試析勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作的革新方式

郝偉男

（滕州市勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁院，山東 滕州 277599）

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁是指仲裁委員會(huì)對(duì)申請(qǐng)人提出的勞動(dòng)爭(zhēng)議，所采取的居中公斷與裁決，而期間產(chǎn)生的檔案資料，作為仲裁工作不斷完善優(yōu)化的重要依據(jù)，工作者應(yīng)深入研究仲裁檔案管理工作的革新方法，并積極制定和落實(shí)相應(yīng)的措施，加快推進(jìn)仲裁檔案管理工作的進(jìn)步。

1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

1.1 完善信息化輔助功能

信息化建設(shè)是提高仲裁檔案管理工作效率的有效措施，仲裁院應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)入先進(jìn)、實(shí)用的信息化模式，完善信息系統(tǒng)的輔助功能，減輕線下業(yè)務(wù)量，同時(shí)也可以在一定程度上避免人工操作帶來的失誤。在此過程中，需要在信息化建設(shè)中引入“工作臺(tái)”、“電子檔案”這幾項(xiàng)信息化輔助運(yùn)行概念，來改善傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率和準(zhǔn)確度。其中“工作臺(tái)”主要是指工作者按照自身持有的權(quán)限，進(jìn)入相應(yīng)子系統(tǒng)中領(lǐng)取待辦業(yè)務(wù)的管理操作模式，在該模式下，工作者還要為子系統(tǒng)配備業(yè)務(wù)辦理時(shí)限提醒功能，確保管理業(yè)務(wù)能夠被準(zhǔn)時(shí)完成?！半娮訖n案”模式主要是指通過構(gòu)建電子檔案與案件信息的關(guān)聯(lián)，使系統(tǒng)可以直接生成歸檔信息的信息化管理方式，可以保障紙質(zhì)、電子兩種形式檔案的一致性，增強(qiáng)信息化管理功能的可靠性。

1.2 做好信息安全防護(hù)

信息安全防護(hù)作為信息化建設(shè)的重要組成部分，仲裁員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身系統(tǒng)的特質(zhì)，為其配備完善的信息安全防護(hù)機(jī)制，同時(shí)，還要委派專人，不斷更新安全防護(hù)應(yīng)用技術(shù)與系統(tǒng)，深入優(yōu)化檔案管理工作的可靠性。就目前來看，防火墻作為較為常用的信息防護(hù)方式，其能夠有效隔絕來自外部網(wǎng)絡(luò)的惡意代碼、惡意入侵，但該項(xiàng)信息安全技術(shù)僅能預(yù)防來自外部的侵害，所以管理者還要通過加密、雙匙、殺毒軟件等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)針對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息安全控制和管理，提高信息化建設(shè)的安全性。此外，還要做好相應(yīng)的安全防護(hù)宣傳工作，防止工作者的失誤操作，造成信息安全問題，影響檔案管理的革新效果。

2 提升管理者專業(yè)水平

2.1 組織集中學(xué)習(xí)

管理者是仲裁檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其專業(yè)水平的高低直接關(guān)系著勞動(dòng)仲裁檔案的管理效果，因此，為了持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作的革新，仲裁院要重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，并積極組織在崗檔案管理人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，提高其工作質(zhì)量和專業(yè)水平，深化檔案管理革新的落實(shí)，例如：在2018年山東組織的“增強(qiáng)檔案法治意識(shí) 依法保護(hù)檔案”培訓(xùn)班，此次學(xué)習(xí)圍繞《中華人民共和國(guó)檔案法》展開，針對(duì)檔案收集、管理工作進(jìn)行了重點(diǎn)講解，明確了需要收集存檔資料內(nèi)容的范圍，同時(shí)，采用案例的方式，為管理人員就偽造、涂改檔案等違法行為進(jìn)行了釋法。此外，還對(duì)檔案法中指出的應(yīng)做到檔案月月整理、年年歸檔，進(jìn)行了重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，有助于管理者專業(yè)水平的優(yōu)化發(fā)展。

2.2 引進(jìn)優(yōu)秀人才

一般來說，若仲裁院所持有的檔案數(shù)量達(dá)到一萬卷，則需設(shè)置專職的檔案管理員，并且每超過1萬5千卷，就應(yīng)增配一名管理員。但現(xiàn)階段，受編制制約，大部分仲裁機(jī)構(gòu)，通常難以在檔案管理方面配足工作人員，甚至?xí)霈F(xiàn)兼職的情況，造成了檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)水平不足的問題，因此，應(yīng)從人才引進(jìn)層面入手，實(shí)現(xiàn)仲裁檔案管理革新。在此過程中，仲裁院需要適當(dāng)提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化崗位福利待遇，以便于吸引更多優(yōu)質(zhì)的人才加入崗位，同時(shí)，也要做好相應(yīng)的考核工作，并將責(zé)任意識(shí)、專業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)等方面都納入考核內(nèi)容中，確保錄用人員能夠滿足、適應(yīng)崗位工作需求，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。

