檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變研究

李瀟瀟

（山東省菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，山東 菏澤 274100）

我國(guó)目前已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化、智能化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)正在普及，對(duì)人們的日常生活、生產(chǎn)作業(yè)方式等都產(chǎn)生了一定的影響。信息技術(shù)已經(jīng)逐漸融入到各行業(yè)中，對(duì)各行業(yè)的改革、創(chuàng)新以及轉(zhuǎn)型發(fā)展而言，具有非常重要的推動(dòng)影響和作用，在檔案管理工作中也是如此。檔案管理工作目前已經(jīng)逐漸朝著電子化的趨勢(shì)發(fā)展，這種轉(zhuǎn)變有利于提高辦公速度，同時(shí)還可以保證檔案記錄管理工作的科學(xué)性、合理性，信息在搜集、整合以及儲(chǔ)存等各方面都具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。不僅有利于實(shí)現(xiàn)信息快速的傳遞和應(yīng)用，而且還可以最大限度保證信息的完整性、準(zhǔn)確性。

1 檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式進(jìn)行對(duì)比分析之后，發(fā)現(xiàn)電子媒介管理工作在具體展開(kāi)中，更加能夠滿足時(shí)代發(fā)展要求，以更加先進(jìn)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料科學(xué)合理的管理。不僅有利于保證整個(gè)管理效率、質(zhì)量的提升，而且還可以盡可能降低錯(cuò)誤率。

1）檔案資料收集完整。眾所周知，在過(guò)去以傳統(tǒng)方式對(duì)檔案信息資料進(jìn)行收集時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)階段已經(jīng)形成的檔案展開(kāi)歸檔處理。以紙質(zhì)文字的方式對(duì)相關(guān)文件資料或者是議案等進(jìn)行記錄，這種方式雖然可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的保管，但是無(wú)論是在查詢(xún)或者是后期儲(chǔ)存管理中相對(duì)比較困難。紙質(zhì)檔案在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保管后，紙質(zhì)普遍都會(huì)出現(xiàn)泛黃狀態(tài)，甚至字跡也會(huì)逐漸變得模糊。對(duì)各種不同類(lèi)型的議案進(jìn)行記錄時(shí)，通常情況下只是單純的對(duì)結(jié)果進(jìn)行記錄，并沒(méi)有對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。所以在這種檔案收集管理中，很有可能會(huì)導(dǎo)致部分新穎的方法、有價(jià)值的意見(jiàn)、建議被漏掉。電子檔案在實(shí)踐中的合理應(yīng)用，就可以直接避免這些問(wèn)題的發(fā)生，有利于對(duì)紙質(zhì)檔案管理中的不足之處進(jìn)行妥善處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)議案過(guò)程的全方位有效記錄。同時(shí)可以將所有的記錄內(nèi)容全部都上傳到計(jì)算機(jī)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的收集和保存。由此可以看出，電子檔案管理在實(shí)際應(yīng)用中不僅能夠體現(xiàn)出系統(tǒng)性和全面性的操作特征，而且整個(gè)操作流程相對(duì)比較簡(jiǎn)便，并不會(huì)出現(xiàn)比較大的漏洞問(wèn)題。

2）檔案保存更加簡(jiǎn)便。新時(shí)期背景下，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，各行業(yè)在發(fā)展中對(duì)信息化技術(shù)的整體應(yīng)用范圍相對(duì)比較廣。在檔案管理工作的具體展開(kāi)中，將信息化技術(shù)合理引進(jìn)，有利于實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理工作的有序開(kāi)展。通過(guò)電子化檔案管理工作，有利于直接通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)各種不同類(lèi)型檔案信息的收集和保存[1]。整個(gè)操作過(guò)程相對(duì)比較簡(jiǎn)單，有利于打破傳統(tǒng)檔案收集和保存時(shí)，耗費(fèi)大量人力、財(cái)力、物力等問(wèn)題。與此同時(shí)，過(guò)去紙質(zhì)檔案在保存時(shí)，很容易出現(xiàn)紙張泛黃等情況，而且還容易被蟲(chóng)鼠啃咬，但是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主的電子化檔案在保存時(shí)，不僅不會(huì)受到這些因素的威脅影響，而且還能夠體現(xiàn)出計(jì)算保管的先進(jìn)性。工作人員在對(duì)檔案管理在對(duì)檔案信息進(jìn)行保管時(shí)，只需要將檔案放入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中特定的系統(tǒng)內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的保管。在后期想要查閱時(shí)，可以直接在該系統(tǒng)中輸入檢索詞或者是關(guān)鍵詞，就可以立即找到自己需要的檔案內(nèi)容。過(guò)去檔案保管工作在具體展開(kāi)中需要由多人協(xié)同完成，但是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用背景下，通常一個(gè)人就可以順利完成整個(gè)工作內(nèi)容。除此之外，電子檔案管理工作中最具有優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)之一就是電子版的檔案，本身并不容易被隨意修改，所以這種檔案管理形式相對(duì)比較可靠，具有非常高的真實(shí)性和有效性。

