PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的運用思考

燕 華

（重慶市涪陵中心醫(yī)院，重慶 408000）

醫(yī)院科技檔案管理指的是醫(yī)院科研技術檔案與自身信息管理的重要工作，包含醫(yī)院從建立至今有關醫(yī)療活動的各種文字、圖像、記錄信息，隨著醫(yī)院醫(yī)療水平與規(guī)模的不斷增大，醫(yī)院科技檔案的內容與管理要求都在不斷提升。醫(yī)院科技檔案管理水平直接影響到醫(yī)院科研工作發(fā)展，醫(yī)院的等級評定也與科技檔案的管理水平緊密相關。為了確保醫(yī)院科技檔案管路實現(xiàn)規(guī)范化、精細化目標，PDCA作為一項重要的管理措施已經得到廣泛的應用，在醫(yī)院科技檔案的發(fā)展中具有非常重要的意義。

1 PDCA循環(huán)管理概述

PDCA循環(huán)法又稱為“戴明循環(huán)”，是由管理學家提出的一種標準化、程序化、科學化的基本管理方案，PDCA分別指的是Plan（計劃）、Do（實施）、Check（檢查）、Action（處理）四階段管理流程，能夠讓管理對象實現(xiàn)循環(huán)提升并得到質量保證。上述四個階段在管理中一直處于一次次的循環(huán)運行中，如果部分問題在第一次循環(huán)中沒有解決，則會作為下級階段計劃再次解決，從而在管理過程中實現(xiàn)各種需求、問題階梯式的螺旋上升。PDCA循環(huán)管理可以在任何一項邏輯工作中進行應用，對于企業(yè)績效管理的作用尤為顯著。

P階段：制定明確的活動計劃，設計出完善的工作目標與實施方針；D階段：達到工作目標的具體實施過程。C階段：對實施后的結果進行分析總結，判斷實施效果與P階段目標的差異?？偨Y出實施過程中的問題，發(fā)現(xiàn)問題是該階段的工作重點。A階段：此階段需要將檢查出的問題進行處理，處理結果較好的應該繼續(xù)保持并發(fā)揚，對于依舊未解決的問題要分析總結作為下一循環(huán)的記錄。同時此階段還有可能輸出具體的指導文件用于后續(xù)工作指導。

2 醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院檔案管理受到內外雙重壓力與挑戰(zhàn)，一方面醫(yī)院現(xiàn)代化水平的發(fā)展使得自身檔案管理方式出現(xiàn)了巨大變化，各種信息化系統(tǒng)在醫(yī)療行業(yè)的使用，使得很多醫(yī)院的科技檔案管理正處于切換過程中。另一方面醫(yī)院科技檔案管理在現(xiàn)在醫(yī)院發(fā)展中的重要性不斷提升，已經成為醫(yī)院從事一切科研活動、評選活動的基礎，醫(yī)院科技檔案的管理已經成為促進醫(yī)療水平與科研質量發(fā)展的重要保障。

1）制度不健全。當前醫(yī)院檔案管理的主要內容還是以臨床病例管理為主，相關人員對于科技檔案管理的重視程度不足，檔案管理人員也缺乏對于科技檔案內容的了解，這一系列問題說明醫(yī)院科技檔案的制度存在端部，為了應對醫(yī)院現(xiàn)代化建設的發(fā)展需要，現(xiàn)有的科技檔案管理機制需要進行有效改進，避免科技檔案管理制度成為制約醫(yī)院科研工作發(fā)展的因素。

2）檔案管理人員綜合素質不高。醫(yī)院檔案管理人員基本不屬于醫(yī)療體系相關人員，且具有很強的流動性，大部分檔案管理人員不具備科技檔案管理水平，所以當前醫(yī)院科技檔案管理人員的專業(yè)化水平需要進一步提升，尤其現(xiàn)代互聯(lián)網技術和信息平臺的應用，對于管理人員的網絡技術已經成為必然要求，現(xiàn)代管理技術與管理觀念的缺乏必然會影響到醫(yī)院科工作的持續(xù)發(fā)展。

3）科技檔案管理較為分散。很多醫(yī)院在檔案管理中并沒有劃分出專門的科技檔案管理部門與人員，大量醫(yī)院檔案處于分散式的管理方式下，導致科技檔案在數(shù)據(jù)收集、使用時的效率低下，一些大型科研項目和科研成果管理分散、分類不清晰，非常不利于醫(yī)院科技檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

