加強(qiáng)工程檔案管理保障水利工程質(zhì)量的有效策略探討

任艷春

（安徽省茨淮新河工程管理局，安徽 蚌埠 233010）

水利工程是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要命脈，是維護(hù)我國生態(tài)平衡的重要保障。隨著水利工程的不斷發(fā)展，近幾年，水利工程檔案管理也逐漸受到人們的關(guān)注，其在水利工程中，主要任務(wù)就是進(jìn)行計(jì)劃的有效執(zhí)行，對(duì)工程工作總結(jié)，還需要對(duì)緊急狀況展開處理工作，工程后期需要進(jìn)行方案的改進(jìn)或者工程的擴(kuò)建，檔案管理都發(fā)揮著重要作用?？梢哉f，檔案管理貫穿了整個(gè)水利工程，因此，相關(guān)水利工程檔案管理人員要用科學(xué)合理的手段展開工作，有效發(fā)揮其在保障水利工程質(zhì)量的作用。

1 在水利工程建設(shè)過程中加強(qiáng)工程檔案管理的意義

1.1 水利工程的具體需要

在水利工程建設(shè)過程中，檔案是整個(gè)工程極為重要的有機(jī)組成部分，水利工程的質(zhì)量好與壞，能夠通過檔案，直觀的反映出來，而水利工程檔案管理對(duì)水利工程質(zhì)量的調(diào)控起著至關(guān)重要的作用。水利工程檔案管理貫穿了整個(gè)水利工程的建設(shè)，分別體現(xiàn)在水利工程建設(shè)初期的調(diào)研和立項(xiàng)，建設(shè)審批工作，實(shí)地考察設(shè)計(jì)工作以及與施工管理以及后期維護(hù)等多個(gè)階段。從一些通俗易懂的角度出發(fā)，水利工程檔案管理就是水利工程建設(shè)的伴隨品[1]。

1.2 適應(yīng)相關(guān)法律法規(guī)

而從法律層級(jí)上考慮，水利工程檔案也是國家檔案的重要組成部分，科學(xué)有效的對(duì)水利工程檔案展開管理，實(shí)際上也是國家檔案管理相關(guān)法規(guī)所賦予的職責(zé)。所以，在水利工程檔案管理的實(shí)際操作過程中，具備非常明顯的強(qiáng)制性功能。在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，我國行政管理部門與水利工程建設(shè)之間聯(lián)系、融合的越來越密切，從而使強(qiáng)制性管理過程中，行政色彩突出得越來越明顯。也就是說，只有工程獲得行政許可，以此作為前提條件，水利工程檔案管理才可以順利進(jìn)行下去，這也是水利工程施工的必備條件。與此同時(shí)，在水利工程即將竣工，進(jìn)入到審查階段時(shí)，水利工程檔案管理也是審核的其中一部分。我國水利部門出臺(tái)過相關(guān)政策，有明文規(guī)定水利工程需要構(gòu)建專門的檔案驗(yàn)收項(xiàng)目，如果工程檔案不合格，水利工程項(xiàng)目不予竣工驗(yàn)收。針對(duì)水利工程檔案驗(yàn)收的相關(guān)事項(xiàng)考慮，國家發(fā)改委和檔案局都做出了相關(guān)制度規(guī)定，進(jìn)一步提升水利工程的質(zhì)量。在水利工程相關(guān)部門例行執(zhí)法檢查的過程中，水利工程檔案管理項(xiàng)目是重點(diǎn)檢查項(xiàng)目，因此，水利工程相關(guān)人員一定要做好檔案管理工作，使水利工程質(zhì)量得到有效提升。

2 水利工程檔案管理現(xiàn)存的問題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)如今，我國政府部門不斷對(duì)水利工程建設(shè)做出制度上的改革管理，同時(shí)，水利工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工程的監(jiān)管也有所革新，這都會(huì)在一定程度上使水利工程檔案管理的制度，所存儲(chǔ)的形式以及檔案管理的內(nèi)容發(fā)生改變。但是在革新過程中，相關(guān)部門和人員忽視了一個(gè)非常重要的問題，就是水利工程檔案管理人員管理意識(shí)薄弱這一問題，依舊沒有發(fā)生改變。首先，有一些檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，對(duì)檔案管理的重要性沒有一個(gè)清晰的認(rèn)知，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，比較欠缺嚴(yán)謹(jǐn)性，導(dǎo)致最終水利工程檔案信息沒有辦法很好的應(yīng)用到實(shí)際工程質(zhì)量檢測(cè)過程中。其次，一些檔案管理人員的管理意識(shí)相對(duì)淡薄，在收集工程檔案信息過程中，信息收集的不夠全面，使工程重要信息不能發(fā)揮其作用。