電子檔案無(wú)論是在收集或者是在后期的保存方面都非常便利，人們?nèi)绻胍獙?duì)其中涉及的信息內(nèi)容進(jìn)行獲取，可以直接利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將檔案信息調(diào)取出來(lái)。這樣不僅能夠?yàn)槿藗內(nèi)粘９芾怼⒈４娴忍峁┓奖憧旖莸姆绞?，而且還能夠提高人們對(duì)檔案的使用效率。保證電腦是最新的軟件配置，同時(shí)還要保證內(nèi)部?jī)?nèi)存可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求[2]。由于網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的開(kāi)放性特征，所以如果電腦自身不穩(wěn)定性等諸多因素的影響比較嚴(yán)重，那么很有可能會(huì)導(dǎo)致信息出現(xiàn)丟失等情況，所以在電子檔案管理工作的具體展開(kāi)中，檔案的備份具有一定必要性，需要引起重視，

3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防范措施的有效落實(shí)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行中，如果出現(xiàn)問(wèn)題很有可能會(huì)威脅到檔案的收集和保管，甚至還有可能會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失等一系列問(wèn)題。基于此，要提前做好一系列的安全防范管理工作，在實(shí)踐中要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，同時(shí)還要保證整個(gè)操作過(guò)程的規(guī)范化和合理化。嚴(yán)格落實(shí)有效的監(jiān)督管理制度，對(duì)工作人員的日常工作行為展開(kāi)有針對(duì)性的約束和管理。在實(shí)踐中還要對(duì)防火墻等軟件、硬件進(jìn)行合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)黑客等各類(lèi)攻擊的有效預(yù)防。如果檔案內(nèi)容相對(duì)比較重要，需要對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行加密處理。檔案資料無(wú)法對(duì)外公開(kāi)，所以只能夠使用局部網(wǎng)絡(luò)[3]。在訪問(wèn)控制技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用方面，可以最大限度保證檔案不會(huì)受到非法訪問(wèn)等一系列影響。在計(jì)算機(jī)服務(wù)器的具體應(yīng)用中，要進(jìn)行及時(shí)的殺毒處理，這樣做的根本目的是避免檔案出現(xiàn)意外損失等情況。除此之外，在檔案網(wǎng)絡(luò)信息方面可以對(duì)安全審計(jì)制度進(jìn)行有效落實(shí)，這樣做可以從根本上保證檔案信息的跟蹤管理工作能夠落到實(shí)處。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案受到攻擊時(shí)，可以直接采取報(bào)警措施或者是直接對(duì)服務(wù)器進(jìn)行關(guān)閉等，這樣能夠最大限度保證檔案保存的完整性和有效性，

2 檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

1）管理理念的轉(zhuǎn)變。與檔案管理內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案當(dāng)中會(huì)涉及的內(nèi)容普遍比較多，包括政治、經(jīng)濟(jì)等。由于檔案信息資源異常豐富，所以不能夠?qū)ν庑孤?。在?shí)踐中，要從根本上保證檔案管理工作的保密性和可靠性，盡可能避免檔案信息出現(xiàn)泄露等問(wèn)題。同時(shí)還要保證日常查詢(xún)或者是利用的整體便利性得到有效提升，以此來(lái)保證檔案管理工作科學(xué)合理的落實(shí)。由此可以看出，電子化檔案管理工作的具體展開(kāi)中，可以直接以信息化手段和管理技術(shù)為各領(lǐng)域提供有效服務(wù)，保證檔案管理工作的全面有序開(kāi)展，

2）管理制度的轉(zhuǎn)變。由于受到電子檔案管理的影響，各種不同類(lèi)型的信息在儲(chǔ)存時(shí)，其自身的方式已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，所以新型檔案管理制度的建設(shè)和應(yīng)用具有一定必要性。通常對(duì)于紙質(zhì)檔案的安全性提出的要求是不可以復(fù)制和拍照、偷盜等，以人為監(jiān)督和管理的方式，可以最大限度保證檔案的安全性。但是對(duì)于電子檔案而言，對(duì)其提出的安全性要求普遍比較高，要與檔案自身的私密程度進(jìn)行結(jié)合，不能夠?qū)n案資料進(jìn)行隨意拷貝。一旦出現(xiàn)檔案材料泄露，人員要按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的處罰，這樣才能夠?qū)ぷ魅藛T的行為起到良好的約束作用。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作內(nèi)容以及管理模式在新時(shí)期背景下已經(jīng)發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。從紙質(zhì)版的模式轉(zhuǎn)變成為電子版，不僅有利于提高檔案管理效率、質(zhì)量，而且還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的有效預(yù)防。在保證檔案信息收集、保存等各環(huán)節(jié)工作有序開(kāi)展的同時(shí)，有利于保證檔案管理水平的提升。