事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

肖平軍

（泰寧縣丹霞文化產(chǎn)業(yè)園服務(wù)中心，福建 三明 354400）

檔案管理工作在事業(yè)單位的工作中具有獨特的價值和意義，需要事業(yè)單位在建設(shè)和發(fā)展的過程中給予檔案管理工作充分的重視，使之發(fā)揮出應(yīng)有的價值。就當前我國社會的發(fā)展而言，檔案管理工作的價值主要體現(xiàn)在事業(yè)單位各種業(yè)務(wù)信息的收集和管理中，并通過對檔案管理方式的創(chuàng)新重新地激發(fā)出各種檔案信息的價值，讓檔案管理工作在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展中能夠起到一定的指導(dǎo)價值。

1 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)代社會信息技術(shù)的發(fā)展對我國各行各業(yè)都造成了較大的影響，事業(yè)單位作為我國建設(shè)和發(fā)展中的重要組成部分，也在社會建設(shè)和發(fā)展的驅(qū)動下，逐漸地加強了自身的建設(shè)。并且伴隨著事業(yè)單位的建設(shè)，檔案管理工作也取得了一定的發(fā)展[1]。就當前事業(yè)單位檔案管理工作的建設(shè)而言，檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展主要體現(xiàn)在以下幾個層面：第一，檔案管理工作資料信息的數(shù)字化建設(shè)。為了讓檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，事業(yè)單位將檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)重視了起來，借助檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，將具備較高發(fā)展價值的資料置于相應(yīng)的系統(tǒng)平臺中，讓相關(guān)人員通過系統(tǒng)平臺進行檔案的調(diào)取和利用，實現(xiàn)了檔案信息價值的做大化。第二，信息化系統(tǒng)平臺的建設(shè)，為了讓檔案管理工作能夠發(fā)揮出更大的價值，事業(yè)單位將檔案管理工作的信息化系統(tǒng)平臺的建設(shè)重視起來，讓檔案管理工作中的信息收集、歸納、整理、分析等各項工作都置于信息化系統(tǒng)平臺建設(shè)中，通過信息化系統(tǒng)平臺的建設(shè)不僅極大地縮減了事業(yè)單位檔案管理工作的工作內(nèi)容，還從一定程度上提升了檔案管理工作的工作效率，讓檔案管理工作能夠體現(xiàn)出更大的價值。

但是在檔案管理工作的建設(shè)中仍然存在很多不足，嚴重制約著檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。這種不足主要體現(xiàn)在以下幾個層面：第一，部分事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)不足，難以支撐檔案管理工作實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)、第二，管理方式欠缺創(chuàng)新性，新型的檔案管理工作模式應(yīng)當適配有更加科學(xué)、合理的管理方式，這樣才能讓檔案管理工作能夠發(fā)揮出更大的價值[2]。但是在建設(shè)過程中，部分事業(yè)單位只是將檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化重視了起來，未能給予檔案管理工作方式充分的重視，導(dǎo)致檔案管理方式的創(chuàng)新程度不足。第三，檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合程度較低。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，其信息化建設(shè)絕不只是讓檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)和信息化系統(tǒng)平臺的建設(shè)。而是要實現(xiàn)檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)的深入融入，讓檔案管理工作在事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動中體現(xiàn)出更加廣泛的作用。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

1）完善檔案管理工作的工作模式。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠在一定程度上提升檔案管理工作的工作效果，讓檔案管理工作體現(xiàn)出更大的價值，但就檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀而言，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)存在一定的風(fēng)險，而這種風(fēng)險主要體現(xiàn)在以下幾個層面：第一，檔案信息的安全風(fēng)險。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)讓事業(yè)單位的檔案信息的存儲方式發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，無論是檔案信息存儲的空間、轉(zhuǎn)移的速度還是其傳播方式都得到了極大地提升，而這些方面的優(yōu)勢也是造成檔案信息存在安全風(fēng)險的重要原因[3]。第二，檔案信息存在損壞、缺失以及失真等多方面的問題。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)增加了檔案信息在的儲存和傳播的過程被影響的風(fēng)險，容易造成檔案信息的缺失和損害，而且在一些格式轉(zhuǎn)換的過程中容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)失真的問題。所以在事業(yè)單位檔案管理的過程中，檔案管理相關(guān)人員需要基于檔案管理工作信息化中存在的問題進行思考，創(chuàng)新檔案管理工作的工作模式。