2.2 檔案管理監(jiān)督力度不足

當(dāng)前階段，水利工程檔案管理工程部門行政部門，在實(shí)際施工過程中，比較注重追求整個(gè)工程的進(jìn)度，在一定程度上忽視了檔案管理的監(jiān)督力度，在管理中，缺乏針對(duì)性監(jiān)督。一部分水利工程檔案管理監(jiān)督人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工不夠了解，檔案管理也因此缺失嚴(yán)謹(jǐn)性，影響整個(gè)水利工程建設(shè)的質(zhì)量。

2.3 檔案管理技術(shù)有待提升

相對(duì)于一些各項(xiàng)技術(shù)發(fā)達(dá)的國家而言，現(xiàn)階段，我國水利工程檔案管理技術(shù)仍舊處于相對(duì)落后的階段，大部分水利工程檔案管理部門對(duì)工程一些信息的收集、處理以及存儲(chǔ)手段等，還利用傳統(tǒng)手工的方式，缺少信息化技術(shù)元素，導(dǎo)致信息處理慢，檔案信息管理效率相對(duì)較低，甚至?xí)?dǎo)致信息存儲(chǔ)出現(xiàn)一些漏洞，使水利工程資料丟失，影響后期檔案資料的查閱和參考[2]。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

在水利工程檔案管理過程中，一些工作人員常會(huì)是臨時(shí)人員，崗前培訓(xùn)工作也沒有做到位，日常工作中，缺乏專業(yè)性素養(yǎng)，其不能有效保障信息歸檔的及時(shí)性，規(guī)范性，從而給水利工程質(zhì)量造成不良影響。有一部分工程檔案管理人員一直處于項(xiàng)目檔案被動(dòng)接收、轉(zhuǎn)移的地位，未能主動(dòng)利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)、全方位的管理檔案，從而使檔案管理的效率和質(zhì)量無法有效提升。

3 加強(qiáng)工程檔案管理保障水利工程質(zhì)量的有效性措施

3.1 強(qiáng)化對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案的認(rèn)知

要想加強(qiáng)水利工程檔案管理，使整個(gè)水利工程檔案管理的質(zhì)量得到有效保障，首先需要做到的就是檔案管理上級(jí)人員要加強(qiáng)對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案的認(rèn)知，逐步改正現(xiàn)階段存在的重視建設(shè)而忽視檔案管理的思想，從工程項(xiàng)目法人，相關(guān)技術(shù)人員，監(jiān)督管理人員到檔案管理的工作人員，都需要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)，并且有組織有計(jì)劃的展開學(xué)習(xí)，做到思想與實(shí)際操作的統(tǒng)一，在業(yè)務(wù)方面，也需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立實(shí)施管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求，對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，有一個(gè)清晰的認(rèn)知，從管理的上級(jí)人員到基層人員，都需要做到步調(diào)一致，和諧統(tǒng)一。其次，檔案管理工作的責(zé)任制度也需要做好規(guī)劃，責(zé)任制度嚴(yán)把關(guān)，層層落實(shí)到個(gè)人，哪一區(qū)域出現(xiàn)問題，直接聯(lián)系責(zé)任人，并不斷幫助水利工程檔案管理人員增強(qiáng)責(zé)任心、自覺性和使命感，使項(xiàng)目法人責(zé)任更加明確。最后，在實(shí)際檔案管理過程中，還需要建設(shè)分級(jí)管理的檔案管理體系，使責(zé)任分工明確，整個(gè)檔案管理部門乃至整個(gè)工程管理共同想計(jì)謀，進(jìn)一步促進(jìn)水利工程檔案管理工作作用發(fā)揮到最大化，保障整個(gè)水利工程建設(shè)的質(zhì)量[3]。

3.2 逐步完善檔案管理機(jī)制

全國各個(gè)水利部門需要將檔案管理納入為重要議事日程，構(gòu)建管理專人負(fù)責(zé)制度。在水利工程建設(shè)竣工之際，工程檔案就需要準(zhǔn)備齊全，保障檔案資料的完整性。如果要充分履行這一點(diǎn)，在工程項(xiàng)目開始階段，就需要確立領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)人，成立專門的負(fù)責(zé)小組，這個(gè)小組內(nèi)部成員需要工程建設(shè)單位，相關(guān)監(jiān)督管理單位以及施工單位共同組成。從水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，展開通盤的考慮工作，建立健全檔案管理制度，有針對(duì)性的根據(jù)問題，實(shí)施措施。使檔案管理能力能夠更好的適應(yīng)水利工程建設(shè)規(guī)律。實(shí)際工作中需要特別注意，水利工程檔案管理工作一定要與工程建設(shè)同步，不能脫離工程建設(shè)，使水利工程檔案管理工作一直在正軌，使組織和思想都得以落實(shí)，做好檔案管理的監(jiān)督檢查工作，實(shí)時(shí)掌握檔案管理的動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，并做好預(yù)防工作。同時(shí)，也需要加強(qiáng)橫向與縱向的信息化聯(lián)通，加快檔案管理進(jìn)程[4]。

