論事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略

李 娟

（寧夏特種設備檢驗檢測院，寧夏 銀川 750000）

正所謂，“國有國法，家有家規(guī)”。事業(yè)單位在對檔案進行管理時，要按照一定的規(guī)范與流程來開展各項管理工作。由于檔案管理本身就具有一定的復雜性與特殊性，很多檔案資料既具有保密性，又具有一定的重要性，嚴格按照事業(yè)單位的檔案管理機制與流程來對各類檔案實施規(guī)范化、科學化與全面化管理，全面提升檔案管理的工作效果與水平。

1 規(guī)范化管理檔案的重要性分析

在我國的各級行政管理機構中，事業(yè)單位涉及的管理領域主要是醫(yī)療、溫升、教育、科技、文化等，能夠為人民群眾提供更多服務的機構或者組織，其在我國社會的發(fā)展與建設中發(fā)揮著不可替代的重要作用與價值。而檔案是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案類別比較繁多，主要與事業(yè)單位的人事管理、行政管理、履行職能的具體情況等信息相關，通過對這些方面的資料進行整理、手機、挖掘、利用、編撰和保管等，實現(xiàn)對檔案的科學與規(guī)范化管理。在事業(yè)單位各機構或者部門在履行工作職能時，檔案管理工作雖然沒有更具針對性的職能和作用，但是其能夠為各項職能的有效發(fā)揮提供良好的依據(jù)，能夠為未來社會的有效治理提供更加完善、全面的依據(jù)與流程，能夠幫助各項管理工作有效開展與進行，對于提升事業(yè)單位整體管理效率與水平非常有利[1]。

當前，從檔案管理的實際現(xiàn)狀來分析，事業(yè)單位的業(yè)務工作比較復雜，其工作量也比較大，很多需要處理的數(shù)據(jù)、信息和資料的數(shù)量也是十分巨大的。事業(yè)單位的檔案涉及的內(nèi)容也比較多和瑣碎，如果沒有個規(guī)范的檔案管理流程，會嚴重影響事業(yè)單位各項工作的有效開展與進行。如果檔案管理缺乏一定的全面、科學性與規(guī)范性，很容易導致檔案信息出現(xiàn)錯位、缺失、遺漏、內(nèi)容補全、索引混亂、描述不清、遺失等等問題，使得檔案管理工作質量、效率大大降低，導致事業(yè)單位檔案管理的作用與價值沒有更好、更全面地發(fā)揮出來。因此，積極地對檔案實施規(guī)范化管理，針對檔案開展各項嚴格、有序、規(guī)范的管理活動，能夠更好地消除多種檔案管理過程中產(chǎn)生的多種問題，促進檔案管理工作更加有條不紊、完善有序的進行，為事業(yè)單位的其他管理工作的高效開展提供良好得檔案保障與信息支撐，進而保障整個事業(yè)單位工作的有序開展與高效進行。

2 分析事業(yè)單位規(guī)范管理各類檔案時存在的局限與不足

對各類檔案的規(guī)范化、全面化管理是所有企業(yè)或者單位應該且必須做的，也是推動各類單位或者機構科學發(fā)展、有序開展業(yè)務的重要內(nèi)容。事業(yè)單位在對檔案管理時，存在很多的局限與不足，限制與阻礙了事業(yè)單位檔案管理水平的有效提升。下面針對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀、局限與不足展開深入且全面的分析與探討：

1）缺乏健全和完善的檔案管理機制與流程。對檔案實施規(guī)范化管理，如果有沒有一個較為健全和完善管理機制和流程，那么從根本上來講，不利于檔案管理工作更加規(guī)范化與高效化的開展與進行。事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容比較繁瑣、復雜，程序比較多，特別是在近幾年，數(shù)據(jù)資料、信息檔案的量逐漸增多，這在有形與無形中給檔案管理工作增加了很大的負擔，也容易導致檔案管理工作陷入混亂，各個檔案管理缺少規(guī)范化的管理流程，很多工作人員對于檔案的管理不知道如何下手，沒有良好的規(guī)范與標準來依照與參考，從而使得一些事業(yè)單位的檔案管理缺乏有效的管理依據(jù)，不利于管理效率的更好提升。而為了更好地避免或者消除這樣的檔案管理問題，制定較為健全和完善的檔案管理機制與流程是非常有必要的。但是很多事業(yè)單位缺乏較為完善且健全的檔案管理流程、機制或者指導，這就容易導致檔案管理不全面、不規(guī)范問題的發(fā)生[2]。

