醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及對策

王曉菲

（浙江省麗水市中心醫(yī)院檔案室，浙江 麗水 323000）

醫(yī)院的行政檔案對于醫(yī)院的發(fā)展而言有著重要的資源信息供給功能，并且其自身也是管理工作當(dāng)中的重要組成部分之一，因此想要確保醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展，則必須要實現(xiàn)對行政檔案管理工作進(jìn)行有效落實。但是，當(dāng)前醫(yī)院自身在檔案管理工作開展時，針對行政檔案管理工作而言，仍存有許多問題，所以只有將這些問題進(jìn)行全面分析，并確保能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效處理，從而才能發(fā)揮行政檔案管理工作開展的價值和意義。

1 醫(yī)院檔案管理工作開展的意義

我國在進(jìn)行發(fā)展的過程中，為了保證社會的穩(wěn)定運(yùn)行，則必須要通過政府建設(shè)服務(wù)型公益單位來滿足社會運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，而醫(yī)院作為自身具有福利性質(zhì)的公益單位而言，隨著醫(yī)療體系不斷的深化改革也獲得了全面性的發(fā)展，對此，這就需要醫(yī)院在進(jìn)行日常工作開展時，除了要滿足社會供給關(guān)系的體現(xiàn)外，也要保證將自身管理工作落實到位，這樣才能保證自身工作的運(yùn)轉(zhuǎn)更加貼合社會的需要[1]。同時，醫(yī)院在開展管理工作時，需要將數(shù)據(jù)信息以檔案的形式進(jìn)行保存，并藉由多種途徑進(jìn)行信息內(nèi)容的傳遞，這樣才能為醫(yī)院的長期發(fā)展做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)憑證。此外，醫(yī)院的數(shù)據(jù)檔案能夠反映醫(yī)院各個時期發(fā)展過程中所存在的重大事件以及重要人物等，因此開展檔案管理，也能夠?qū)崿F(xiàn)利用檔案數(shù)據(jù)來推動醫(yī)院改革工作的全面落實，更能夠?qū)崿F(xiàn)提高醫(yī)療水平的不斷提升，所以只有將檔案管理工作落實到位，才能為醫(yī)院的全面發(fā)展做好基本準(zhǔn)備。

2 當(dāng)前醫(yī)院行政檔案管理工作開展的問題

1）行政檔案管理重視程度不足。根據(jù)當(dāng)前整體數(shù)據(jù)調(diào)研結(jié)果來看，很多醫(yī)院在開展檔案管理工作時，對行政檔案管理工作的落實并不重視，并且很多醫(yī)院在具體服務(wù)的過程中，除了要對病患實現(xiàn)基本醫(yī)療服務(wù)供給外，還需要通過經(jīng)濟(jì)收入來維持醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以對于行政檔案管理工作而言，由于其自身的特殊性，導(dǎo)致其自身并不能實現(xiàn)為醫(yī)院創(chuàng)造直接性的經(jīng)濟(jì)來源，這也導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行管理分配時，會更加重視財務(wù)管理和基層管理，這也直接導(dǎo)致了行政檔案管理工作不受重視。與此同時，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)其實并沒有將行政檔案管理工作開展的意義進(jìn)行全面普及，這也使得普通員工對行政檔案管理的重要性沒有認(rèn)知，并且在進(jìn)行管理時也并沒有建立出一定的管理體系和管理制度，這也使得在工作執(zhí)行時，往往會使行政檔案管理工作無法落到實處[2]。除此以外，由于醫(yī)院整體重視程度不足，這也會導(dǎo)致行政檔案管理人員在參與自身工作時往往存在著主動性不高且工作效率較低的問題。

2）現(xiàn)代管理手段應(yīng)用效果不佳。近幾年來，隨著技術(shù)的不斷升級，醫(yī)院在進(jìn)行深化改革的過程中也實現(xiàn)了全新技術(shù)的應(yīng)用，但是針對行政檔案管理工作開展而言，其管理方式仍然只沿用了傳統(tǒng)的檔案分類及編碼工作，這就導(dǎo)致行政檔案管理無法貼合時代發(fā)展的需求進(jìn)行數(shù)字化工作的開展。同時，在進(jìn)行責(zé)任落實以及檔案考核工作上，也并沒有保證能夠通過內(nèi)部制度的有效建設(shè)來約束管理人員工作的開展，這些問題加劇了醫(yī)院無法實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面處理的問題。此外，由于當(dāng)前管理工作落實不到位，這也經(jīng)常會使行政檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容存在著數(shù)據(jù)不全或丟失的問題。雖然，很多醫(yī)院當(dāng)前都實現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是很多醫(yī)院在行政檔案管理工作開展時，并沒有實現(xiàn)將信息技術(shù)進(jìn)行全面應(yīng)用，這也使得此類醫(yī)院往往只能對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行全面統(tǒng)計，并通過上傳進(jìn)行保存，卻無法實現(xiàn)共享平臺的打造，這也導(dǎo)致行政檔案并不能發(fā)揮自身的價值，并且也會使自身在保存的過程中出現(xiàn)使用效率不高的現(xiàn)象。