4）科技檔案管理的現(xiàn)代化程度不高。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，科技檔案管理已經從紙質管理發(fā)展為數(shù)字信息化管理。與醫(yī)院信息化系統(tǒng)及第三方平臺的聯(lián)系不斷加深。但是很多醫(yī)院對于科技檔案管理這方面的重視程度不高，相關資源的投入不足，科技檔案的使用仍然停留在手工檢索階段，嚴重影響到現(xiàn)代醫(yī)院管理的發(fā)展水平。

3 PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應用

醫(yī)療科技檔案有醫(yī)院科研管理與檔案管理兩部分組成，隨著醫(yī)療科技檔案數(shù)量增加與管理方式的更新，醫(yī)療行業(yè)對于科技檔案的重視力度不斷提升，因此越來越多的醫(yī)院都開始采用PDCA循環(huán)進行科技檔案管理，通過計劃、實施、檢查、處理流程的不斷循環(huán)實現(xiàn)科技檔案的高效管理。

1）計劃階段（P）。醫(yī)院科技檔案管理的目的就是要保證醫(yī)院科研信息的充分利用，讓科技檔案在醫(yī)院醫(yī)療水平中發(fā)揮最大作用，所以醫(yī)院要針對當前科技檔案目標有完善的管理規(guī)劃，前提是對于科技檔案管理要有明確的制度要求，將醫(yī)院科研活動中有價值的數(shù)據(jù)、文字、音像等相關記錄進行集中保存。包括科研活動中的課題、計劃、任務書、實驗記錄、技術總結以及經費的使用情況等，盡可能將所有的科技活動信息進行保存應用。因此，醫(yī)院在科研活動開展前就需要明確各項需要歸檔的文檔，根據(jù)文檔確認相關計劃的實施情況，相關科研文檔的內容、要求提前進行規(guī)范。

2）實施階段（D）。醫(yī)院科技檔案管理應嚴格依照項目計劃的要求開展，首先對于各項科技檔案要實行統(tǒng)一管理，根據(jù)不同業(yè)務設計出清晰的歸類方案。其次讓每一位醫(yī)院工作者與檔案管理者明白要做什么、怎么做、如何做。所以針對實施階段的檔案管理工作要有一個制度學習的過程。醫(yī)院可以將科技檔案管理的細則進行宣傳，針對檔案管理人員進行全面培訓，推進醫(yī)院科技檔案工作要求與內容的不斷完善。

3）檢查階段（C）。醫(yī)院科技檔案管理的實施檢查是科技檔案管理中非常重要的一項，檢查階段一方面能夠讓管理人員充分了解所有的檔案管理內容，對各項科技活動檔案進行明細劃分。另一方面加強檔案的落實檢查有助于檔案管理完善科技檔案計劃、實施中的不足，針對科技檔案控制制度的偏差不斷進行糾正。

4）處理階段（D）。目前，PDCA循環(huán)在科技檔案中的應用還處于不斷探索的過程，一方面要分析出現(xiàn)有的管理方案是否存在改進的地方。定期開展科技檔案管理效果的考核分析是非常必要的，在處理分析階段需要對科技檔案的結果進行認真總結，包括科技檔案管理結果、管理人員工作反饋、各部門執(zhí)行情況等，都需要能夠給出兩方面的優(yōu)劣評價。另一方面處理階段要針對PDCA循環(huán)管理輸出成果文檔。比如下一階段的管理要求、科技檔案管理的新需求等。所以處理階段在整個PDCA循環(huán)管理中具有承上啟下的作用，這一階段的任務目標具有以下幾點：（1）糾正錯誤。較好的規(guī)章制度予以發(fā)揚，反饋的問題及時進行改進。（2）成果輸出。輸出有價值的科研檔案，滿足醫(yī)院科技檔案管理的各種需求。（3）問題遷移：針對未解決的問題過渡至下一循環(huán)過程進行解決。

4 結束語

綜上所述，PDCA循環(huán)管理模式在醫(yī)院科技檔案管理上具有非常積極的作用，能夠從管理制度、管理人員、醫(yī)院活動中進行全面優(yōu)化改進，從而形成在醫(yī)院科技檔案管理中形成自下而上的管理與反饋機制，有力地推進現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化發(fā)展。