3.3 強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化信息管理

如今的時(shí)代是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到現(xiàn)代管理中。所以，水利工程檔案管理也需要跟緊時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化管理。在水利工程檔案管理工作中，可以根據(jù)實(shí)際情況，引入信息網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備和管理技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀，以及光盤刻錄機(jī)等信息化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)字化管理。同時(shí)，水利工程檔案管理部門還可以嘗試著開發(fā)檔案管理軟件，使檔案管理數(shù)字化與辦公室自動(dòng)化有效融合。在信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中，需要運(yùn)用創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，使全部檔案信息更好的被存儲(chǔ)，做好檔案資料的分類工作，構(gòu)建圖片、文字與視頻想結(jié)合的現(xiàn)代化多媒體數(shù)據(jù)庫。還需要逐步提升信息網(wǎng)絡(luò)管理質(zhì)量，保證水利工程檔案管理的信息化硬軟件都能夠在正常的狀態(tài)下運(yùn)行，提高檔案管理的安全性。

3.4 創(chuàng)新管理手段，提高工作時(shí)效

一般情況下，工程項(xiàng)目大致可分成開始的立項(xiàng)階段，調(diào)查設(shè)計(jì)階段，施工階段和最終的竣工階段，為了保障水利工程檔案的齊全，在檔案管理過程中，需要分階段展開檔案的收集和管理。收集的過程中，首先，要深入工程現(xiàn)場(chǎng)，做好考察工作，保障檔案的完整性。水利工程中，大部分原始檔案資料都來自施工現(xiàn)場(chǎng)，檔案收集管理人員要親臨現(xiàn)場(chǎng)，保證檔案資料的精確度，并仔細(xì)核實(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，有效解決。其次，水利工程檔案管理人員需要積極與駐地工程師配合，有效掌握整個(gè)工程的進(jìn)度和施工人員監(jiān)察資料等。最后，檔案管理人員需要明確施工時(shí)限，保證檔案資料的完整性。針對(duì)那些周期非常短的施工檔案，需要實(shí)時(shí)觀測(cè)，及時(shí)收集；反過來，如果施工檔案的周期性比較長(zhǎng)，則需要分時(shí)間段規(guī)劃，有效規(guī)避資料混淆或者遺漏的問題。如果檔案資料需要向有關(guān)部門轉(zhuǎn)交，一定要確保移交手續(xù)是完整的，充分體現(xiàn)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)[5]。

3.5 運(yùn)用有效手段，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

水利工程檔案的種類非常多，而且其載體具有多樣化特征，這對(duì)檔案管理人員的知識(shí)水平、技術(shù)能力提出了更高的要求。因此，水利工程檔案管理人員不僅需要具備良好的檔案知識(shí)，還需要有過硬的管理技術(shù)，不斷提升綜合素養(yǎng)，這樣才能更好的適應(yīng)水利工程檔案管理環(huán)境。比如，周期較短的檔案，管理人員需要抓住時(shí)機(jī)，及時(shí)收集。在水利工程竣工的時(shí)段要及時(shí)驗(yàn)收，檔案管理人員需要積極參與。在提升檔案管理人員綜合素質(zhì)過程中，水利工程部門需要做好組織培訓(xùn)工作，定期展開培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行講座，為檔案管理人員傳授經(jīng)驗(yàn)。主管部門也需要不定期抽查，展開交流活動(dòng)，使水利工程檔案管理人員拓寬管理視野，充分了解專業(yè)性管理知識(shí)。檔案管理人員要加強(qiáng)管理的責(zé)任感，跟緊整個(gè)水利工程施工工期，仔細(xì)篩查資料。相關(guān)監(jiān)督人員要恪守崗位，深入施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督并管理檔案管理人員，使其檔案管理意識(shí)不斷強(qiáng)化，形成及時(shí)歸檔，及時(shí)歸還的良好工作習(xí)慣，進(jìn)一步提升管理綜合素質(zhì)，保障水利工程建設(shè)質(zhì)量[6]。

4 結(jié)束語

總而言之，水利工程檔案管理是水利工程施工建設(shè)質(zhì)量的直接的反映，是真實(shí)工程的有效記錄。因此，在水利工程建設(shè)過程中，水利工程檔案管理人員要重視檔案的收集、歸檔和信息化存儲(chǔ)，做好檔案管理工作，為整個(gè)水利工程施工建設(shè)提供保障力，使我國水利工程事業(yè)穩(wěn)步前行。