淺析大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理

吉 艷

（吉林省梨樹縣廉政教育培訓(xùn)中心，吉林 四平 136500）

我國的檔案信息管理工作一直是一個十分重要的工作。做好檔案信息管理工作本身很難，其中牽涉到許許多多的問題。并且檔案信息管理工作的提升也離不開相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)的提升。對于現(xiàn)在這個信息技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，對于大數(shù)據(jù)時代中檔案信息管理進行研究可以很大程度上促進檔案信息管理工作的進一步發(fā)展，因此對大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理進行研究是十分有必要的。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理工作面臨的問題

1.1 信息化建設(shè)工作不受重視

檔案信息管理過程中對于信息化建設(shè)不夠重視是首要問題。有許多檔案信息管理者認(rèn)為對于檔案信息管理工作而言，只要按時完成工作，避免在工作過程中出現(xiàn)錯誤即可。而信息化工作只是一種能夠使整個工作過程更加快速的手段之一，并不是整個檔案信息管理工作中的重點。并且信息化過程本身需要工作者付出更多去學(xué)習(xí)適應(yīng)，企業(yè)中也往往會不可避免地投入更多的資金人力參與其中。因此信息化建設(shè)工作往往被企業(yè)邊緣化，檔案信息管理工作中的信息化建設(shè)工作較差。

1.2 檔案信息管理模式過于傳統(tǒng)

對于很多檔案信息管理工作者而言，他們往往簡單地認(rèn)為這是一項有著悠久歷史的傳統(tǒng)工作。整個工作過程隨著檔案信息管理工作的開展已經(jīng)得到了充分的完善，并不需要進行創(chuàng)新和進步。只要按照傳統(tǒng)的方法進行工作就可以完成要求，這就導(dǎo)致他們工作過程中固步自封。難以將新技術(shù)與工作相結(jié)合，工作過程中工作效率較低。

1.3 缺乏有效的信息化管理體系

檔案信息化的管理體系對于現(xiàn)如今的檔案信息管理工作而言十分重要。但是往往工作單位中并沒有形成科學(xué)有效的信息化管理體系。這就導(dǎo)致在工作過程中管理較差。相關(guān)部門應(yīng)注意從整體出發(fā)。對整個管理體系進行綜合性的優(yōu)化，并且以實現(xiàn)科學(xué)管理為整個過程中的目標(biāo)。力求提高整個過程中檔案綜合管理能力。實際上企業(yè)的信息化過程中管理體系往往多多少少存在著可以提高的地方。應(yīng)對整個管理體系進行不斷地優(yōu)化，提高檔案的信息化管理能力。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息管理新模式

2.1 檔案信息數(shù)字化

對檔案信息進行數(shù)字化是在大數(shù)據(jù)時代進行檔案信息管理的前提。將檔案中的信息存儲于計算機中進行處理是必不可少的步驟。這個過程主要是將原有的檔案進行數(shù)字化處理并且進行數(shù)字化存儲。這種將檔案信息進行數(shù)字化的過程也使得檔案數(shù)據(jù)能夠更加簡便地進行管理。并且它也可以極大地提高整個檔案的使用效率。

2.2 信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化

檔案信息的高效管理也離不開科學(xué)的信息結(jié)構(gòu)，在對檔案信息進行數(shù)字化之后存于計算機中并不是一個簡單的過程。假如只是簡單地利用一個文本文件將整個檔案儲存進入計算機。那么盡管這樣實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化。但是在檔案的管理中并沒有體現(xiàn)出整個管理過程中的優(yōu)越性。這個過程中是需要采用科學(xué)的便于管理利用的信息結(jié)構(gòu)的，只有這樣才可以很大程度上便于對這些檔案信息的分類和相應(yīng)的分析。提高檔案信息管理的效率。

2.3 管理人才專業(yè)化

專業(yè)化的人才對于任何行業(yè)而言是不可或缺的，對于處于大數(shù)據(jù)時代中的檔案信息管理工作中更是如此。沒有專業(yè)的人才，就難有發(fā)展。而對于檔案信息管理工作主要需要兩種專業(yè)化的人才。一種針對檔案信息管理系統(tǒng)的專業(yè)人才，這些人才主要精通于對計算機軟件的開發(fā)與維護。他們需要對檔案信息管理系統(tǒng)進行一步一步地開發(fā)與完善。而另一種是針對檔案信息管理工作的人才，這些人需要對整個檔案信息管理過程有一個深刻的理解，這主要包含了整個檔案信息管理工作中的整個過程以及難點重點。并且這些人才也需要具備對于檔案中的系統(tǒng)進行操作以及相應(yīng)的信息進行整理的能力。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息管理的策略