2）檔案信息化管理水平不高。在信息化、現(xiàn)代化的時代與社會中，各類檔案的管理工作已經(jīng)不能夠完全依靠人工或者紙質資料的檔案管理模式了，而是要轉變思路、與時俱進，積極地運用互聯(lián)網(wǎng)技術來輔助和強化管理，這樣才能夠更好地提升檔案管理效率與水平。盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)開始展開了檔案管理的信息化建設，但是應用的程度與水平不高，沒有將信息化管理效率與效果有效發(fā)揮出來，很多單位只是單純的應用計算機來實施電子化管理，對于其工作效率與工作先進性的挖掘與利用還有很大的欠缺和距離，這使得檔案信息的有效管理、利用、挖掘與共享功能沒有更好地展示出來，失去了檔案本身的作用與價值，阻礙了檔案管理整體水平的提升。

3）缺乏高素質、高業(yè)務能力的檔案管理人才。正所謂“行行出狀元”，表示的是在每個行業(yè)或者崗位上都有出色的人才，都能夠展示自己的價值。檔案管理工作雖然看著不起眼，但是其重要性不可估量。為了能夠對檔案實施高效化、規(guī)范化管理，應用高素質、高技能人才是非常迫切的。而在當前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是由工作能力較低的人員來擔任，片面的認為檔案管理工作沒有其他業(yè)務工作重要，在人員的聘用方面也有所放松，有所忽略，對于檔案管理人員的工作能力與素養(yǎng)也沒有過高要求，這很容易導致檔案管理工作陷入混亂，檔案管理效率低下，影響檔案管理的規(guī)范化開展。

3 規(guī)范管理檔案的具體方略探究

1）重視管理制度或者流程的健全與完善。實施規(guī)范化管理檔案，事業(yè)單位加強對檔案管理各項制度與流程的建立、持續(xù)完善與健全是不可缺少的。事業(yè)單位要根據(jù)當前檔案管理的實際情況與具體問題，有針對性的建立科學化、全面化與規(guī)范化的管理體制，如檔案管理的安全保密、借閱、管理等機制等等，對于檔案管理的期限、內(nèi)容、類別等等進行明確，讓所有檔案管理的流程或者程序更加規(guī)范，從而檔案管理人員才能夠更加規(guī)范、科學的對所有檔案信息資料實施規(guī)范化管理，使得各項檔案管理工作才能夠有制度可以依照，為規(guī)范化管理所有檔案提供良好的制度基礎與保障。

2）強化信息化建設，提升信息化管理水平。目前，在當前這個信息化時代下，很多管理工作都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化與共享性。事業(yè)單位在管理檔案時，加強對檔案管理的信息化建設是非常必要的。根據(jù)國家對檔案管理的具體標準與要求，對數(shù)字檔案資源和數(shù)據(jù)進行規(guī)范化管理，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的安全性要求。與此同時，在強化信息化建設的同時，事業(yè)單位也要重視檔管理系統(tǒng)或者軟件的開發(fā)與利用，讓檔案管理人員參與檔案管理軟件的研發(fā)與制作工作，提出一些根據(jù)建設性的寶貴意見，這樣能夠增強檔案信息化建設的有效性與科學性[3]。

3）強化對檔案人員的培訓與教育，增強其業(yè)務能力與水平。檔案管理人才是推動檔案規(guī)范化管理的重要助推力。事業(yè)單位在規(guī)范管理檔案時，重視對檔案人員的培訓與教育是必不可少的工作。通過對檔案管理人員展開一系列的業(yè)務培訓、技能培訓、職業(yè)道德與素養(yǎng)培訓等工作，能夠大大的提升檔案管理人員的實際工作能力，促進檔案管理工作更加可靠與有序。

4 結束語

綜上所述，面對當前事業(yè)單位在規(guī)范化管理檔案方面存在的一些局限、問題或者不足，在對檔案實施規(guī)范化管理時，重視檔案管理機制與流程的健全與完善、重視信息化技術的高效應用、強化對檔案管理人員的培訓與管理等等，全面推動檔案管理工作更加規(guī)范化與有序化。