新時期人事檔案數(shù)字化應用及解決方案分析

周 俊

（湖北省恩施州利川市人力資源和社會保障局，湖北 恩施土家族苗族自治州 445400）

數(shù)字化就是將信息轉變?yōu)閿?shù)字信號，通過0和1來快速識別計算機技術的發(fā)展，能夠使人與數(shù)字融合為一體，任何一個數(shù)字化信息都有一個明顯的字節(jié)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，數(shù)字化并不局限于計算機技術，與人們的日常生活緊密相連，通過數(shù)字化的方式為人們提供更多更好更優(yōu)質的服務。人事檔案的重要性決定了其社會價值。人事檔案會成為社會歷史發(fā)展不可缺少的因素，是用來傳遞過去和現(xiàn)在的，可以為未來制定更好的計劃。

1 人事檔案管理的主要問題

1.1 人為因素

在人事檔案管理中，由于檔案管理人員自身素質較低，缺乏專業(yè)的培訓，這樣也使得檔案結構不合理，大量高層次檔案專業(yè)人才缺失，使得檔案管理無法達到預期要求，嚴重影響了人事檔案管理工作的開展效果。在數(shù)字化檔案建設中，由于人為因素的影響，導致各種操作不當，使得重要資料丟失或破壞，嚴重影響了人事檔案信息化技術的開展效果。

1.2 環(huán)境因素

在網(wǎng)絡環(huán)境高速發(fā)展的背景下，各種各樣的木馬、黑客、病毒軟件層出不窮，對信息安全造成極大破壞。人事檔案數(shù)字化建設如果不夠重視對人事資料的妥善保管，也很容易造成信息丟失。在檔案資料管理方面，缺乏完善的管理機制，這樣也會造成人事單位檔案資料存在明顯的問題，檔案無法得到有效利用，不符合為人民群眾服務的要求。

1.3 職業(yè)道德因素

在人事資料檔案管理方面，最主要的是有管理人員對檔案進行收集和整理，所以管理人員的職業(yè)道德水平會直接影響檔案管理工作的開展效果，一旦管理人員出現(xiàn)職業(yè)操守的問題，必然會導致傳統(tǒng)檔案受到嚴重影響。很多單位忽視了對人事資料檔案管理的正確認識，管理人員缺乏足夠的責任心，沒有保證檔案資料的有效發(fā)展，甚至沒有將檔案管理工作納入單位管理工作之中，使得單位缺乏完善的檔案管理制度。

2 人事檔案數(shù)字化建設的作用

2.1 提高經(jīng)濟效率

過去檔案管理使用廣泛模式，即增加辦公室職員和辦公室費用是解決這個問題的唯一手段，結果是管理費用大幅增加。檔案的數(shù)字化管理不僅可以將傳統(tǒng)的紙質檔案信息對象轉變成機器可讀的檔案，節(jié)省儲存成本和空間，而且還可以非常方便快捷地確認，防止資料復制的問題。

2.2 提高辦公效率

通過數(shù)字人事檔案管理及時存檔和盡快使用數(shù)據(jù)。以組織部門為例。干部任命和晉升需要詳細準確的人事檔案信息。但是檔案的數(shù)字化管理可以提供詳細及時的數(shù)據(jù)和信息，為領導決策提供服務。同時，使用數(shù)字人事檔案管理，您可以非常簡單地查詢數(shù)據(jù)，并使辦公室職員無需離開家即可了解世界上的主要事件。由于信息的時間和空間流動，數(shù)字存檔實際上成為“無墻存檔”，存檔基本上從人事檔案實體的存儲庫變成了提供方便使用的信息控制中心。

3 人事檔案數(shù)字化問題的有效解決措施

3.1 提高數(shù)字化檔案管理的安全性

在數(shù)字化檔案建設的過程中，最主要的就是確保數(shù)據(jù)資料真實準確，在數(shù)字化檔案建設時，應該運用各種現(xiàn)代化的技術手段，提高對數(shù)據(jù)資料的利用效率，保證數(shù)字檔案建設水平全面提升。充分增強其使用價值，避免造成損失，集中力量加強對數(shù)字化檔案的建設水平。在檔案數(shù)字化轉換的同時，應該加強對檔案信息的安全處理，做好備份管理工作，運用現(xiàn)代化的技術手段，提高檔案資料的整體利用效率，避免出現(xiàn)人為檔案資料丟失的情況，增強人事檔案管理的利用效率，有效地促進了我國各項事業(yè)的建設和發(fā)展。

3.2 開發(fā)出適合本單位的數(shù)字軟件

數(shù)字化檔案的建設離不開配套軟件的支持，所以在數(shù)字化檔案建設時，要加強對軟件硬件的開發(fā)與利用，在過去單位建設數(shù)字化檔案時，往往會選用現(xiàn)成的軟件模板進行設計，這樣就很容易造成數(shù)字化檔案管理起不到應有的效果，而在新時期根據(jù)對單位的實際情況進行分析，確保檔案管理工作開展效果得到增強，這樣也可以全面提升數(shù)字化檔案建設的質量，保障單位數(shù)字化檔案管理的效果大幅度提升。

3.3 制定數(shù)字化檔案管理機制

確保數(shù)字化檔案順利推進，最重要的就是積極加強對數(shù)字化檔案管理制度進行創(chuàng)新與優(yōu)化，通過多種技術手段制定符合單位發(fā)展需要的人事檔案管理資料和管理機制，確保單位的各項制度有機連接，相互協(xié)調(diào)，共同推進數(shù)字化檔案的一體化發(fā)展。

3.4 加強管理人員職業(yè)素質

數(shù)字化檔案建設中管理人員的素質會直接影響建設的質量，為此，必須要積極提高對檔案管理人員的職業(yè)素質考核，讓他們能夠建立健全完善的數(shù)字化評價機制。這個數(shù)字化檔案管理效率大幅提升。通過加大對管理人員的綜合素質培訓，讓他們能夠樹立正確的數(shù)字化檔案管理意識，明確數(shù)字化檔案建設的重要責任，同時也能夠增強數(shù)字化建設的質量與水平。同時還要積極提高管理人員的政治素養(yǎng)，讓他們深入學習我黨的政治思想，武裝自己的頭腦，灌輸“為人民服務，為社會服務”的宗旨，樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，提高檔案管理人員的技能與水平，使他們擁有過硬的技術本領，確保系統(tǒng)掌握管理的專業(yè)知識。

4 結語

人事檔案數(shù)字化建設順應時代發(fā)展的趨勢，也是我國現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建設的重要組成部分，只有積極加強人事檔案資料管理的整體效果，全面推進人事檔案數(shù)字化建設水平，才能夠有效解決人事檔案數(shù)字化資料存在的各種問題和不足，并采取多種措施加強人事檔案管理的效率，滿足人事檔案數(shù)字化發(fā)展的需要。