3）管理人員自身綜合素質(zhì)較低。對于行政檔案管理工作來講，管理人員自身綜合素質(zhì)是否能夠匹配自身的工作，則會直接影響到行政檔案管理工作開展的最終效果。但是，在很多醫(yī)院當(dāng)中，行政檔案管理工作人員并非專業(yè)檔案管理人員出身，很多時候都是由不同專業(yè)即將退休的人員來轉(zhuǎn)崗進(jìn)行檔案的管理，這就會使其在業(yè)務(wù)能力上無法實現(xiàn)對檔案管理工作進(jìn)行全面落實。并且，由于當(dāng)前醫(yī)院自身存在著對行政檔案管理工作的不重視，這也使得很多醫(yī)院并沒有開設(shè)專門的行政檔案管理部門，所以這種情況加劇了檔案管理工作開展的復(fù)雜性。此外，很多管理人員自身由于沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，這也使得這種綜合素質(zhì)不高的管理人員無法保證實現(xiàn)對檔案管理進(jìn)行全面創(chuàng)新，進(jìn)而也會使行政檔案管理工作效率不高，從而加劇了管理水平持續(xù)走低的問題。

3 有效提高醫(yī)院行政檔案管理工作開展的方式

1）注重現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用?，F(xiàn)代化管理對于行政檔案管理工作的開展而言有著十分重要的作用，因此醫(yī)院不僅要實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，還要保證聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及智能技術(shù)進(jìn)行全面打造，這樣才能實現(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理，并確保信息平臺的搭建能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)檔案的有效調(diào)取，這樣才能既實現(xiàn)對檔案的審查，又能保證各部門在應(yīng)用的過程中可以提高對檔案調(diào)取和使用的效率。

2）實現(xiàn)對檔案的合理分類。行政檔案管理最重要的是對行政檔案的內(nèi)容進(jìn)行科目的設(shè)置，這樣通過分門別類進(jìn)行管理才能保證對內(nèi)容進(jìn)行全面調(diào)用。但是，由于行政檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜且類型較多，所以想要保證實現(xiàn)對檔案進(jìn)行有效管理，則必須要先做好分類工作。一般來講，在進(jìn)行檔案管理時，針對行政檔案而言要進(jìn)行集中式管理，并根據(jù)不同需求來對檔案的用途、來源、類型以及價值進(jìn)行全面分類，同時還要實現(xiàn)對個別重要檔案進(jìn)行單獨(dú)管理，這樣才能保證對其分類工作的落實能夠?qū)崿F(xiàn)滿足不同部門的需要[3]。除此以外，當(dāng)前信息技術(shù)的有效應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)大面積數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存，所以在進(jìn)行數(shù)字化處理時也可以實現(xiàn)對科目的有效設(shè)置，這樣就能實現(xiàn)對行政檔案的有效管理，并確保在進(jìn)行應(yīng)用的過程中能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找、及時傳遞，進(jìn)而才能發(fā)揮行政檔案的價值。

3）完善管理人員培訓(xùn)工作。對于行政檔案管理工作的開展而言，必須要配備專業(yè)的檔案管理人員，這樣才能保證通過其自身職業(yè)技能的發(fā)揮來實現(xiàn)對行政檔案的有效管理。同時，醫(yī)院自身也要實現(xiàn)對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并通過多種方式來提高其職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能保證其自身在管理工作開展時，能夠通過檔案管理人員創(chuàng)新意識的不斷提升，來為檔案管理工作的開展提供新的思路和方向，這樣才能真正實現(xiàn)從根本上提高醫(yī)院行政檔案管理工作開展的水平。

4 總結(jié)

對于醫(yī)院的全面發(fā)展而言，行政檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)能夠真正的實現(xiàn)滿足對檔案內(nèi)容的有效挖掘，并通過信息平臺的打造來提高檔案調(diào)取的快速性，以此就能借由檔案的應(yīng)用來為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展做好準(zhǔn)備。