔案數量的收集，卻缺少專業(yè)的甄別鑒定，導致出現許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關部門的檔案保管和利用工作產生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關管理人員比較隨意，容易發(fā)生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質量和意義，影響后續(xù)的施工建設活動，導致整體管理效率不高，影響企業(yè)的經濟效益與社會效益。

2.2 缺少現代化的管理意識

現階段，我國建筑工程檔案管理的科學管理意識相對來說比較差，很多管理科室都會將其重心一味的放置到經濟層面，完全忽視了檔案管理工作開展的重要價值以及意義，檔案管理的現代化進程也會過于滯緩，建筑工程內的施工檔案沒有被當主要的工程管理的依據，導致其檔案無法將自身的完整以及參考的效用較好的發(fā)揮出來。只會敷衍性的處理各類施工記錄內容，哪怕其將記錄的內容進行了歸檔的處理，也無法讓其利用價值較好的展現出來。

2.3 缺少完善的監(jiān)督管理機制

建筑工程檔案管理質量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監(jiān)督管理機制，相關人員的行為得不到約束，責任心不強，工作效率不高，導致工作質量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認識到這方面的問題，加快監(jiān)督管理機制的建設，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強。

3 建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

3.1 利益牽引，做好檔案的管理工作

要嚴格審查竣工驗收檔案資料的質量，確保工程竣工驗收檔案能夠發(fā)揮憑證作用。工程竣工驗收的時候，管理科室的檔案管理人員應當與工程項目的管理人員一起，依照建筑工程檔案的歸檔范圍要求，全面審核、檢查工程建設當中所形成的全部文件，及時解決所發(fā)現的問題，查補缺漏，要保證竣工材料的真實、及時和完備，保證其符合歸檔范圍的要求。

3.2 強化檔案資料管理人員的職業(yè)意識，規(guī)范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人來完成的，提高檔案管理人員的素質至關重要。在加強宣傳的基礎上，對檔案管理人員應經常開展職業(yè)教育培訓，組織內外部的參觀、交流與學習，保證相關人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身業(yè)務素質和管理水平。編制崗位職責，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標，以規(guī)范其日常工作內容與行為。要求在施工建設活動開工之前，做好統(tǒng)一表格、標準等準備工作，做好施工過程中進度計劃制訂與調整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。與此同時，檔案資料管理人員需要與企業(yè)進行溝通，協(xié)助工程管理人員，與設計單位進行溝通，及時了解設計變更的情況，并做好標準文件與圖集的收集保管工作。對于管理性的文件，需要根據項目的基礎、依據與實踐等，做好文件的整理組卷工作，并對驗收記錄進行檢查。資料管理人員發(fā)放的圖紙資料，需要與清單一起整理并存檔，做好工程資料的整理與匯總，以此保證整體的工程質量和后續(xù)需求。

3.3 強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內容和范圍，對設計、監(jiān)理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現資料規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。

3.4 完善檔案管理制度，打好建筑工程檔案管理基礎

建筑工程檔案的管理過程中，檔案傳遞和變更頻繁，容易使檔案的完整性受到影響，檔案的管理工作難度加大。各部門需要對檔案的傳遞情況以及增減變動情況及時做好記錄，實時、有效、完整地記錄檔案的傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等。依據記錄才能對檔案實行有效地跟蹤，防止檔案損毀、丟失或者失效，建立健全各項工程檔案的管理制度，并確保制度的有效執(zhí)行，才能切實保證檔案的完整、有效，確保相關部門能夠獲得及時、有效的檔案資料或者信息。

4 結束語

依據文章上述的內容可以了解到，分析建筑工程檔案科學化管理實現的路徑十分的重要，通過開展科學化的建筑工程檔案管理工作，可以有效的提升項目的品質。想要更好的實現檔案的科學化管理，那么就需要強化企業(yè)的檔案科學化管理認知意識，構建更為完善的檔案科學化管理機制，補充其內容，同時還需要加強數據信息的采集管理工作的嚴苛性，嚴苛的管控檔案的品質，推行數字化的建設，提高檔案開發(fā)以及使用的價值，讓其工作方式更為科學化，保障檔案的管理質量。