3.1 檔案信息管理工作要做好云存儲

檔案中的數(shù)據(jù)進行云存儲對于處于大數(shù)據(jù)時代的檔案信息管理工作中十分重要。但是對于檔案信息的存儲實際上也有著許多要求。首先，對于進行云存儲的檔案信息，應(yīng)保證整個存儲過程中做到不重不漏。避免出現(xiàn)檔案信息存儲的缺失以及降低檔案存儲過程中出現(xiàn)故障的概率。而在存儲過程中也應(yīng)該具有一個檔案信息管理系統(tǒng)來保證進行云存儲的檔案信息的質(zhì)量。保證檔案信息云存儲的科學(xué)準(zhǔn)確并且便于利用。

3.2 檔案信息管理工作要做好云服務(wù)

云服務(wù)是近年來一種新興的管理模式，這種模式其本身以互聯(lián)網(wǎng)作為其基礎(chǔ)，可以實現(xiàn)強化服務(wù)過程中信息交互的效果并且可以充分實現(xiàn)多種多樣不同服務(wù)的一種模式。在云服務(wù)過程中，應(yīng)著力于提高檔案的利用率，充分地發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值。這可以在很多方面加以利用，例如相應(yīng)的檔案信息管理人員可以利用信息技術(shù)對于檔案信息進行分析。并且對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，提高檔案查詢?nèi)藛T在查詢過程中的查詢速度以及查詢準(zhǔn)確度。而且實際上檔案信息管理部門可以自己建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)。對于檔案信息有相應(yīng)需求的人員，可以在網(wǎng)站中進行注冊登記認(rèn)證進入到檔案信息管理系統(tǒng)中獲得自己所需要的信息。實現(xiàn)將檔案信息管理工作做到便于他人利用，便于自己管理。在對檔案進行利用的過程中也應(yīng)注意加強對信息的保護，避免檔案信息被不法分子利用從而對社會產(chǎn)生危害。

3.3 提升檔案信息管理人員的專業(yè)化素質(zhì)

檔案信息管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)對于檔案信息管理行業(yè)十分重要。這個問題可以通過多種的方法得以解決。首先在相關(guān)部門招收專業(yè)人員時應(yīng)注重對這些專業(yè)人員相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)的考察。并且在員工入職之后，可以對于工作的員工組織定期培訓(xùn)來提高他們的專業(yè)技術(shù)水平。并且相關(guān)部門也可以通過制定相關(guān)的規(guī)章制度來實現(xiàn)這一目標(biāo)，對于專業(yè)素養(yǎng)高，積極完成工作的員工定期加以獎勵。對于不求上進，消極怠工的員工加以懲罰。

3.4 提高檔案信息管理服務(wù)水平

提高在檔案使用過程中也應(yīng)注意提高整個過程中的檔案信息管理工作的服務(wù)性水平。充分地從檔案使用者的角度出發(fā)。利用信息技術(shù)以及相應(yīng)的調(diào)查不斷的完善檔案信息管理系統(tǒng)。例如保證管理系統(tǒng)具有一個友善的交互界面，減少整個系統(tǒng)中不必要的因素，提高檔案信息管理系統(tǒng)的響應(yīng)速度。提高使用者在使用過程中的體驗，使得檔案使用者能夠?qū)n案信息管理工作滿意，提高檔案信息管理工作中的服務(wù)水平。

4 結(jié)束語

對于大數(shù)據(jù)時代而言，對于檔案信息管理工作進行不斷的完善與進步是很有必要的。相關(guān)部門應(yīng)對此加以重視，充分地認(rèn)識到信息技術(shù)對于傳統(tǒng)檔案信息管理行業(yè)帶來的巨大改變。充分地利用新型技術(shù)的長處。解決現(xiàn)在存有的問題，從而促進我國檔案信息管理工作的進一步發(fā)展。