淺析化工行業(yè)項(xiàng)目建設(shè)期間科技檔案管理工作的優(yōu)化

王 琳

（湖北三寧化工股份有限公司，湖北 宜昌 443200）

科技檔案作為企業(yè)科技成果存在的一種主要載體之一，如何管理、利用科技檔案，能為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財(cái)力，已成為企業(yè)檔案工作者探討的一個(gè)重要課題。在化工行業(yè)中，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，生產(chǎn)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，科技檔案的管理顯得尤為重要，特別是在項(xiàng)目建設(shè)期間，如何管理在建期間不斷變化的科技檔案，需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)，不斷經(jīng)驗(yàn)累積，并結(jié)合各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，建立起一套適合企業(yè)、簡單易行、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理辦法。

1 化工行業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

1.1 形成周期長，時(shí)間跨度大，變動(dòng)頻繁

化工企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)種類多，涵蓋大、中、小型各種建設(shè)規(guī)模。以湖北三寧化工股份有限公司為例，公司自1970年以來，經(jīng)過近五十年的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了小型氮肥廠向百億級(jí)產(chǎn)值的現(xiàn)代化大型聯(lián)合化工企業(yè)的多元發(fā)展；單一的氮肥產(chǎn)品向生產(chǎn)煤化工、磷化工和石油化工產(chǎn)品大型化工企業(yè)的多元發(fā)展。本公司涉及煤化工、磷化工、石油和精細(xì)化工三大領(lǐng)域，有碳銨、尿素、磷酸一銨、磷酸二銨和高濃度復(fù)合肥等化肥產(chǎn)品和合成氨、甲醇、二甲醚、硫酸、硝酸、磷酸、鹽酸、氟硅酸鈉、環(huán)己酮、雙氧水、己內(nèi)酰胺等化工產(chǎn)品。特別是近十年來，公司跨越式發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，科技檔案管理工作的重要性在項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)、改造中日益凸顯。小型改造項(xiàng)目周期一般較短，大型改造項(xiàng)目和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目少則一兩多，長則三五年。一個(gè)新項(xiàng)目的建設(shè)，從可研到竣工驗(yàn)收，從始至終，科技檔案管理工作貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中。中途合同更改、圖紙變更等原因致使科技檔案變動(dòng)頻繁，檔案管理人員要及時(shí)記錄、存檔，保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性。如湖北三寧公司2018年開始建設(shè)“年產(chǎn)60萬噸乙二醇”項(xiàng)目，預(yù)計(jì)2021年初實(shí)現(xiàn)開車生產(chǎn)，檔案管理工作需要持續(xù)進(jìn)行，貫穿項(xiàng)目始末。

1.2 專業(yè)性強(qiáng)，種類多樣，利用率高

三寧公司十多年來，新建了多個(gè)大型項(xiàng)目，涉及煤化工、磷化工、石油和精細(xì)化工等多個(gè)領(lǐng)域，化肥、化工產(chǎn)品種類豐富。三寧公司2007年建成具有年產(chǎn)40萬噸總氨、30萬噸尿素的合成氨廠區(qū)，2012建成并投入生產(chǎn)使用的“年產(chǎn)20萬噸/年己內(nèi)酰胺”項(xiàng)目，2018年開始建設(shè)“年產(chǎn)60萬噸乙二醇”項(xiàng)目。每建設(shè)一個(gè)新項(xiàng)目，檔案管理人員都要提前了解新建項(xiàng)目工藝流程，為項(xiàng)目建設(shè)科技檔案管理做好準(zhǔn)備。例如三寧公司在建的“年產(chǎn)60萬噸乙二醇”項(xiàng)目現(xiàn)在劃分為乙二醇、空分、氣化、尿素、凈化合成、公用工程六個(gè)片區(qū)，每個(gè)片區(qū)內(nèi)包含合同、技術(shù)協(xié)議、地勘報(bào)告、樁基檢測報(bào)告、圖紙等檔案。本公司將項(xiàng)目現(xiàn)場劃分為多個(gè)區(qū)域進(jìn)行管理，劃分區(qū)域又與竣工驗(yàn)收后廠區(qū)車間劃分對應(yīng)，基本建設(shè)檔案與設(shè)備檔案與區(qū)域、車間對應(yīng)管理?？萍紮n案種類多樣，有各類紙質(zhì)檔案，如政府批文、審批材料、地勘報(bào)告、合同、圖紙、檢測記錄等，還有光盤、錄影帶等電子載體檔案，還包括了實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案等。項(xiàng)目在建設(shè)過程中，不僅要收集、整理檔案，科技檔案的使用也非常頻繁。

