淺談事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理

周美希

（吉林省梨樹縣退役軍人事務(wù)局，吉林 四平 136500）

近年來，檔案管理的重要性得到了重視，檔案管理水平有所提升，但是提高幅度并不大，還存在一些問題。對此，有必要采取針對性措施加強對事業(yè)單位檔案的管理。隨著改革開放的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的數(shù)量不斷增多，他們?yōu)槲覈纳鐣l(fā)展起到積極的推動作用，而作為他們工作的一部分，事業(yè)單位的檔案具有公共服務(wù)性和保密性，因此如果檔案管理沒有正規(guī)的規(guī)范化管理很容易影響后期的工作效率和質(zhì)量，在新時代下，傳統(tǒng)的檔案管理面對的問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了工作的正常進(jìn)行，對于檔案的管理高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求已經(jīng)是社會所需，所以如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是當(dāng)前事業(yè)單位的焦點問題。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

1）檔案管理設(shè)備比較落后。近幾年來，事業(yè)單位對于資金的投入有著一定的限制和要求，這對于檔案事業(yè)的開展無疑會造成一定的困擾與阻礙，由于資金的限制與設(shè)定，從而導(dǎo)致了檔案設(shè)備的落后與缺失，有關(guān)部門缺乏資金，所以很難引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)電子產(chǎn)品與一些高科技的辦公產(chǎn)品，工作人員在平時的工作非常繁瑣，這樣的結(jié)果只會導(dǎo)致檔案管理工作的效率無法得到提升與增加，而內(nèi)部的管理程序也會出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。近幾年來，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)遍布人們的生活與工作中，被廣泛認(rèn)知與使用，事業(yè)單位更是需要計算機(jī)提升工作質(zhì)量與工作效率，事業(yè)單位應(yīng)該明確認(rèn)識到這一點并重視，檔案管理設(shè)備是工作的基礎(chǔ)與保障，如果不能得到有力的保證，那么勢必會在工作過程中出現(xiàn)疏漏與流失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的開展與進(jìn)步，這對于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有百害而無一利。

2）檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提高。從事檔案管理工作的專業(yè)人員應(yīng)該知道，事業(yè)單位的檔案管理工作本身存在著一定的專業(yè)性與復(fù)雜性，如果工作人員專業(yè)水平不夠，對工作的態(tài)度不夠認(rèn)真細(xì)致，再加上缺乏一定的工作經(jīng)驗，勢必會影響檔案管理工作的開展，這對于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展會產(chǎn)生一定的阻礙。因此，在事業(yè)單位運用信息化技術(shù)開展工作的同時，務(wù)必要將工作人員的綜合素養(yǎng)快速提升起來，要使他們明白，檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)著非常重要的地位，與各部門之間都有非常緊密的關(guān)聯(lián)，因此，在工作崗位方便，需要穩(wěn)定長久的人員從事這一工作，人員的流動性會對檔案管理工作造成很多的負(fù)面影響，對于工作人員的定期培訓(xùn)更需要嚴(yán)抓。

3）檔案管理制度還需建立并落實。建立一套完整性科學(xué)化的管理制度，是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎(chǔ)，從當(dāng)前來看，部分事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，其中存在諸多問題，沒有得到合理解決，檔案管理工作人員沒有按照制度開展工作，導(dǎo)致檔案資料的混亂與漏失現(xiàn)象屢有發(fā)生，這與檔案制度的不統(tǒng)一有著直接的關(guān)系，因此，這個問題是當(dāng)前比較重要的一項任務(wù)，需要盡快解決并落實下去。

4）檔案管理方式還需進(jìn)一步規(guī)范化。檔案規(guī)范化管理能夠較好地推動事業(yè)單位實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏對檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識，忽視檔案管理規(guī)范化。甚至有些單位認(rèn)為檔案管理規(guī)范化不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而忽視其重要性，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不會關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效貫徹。當(dāng)前很多事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類后放到指定的場所。在需要相關(guān)文件時進(jìn)行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理采取的主要方式。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，工作的內(nèi)容逐漸精細(xì)化，檔案的數(shù)量也明顯提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率產(chǎn)生較大的影響。因此事業(yè)單位檔案管理的方式要堅持與時俱進(jìn)，不能夠停滯不前，因此需要實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，以此來提升檔案化管理的實際效率。

2 推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的對策

1）加強對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重視程度。不管是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理的工作人員，都要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高他們對于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重視程度，不斷提高對于事業(yè)單位檔案管理的各方面投入，對于檔案管理工作者建立完善的福利待遇，充分調(diào)動檔案管理工作者的主動性和積極性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理提高監(jiān)管效率，加強檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，共同推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的深化改革。

2）完善檔案管理制度，升級檔案管理方式。在檔案管理工作中由于缺少監(jiān)督制度，導(dǎo)致檔案管理缺少了積極性，因此應(yīng)該加強監(jiān)督制度，設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，組建一支專業(yè)的監(jiān)督隊伍，對檔案的內(nèi)容還是標(biāo)準(zhǔn)做到全方位的監(jiān)督，同時將權(quán)利下發(fā)給人民群眾，從群眾中來到群眾中去，充分發(fā)揮人民群眾的監(jiān)督作用，做到賞罰分明。加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對管理的檔案進(jìn)行清查重組，分門別類進(jìn)行細(xì)分篩查，保證檔案格式的統(tǒng)一性，高標(biāo)準(zhǔn)要求共同推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化，可持續(xù)性發(fā)展。

3）培養(yǎng)計算機(jī)人才，實現(xiàn)數(shù)字化辦公。重視高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，加強工作者對于計算機(jī)的學(xué)習(xí)，實現(xiàn)適應(yīng)檔案信息化辦公，引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，加強數(shù)字化、自動化的檔案管理手段，將數(shù)字化運用到事業(yè)單位檔案信息資料的更新、整合及補充等，建立檔案信息管理平臺，降低由于人工帶來的出錯率，提供檔案管理工作的工作效率。加大電子檔案管理軟件和硬件設(shè)施的投入，滿足現(xiàn)代社會對于事業(yè)單位檔案管理工作的需求，將電子檔案管理，數(shù)字化辦公作為一項特色的產(chǎn)業(yè)來發(fā)展，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)的完美對接，全面實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、信息化管理。

3 結(jié)語

為了推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)劃化管理，不管是國家還是地方各級政府和檔案管理部門都發(fā)布了促進(jìn)檔案管理的文件，不管是檔案管理制度的完善，還是計算機(jī)人才的培養(yǎng)，都需要我們的共同努力才能加快事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)程，提供事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化社會數(shù)字化辦公的需要。檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)成為事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容，提升檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)成為必然，相關(guān)人員應(yīng)該充分認(rèn)識檔案管理的重要性，在工作中積極提高檔案管理的水平，落實檔案管理制度，為全面促進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理做貢獻(xiàn)。

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也要及時更新檔案管理的方法，從設(shè)備、人員、制度等多個方面著手，提升檔案管理與利用水平，使檔案更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。