“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)初探

封益華

（江蘇省泰興市人民檢察院，江蘇 泰興 225400）

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中不可小覷的環(huán)節(jié)，這些檔案對(duì)各單位的平穩(wěn)運(yùn)行都有重要的影響。隨著行政審批和服務(wù)職能的不斷發(fā)展、服務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、服務(wù)人數(shù)的不斷增加以及各項(xiàng)工作流程的不斷完善，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位所涉及的內(nèi)容與信息量大幅度增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的需求。因此，如何理性看待“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)、難點(diǎn)，如何提升檔案管理工作的質(zhì)量是檔案管理工作者需要深入思考的問(wèn)題。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.1 信息化進(jìn)程過(guò)慢

各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的工作中，因?yàn)橐酝畔⒒ㄔO(shè)往往是各自為政，未在全國(guó)甚至本省形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重地制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致其建設(shè)進(jìn)程緩慢，影響事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。技術(shù)的構(gòu)成千差萬(wàn)別，但是檔案工作的管理和升級(jí)工作不能等，這也是當(dāng)前檔案管理工作中的一個(gè)核心問(wèn)題。

1.2 畏難情緒嚴(yán)重

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案的信息安全成為亟須面對(duì)和解決的問(wèn)題。如網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、木馬程序的植入等，極易造成檔案被盜，網(wǎng)絡(luò)信息傳播具有海量化、多源頭和擴(kuò)散面廣等特征，對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)應(yīng)對(duì)能力構(gòu)成重大挑戰(zhàn)，各部門(mén)往往“談網(wǎng)色變”，導(dǎo)致當(dāng)前各部門(mén)對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下如何信息化改革出現(xiàn)畏難情緒，在實(shí)際的檔案管理工作中依然青睞采取傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率較低。

1.3 檔案屬性限制信息化進(jìn)展

受限于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，其實(shí)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分檔案屬于限制或者無(wú)法利用檔案。這些檔案管理和開(kāi)放需要一定密級(jí)，且提供利用時(shí)限制條件很多，手續(xù)繁瑣。甚至有些檔案因?yàn)樯婕懊舾袉?wèn)題或盲目對(duì)外利用會(huì)引起爭(zhēng)議，明確不允許拷貝和傳播，在具體的檔案管理工作中，如何準(zhǔn)確把握這些檔案的屬性，具有一定難度。這些限制往往使相關(guān)工作人員在遇到棘手的檔案管理問(wèn)題時(shí)不敢進(jìn)一步去請(qǐng)示匯報(bào)，也客觀阻礙了檔案管理信息化的開(kāi)展。

1.4 相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)性不足

當(dāng)前相當(dāng)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作都沒(méi)有配備檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，一般情況由行政管理人員兼任。其實(shí)各部門(mén)檔案管理工作具有特殊性，比如組織部門(mén)、公安司法系統(tǒng)等部門(mén)對(duì)于干部人事檔案和涉案卷宗有嚴(yán)格要求和規(guī)范，需要懂相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。部分行政管理人員往往不熟悉專(zhuān)業(yè)，很容易管理不規(guī)范，造成檔案的不齊、不實(shí)，甚至有材料的丟失現(xiàn)象。

2 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化程度的對(duì)策

2.1 制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和制度

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中涉及很多方面的類(lèi)型問(wèn)題，針對(duì)這樣的情況，就需要統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理信息化中遇到的問(wèn)題進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，確保各部門(mén)之間能夠在進(jìn)一步深入交流和聯(lián)系，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。要充分明確檔案歸屬，使復(fù)合型的信息得到充分的利用，并且實(shí)現(xiàn)更便捷快速的查找和利用，有效做好統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)整理，以此在更大程度上提升各類(lèi)型檔案的利用效率，使其價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。另外，也不能因?yàn)樾畔⒒艞壖堎|(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)有效融合電子和紙質(zhì)檔案，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。同時(shí)，針對(duì)檔案管理資源進(jìn)行科學(xué)合理地分配和組織，針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，利用高科技手段，對(duì)過(guò)往幾十年的檔案進(jìn)行電子化，確保檔案保存時(shí)間鏈條完整。

2.2 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息安全技術(shù)進(jìn)行資源整合

目前正是 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，電子科技不斷升級(jí)，檔案管理信息化系統(tǒng)技術(shù)得到升級(jí)，當(dāng)前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理已經(jīng)成為目前的普遍趨勢(shì)，檔案管理人員可以在原有檔案信息管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)信息量大、資源利用率高、數(shù)據(jù)處理速度快的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以推進(jìn)案管理信息化進(jìn)程。信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理的綜合效率，還能夠提高檔案管理的準(zhǔn)確性。也就是說(shuō)目前所使用的設(shè)備和核心技術(shù)仍掌握在發(fā)達(dá)國(guó)家手中，這對(duì)檔案管理工作中的信息安全造成極大的隱患，尤其在實(shí)際工作中，檔案管理人員使用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)極易感染DOS病毒、木馬病毒，從而導(dǎo)致檔案信息庫(kù)被攻擊和篡改。為良好地解決檔案管理中的信息安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，我們?nèi)耘f要實(shí)現(xiàn)在核心技術(shù)上實(shí)現(xiàn)突破，打造屬于自己檔案管理信息安全模式。

2.3 加強(qiáng)人員能力提升

檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用最終會(huì)落實(shí)到檔案工作人員身上。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)脫產(chǎn)訓(xùn)練、繼續(xù)教育、學(xué)歷提升等方式，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息化管理知識(shí)的培訓(xùn)。各部門(mén)須定期通過(guò)筆試、口答、網(wǎng)測(cè)、民意調(diào)查等方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與綜合素質(zhì)考核。要不斷提高檔案管理人員對(duì)新型檔案管理模式的認(rèn)知，從而提高其危機(jī)感和緊迫意識(shí)，化被動(dòng)為主動(dòng)，提升自身檔案管理的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合能力。同時(shí)，從工作實(shí)際出發(fā)調(diào)動(dòng)一切積極因素為檔案管理工作引進(jìn)更多專(zhuān)業(yè)性的尖端人才。也可與專(zhuān)業(yè)對(duì)口的高等院校之間建立一種長(zhǎng)期合作關(guān)系，并為在校大學(xué)生提供崗位實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)，為各部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)儲(chǔ)備具有鮮明時(shí)代特色的檔案管理人才。

進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理工作不僅迎來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇，也面臨著更大的挑戰(zhàn)。這就需要各機(jī)關(guān)事業(yè)正確認(rèn)識(shí)信息化對(duì)檔案管理工作的重要意義，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，采取行之有效的途徑和對(duì)策，全面推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，切實(shí)提高檔案信息化建設(shè)在國(guó)家整體發(fā)展中的戰(zhàn)略性位置，使檔案管理逐步向標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向邁進(jìn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施、健全制度體系、加強(qiáng)安全管理、配備專(zhuān)業(yè)人才、提升檔案管理工作能力，促使各機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作走向更高層次。