1.3 技術(shù)儲(chǔ)備性強(qiáng)，具有一定的繼承功能

在項(xiàng)目建設(shè)、技術(shù)改造過程中，管理人員根據(jù)設(shè)計(jì)資料組織施工、調(diào)試、點(diǎn)火開車，在這期間，會(huì)產(chǎn)生過程記錄資料，這些資料經(jīng)過收集、整理，形成非常有價(jià)值的科技檔案，對以后增產(chǎn)擴(kuò)能等技術(shù)改造起到重要的指導(dǎo)作用。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，管理人員會(huì)根據(jù)實(shí)際情況對某些設(shè)備、工藝流程優(yōu)化、改造，并申請專利。三寧公司迄今已成功申請專利380件，其中發(fā)明35項(xiàng)，實(shí)用新型327項(xiàng)，外觀設(shè)計(jì)18項(xiàng)。這些在項(xiàng)目建設(shè)中取得的經(jīng)驗(yàn)、成果，是具有重要價(jià)值的科技檔案。

2 優(yōu)化在建項(xiàng)目科技檔案管理工作

2.1 重視檔案管理工作，全員參與

DANIEL J.SAGE等（2010）指出工程建設(shè)檔案作為一種知識(shí)工具在建設(shè)項(xiàng)目管理過程中有很強(qiáng)大的作用。在建項(xiàng)目中，科技檔案涉及整個(gè)項(xiàng)目流程，遍布工程設(shè)計(jì)、管理、施工、監(jiān)理等各部門，在建項(xiàng)目科技檔案整理是一項(xiàng)貫穿整個(gè)項(xiàng)目的系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要增強(qiáng)全體參建人員的檔案意識(shí)。要積極對檔案管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任感。使全體人員從項(xiàng)目開始，就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，保證檔案資料的完整、齊備和及時(shí)歸檔?？萍紮n案管理工作是化工企業(yè)生產(chǎn)中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)技術(shù)服務(wù)工作，必須把它融入到化工企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃中，為化工生產(chǎn)服務(wù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重科技檔案的需要，如人力、財(cái)力等，最終提高科技檔案工作的政策性導(dǎo)向。

2.2 完善檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行

檔案規(guī)章制度要具有可操作性，以可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。通過對檔案進(jìn)行篩選、歸納等步驟，利用檢索工具，提高查找利用檔案的效率，對已破損和字跡褪色的檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，深化檔案制度改革，收集有價(jià)值的材料，完善檔案內(nèi)容。定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)。建立檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度，制度建設(shè)要具有科學(xué)性，實(shí)施過程中要有權(quán)威性。湖北三寧公司針對科技檔案管理制定了《科技檔案管理制度》，針對公司各廠、子公司、在建項(xiàng)目科技檔案的搜集、整理、利用、銷毀等都有嚴(yán)格要求。在公司不斷發(fā)展壯大的過程中，根據(jù)公司需求，制定了《在建項(xiàng)目檔案管理辦法》，對各類項(xiàng)目建設(shè)過程產(chǎn)生的科技檔案進(jìn)行合理、有效的分類、搜集、整理，既能為項(xiàng)目建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，也為科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理做好準(zhǔn)備。在科技檔案日常管理中，制定了《科技檔案評比制度》，以分公司、分廠為單位，每月評比，用制度督促、鼓勵(lì)公司科技檔案管理工作的高效開展。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理人員穩(wěn)定

檔案管理人員的素質(zhì)包括知識(shí)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識(shí)素質(zhì)主要是指檔案工作人員的學(xué)歷、知識(shí)的深度和廣度等，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括現(xiàn)代社會(huì)中應(yīng)具備的職業(yè)技能，如計(jì)算機(jī)水平、組織協(xié)調(diào)能力等?？萍紮n案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業(yè)知識(shí)。同時(shí)還要不斷學(xué)習(xí)與檔案事業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，建立起合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。隨著科技的飛速發(fā)展，各種新型技術(shù)也應(yīng)用于化工行業(yè)中，化工行業(yè)正在向智能化轉(zhuǎn)變?？萍紮n案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身素質(zhì)，利用現(xiàn)代化、先進(jìn)的方法管理科技檔案。在建項(xiàng)目科技檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過程，檔案管理人員需要全程參與，項(xiàng)目建設(shè)過程中，如果檔案管理人員離職或者調(diào)動(dòng)，都會(huì)對科技檔案產(chǎn)生影響?；ば袠I(yè)科技檔案涉及的范圍廣，形成檔案數(shù)量龐大，有基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、聲像、電子檔案?；窘ㄔO(shè)檔案既有土建還有化工、電力行業(yè)的檔案要求，更有諸多專業(yè)，如：儀表、電氣、管道、設(shè)備等，因此，如果檔案管理工作沒有正常銜接，科技檔案容易丟失、利用不及時(shí)，甚至?xí)绊戫?xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。因此，為確保在建項(xiàng)目的科技檔案管理工作順利進(jìn)行，必須要提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理人員穩(wěn)定。

3 結(jié)語

隨著社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展，化工行業(yè)在建工程項(xiàng)目檔案的管理工作需要不斷的適應(yīng)新的環(huán)境，針對其中存在的問題進(jìn)行合理、有效的管理，以此來提升工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，增加管理的效率，促使整個(gè)化工行業(yè)更好更快的發(fā)展與建設(shè)。