2）創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理制度。為了確保檔案管理工作建設(shè)和發(fā)展的質(zhì)量和效果，在檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)用地的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當加強對檔案管理制度創(chuàng)新和優(yōu)化的重視，借此去督促相關(guān)工作人員提升自身的工作能力和檔案管理意識，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)。為此，在檔案管理制度的創(chuàng)新和優(yōu)化過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當從區(qū)域內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作中存的問題進行思考，不斷地提升檔案管理工作的建設(shè)水平。比如，在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員應(yīng)當建立起檔案管理工作的監(jiān)督制度，定期地對檔案管理工作進行監(jiān)督和審核，確保在事業(yè)單位檔案管理工作中所有的工作人員都能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的價值。而且在檔案管理工作的監(jiān)督管理制度中，相關(guān)工作人員也應(yīng)當對檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)納入其中，對各種檔案的命名方式以及管理情況等進行審查，推動檔案管理工作建設(shè)質(zhì)量的提升。

3）創(chuàng)新檔案管理工作的信息化建設(shè)思路。為了讓檔案管理工作在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展中能夠發(fā)揮出更大的價值，實現(xiàn)檔案管理工作和信息技術(shù)的深度融合，是事業(yè)單位檔案管理工作未來主要發(fā)展的方向。事實證明只是實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)和信息化系統(tǒng)平臺的構(gòu)建并不能完全滿足當前事業(yè)單位工作的需求，比如在事業(yè)單位的信息化系統(tǒng)平臺的建設(shè)中，部分事業(yè)單位針對不同的業(yè)務(wù)活動創(chuàng)建了不同的信息化系統(tǒng)服務(wù)平臺。而對于部分業(yè)務(wù)信息之間存在一定的聯(lián)系，而各個信息化系統(tǒng)服務(wù)平臺之間的壁壘嚴重地制約了檔案信息的共享和運用，導(dǎo)致檔案信息的利用程度效率較低，未能在我國的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的價值。所以在創(chuàng)新檔案管理工作的思路時，相關(guān)工作人員應(yīng)當從檔案管理工作與信息化技術(shù)之間的深入融合的角度進行思考，創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作，提升事業(yè)單位檔案管理工作在事業(yè)單位日常工作中的價值和意義。

4）創(chuàng)新檔案管理工作信息收集和記錄模式?，F(xiàn)代社會的建設(shè)和發(fā)展對事業(yè)單位工作的廣度和深度提出了更高的要求，這也對事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了更大的工作挑戰(zhàn)，如何在社會建設(shè)和發(fā)展的過程中實現(xiàn)對事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)信息的有效收集，實現(xiàn)各項工作檔案信息的完善，成為當前事業(yè)單位檔案管理工作主要研究和思考的問題，所以在事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的研究中，相關(guān)工作人員應(yīng)當加強對檔案管理工作信息收集和記錄模式的創(chuàng)新。比如在檔案管理工作信息收集和記錄過程中，檔案管理工作人員可以根據(jù)檔案信息的重要程度，設(shè)置相應(yīng)的信息收集和修改權(quán)限，將更多的事業(yè)單位更多的工作人員納入信息收集和記錄過程中，通過對檔案管理工作權(quán)限的建設(shè)，能夠有效地實現(xiàn)對各種業(yè)務(wù)信息的建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

3 總結(jié)

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，能夠為事業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)活動和基礎(chǔ)工作提供一定的理論支持，幫助事業(yè)單位在管理、決策等多個方面實現(xiàn)合理化和規(guī)范化建設(shè)。所以在事業(yè)單位檔案管理工作中，教師應(yīng)當給予其充分的重視，不斷地對其工作模式、管理方式等進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化以及規(guī)范化建設(shè)。