3 優(yōu)化檔案管理措施

3.1 優(yōu)化檔案整理措施

為了加快推進(jìn)仲裁檔案工作的革新發(fā)展，仲裁院應(yīng)重視具體的革新措施，優(yōu)化日常檔案管理工作，提高工作落實(shí)效果。在此過程中，檔案整理工作作為一項(xiàng)重要的日常檔案管理措施，仲裁院可以以整理工作為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)仲裁檔案管理工作的革新優(yōu)化。在檔案管理措施的優(yōu)化上，需要定期組織工作者開展檔案室檔案的歸納整理工作，并按照相關(guān)規(guī)定，來進(jìn)行核查、編制、整理，使仲裁檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其在維護(hù)組織機(jī)構(gòu)歷史真實(shí)面貌等方面的效用，此外，仲裁院還要積極借鑒外部成功經(jīng)驗(yàn)，不斷完善自身的檔案管理工作，為仲裁工作的開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 優(yōu)化紙質(zhì)檔案資料安全措施

雖然無紙化辦公在仲裁檔案管理工作中已經(jīng)逐步推進(jìn)，但紙質(zhì)檔案依然在仲裁工作中發(fā)揮著重要的作用，因此，管理者應(yīng)綜合考慮到紙質(zhì)文件的氧化問題，控制好檔案存放環(huán)境的光照、溫度、濕度等條件，以免檔案受環(huán)境影響而產(chǎn)生損壞，保障仲裁檔案的革新效果。在紙質(zhì)檔案的管理中，經(jīng)過長(zhǎng)期存放后的紙質(zhì)檔案，通常會(huì)由于內(nèi)部水分的蒸發(fā)，以及字跡中包含的油溶性材料擴(kuò)散，導(dǎo)致其出現(xiàn)字跡褪色、紙張纖維化等問題，影響閱讀，因此，管理者需要在檔案室中設(shè)置空調(diào)或其他除濕、調(diào)溫設(shè)備，使檔案室保持在溫度14～24℃左右、濕度45%～60%的狀態(tài)下，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命。此外，還要優(yōu)化檔案室防光措施，以免紙質(zhì)檔案與紫外線發(fā)生光氣化學(xué)反應(yīng)，造成褪色問題。

4 規(guī)范化仲裁管理操作

4.1 提高管理標(biāo)準(zhǔn)

在仲裁檔案管理革新中，管理標(biāo)準(zhǔn)水平在很大程度上決定著管理工作質(zhì)量，因此，為了實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的革新，仲裁院應(yīng)將管理標(biāo)準(zhǔn)作為切入點(diǎn)，規(guī)范化管理操作，提升自身的檔案管理水平。在此過程中，國(guó)家出臺(tái)了《檔案館應(yīng)急管理規(guī)范》、《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，仲裁院需要基于此，結(jié)合實(shí)際工作，來制定更高的管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化發(fā)展。此外，仲裁院還可以積極借鑒國(guó)際化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，深入優(yōu)化管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和實(shí)效性，同時(shí)，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)踐行過程中容易出現(xiàn)的問題，要提前制定相應(yīng)的方案，而且應(yīng)將革新后的標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)普及給基層工作人員，加快推進(jìn)檔案管理的革新發(fā)展進(jìn)程[1]。

4.2 完善管理制度

在管理制度層面上，為了革新仲裁檔案規(guī)范化管理效果，仲裁院應(yīng)將精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確化的革新思想，融入到管理制度的建設(shè)上，使各項(xiàng)檔案管理流程得以精準(zhǔn)有效地落實(shí)。在此過程中，仲裁院要制定精細(xì)化、清晰的檔案管理工作流程，并結(jié)合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建一系列的仲裁檔案管理操作管理制度，然后再次梳理各個(gè)檔案管理崗位的崗位職責(zé)，并將各項(xiàng)職責(zé)明確劃分給個(gè)人，增強(qiáng)工作制度的約束能效，降低錯(cuò)誤、失誤操作發(fā)生的概率。此外，還應(yīng)完善監(jiān)督巡查制度，核查各個(gè)檔案管理流程中，操作制度的效果，而且需要將核查結(jié)果計(jì)入到個(gè)人的績(jī)效中，深化管理革新的落實(shí)[2]。

5 結(jié)論

綜上所述，強(qiáng)化仲裁檔案管理工作革新效果，有助于勞動(dòng)仲裁工作水平的提升。在勞動(dòng)仲裁工作中，采取檔案管理革新措施可以提高管理效率、優(yōu)化工作團(tuán)隊(duì)、增強(qiáng)管理措施效用、保證管理工作質(zhì)量，從而深化管理革新的落實(shí)，促進(jìn)仲裁工作水平的可持續(xù)優(yōu)化發(fā)展。