不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字檔案館的建設(shè)淺析

蓋 丹

（遼寧省丹東市自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 丹東 118000）

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的發(fā)展，云計(jì)算等一系列信息技術(shù)的出現(xiàn)，紙質(zhì)檔案管理模式已不能滿足經(jīng)濟(jì)時(shí)代人們的需求，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行全過(guò)程自動(dòng)化管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)集文字、科技、專(zhuān)業(yè)、照片、視頻、音頻等多種信息資源共享化，是我國(guó)信息時(shí)代下不動(dòng)產(chǎn)檔案館建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。

不動(dòng)產(chǎn)檔案是指在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的房屋、土地、草原、林地、海域等多種形式的不動(dòng)產(chǎn)信息資源，目前不動(dòng)產(chǎn)檔案館仍以實(shí)體檔案的集中管理模式為主，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案館數(shù)字化管理體系亟待構(gòu)建以檔案信息數(shù)字化、多部門(mén)信息資源共享化的不動(dòng)產(chǎn)信息資源庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門(mén)的信息資源實(shí)時(shí)互通共享，從而實(shí)現(xiàn)公眾的便捷化查詢服務(wù)。

數(shù)字檔案館的建設(shè)主要需要進(jìn)行以下幾個(gè)方面的建設(shè)，先概括如下：

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字信息資源建設(shè)

一是運(yùn)用信息技術(shù)做好不動(dòng)產(chǎn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作。對(duì)紙質(zhì)檔案、縮微膠片、視頻資料、音頻資料等多種形式的不動(dòng)產(chǎn)資源的數(shù)據(jù)化，按照齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范化原則，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)、攝像機(jī)、錄像機(jī)、影像采集卡等硬件設(shè)備，通過(guò)多媒體技術(shù)，對(duì)文字、圖像、音像、視頻等信息進(jìn)行綜合化處理。根據(jù)數(shù)字類(lèi)型的不同，生成相應(yīng)符合的電子報(bào)件進(jìn)行導(dǎo)入，在質(zhì)量檢查后形成規(guī)范化的電子報(bào)件資源資料，將電子檔案格式統(tǒng)一成PDF，然后將數(shù)字化信息導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，從而便于查詢檢索和瀏覽。

二是做好移交檔案的接收和管理工作。對(duì)林業(yè)局、住建委等相關(guān)部門(mén)移交的紙質(zhì)檔案和電子檔案一并接收，檔案整理過(guò)程包括檔案的掃描、圖像處理及保存，完成紙質(zhì)檔案的電子化過(guò)程。對(duì)檔案按照要求重新編號(hào)，可按照不動(dòng)產(chǎn)單元為最小單位編號(hào)，同一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元的不同案卷加上流水號(hào)加以區(qū)分，同一個(gè)宗地上的不動(dòng)產(chǎn)單元存放在一起，以宗地為二級(jí)單元存放，以地籍子區(qū)為三級(jí)單元，地籍區(qū)為四級(jí)單元，按照區(qū)縣地籍區(qū)、地籍子區(qū)、宗地不動(dòng)產(chǎn)的層次依次存放檔案，同時(shí)按照其檔案的存放年限對(duì)應(yīng)的電子化檔案編號(hào)，用標(biāo)識(shí)符加以區(qū)分。

2 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)化工作的全面推進(jìn)，大量的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化信息必須建立統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字資源的管理規(guī)范。在數(shù)字檔案館建設(shè)中需建立元數(shù)據(jù)管理、檔案分類(lèi)梳理、電子文件歸檔、檔案數(shù)據(jù)名稱(chēng)規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)格式規(guī)范、數(shù)據(jù)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)保存格式規(guī)范等管理制度，同時(shí)對(duì)各環(huán)節(jié)操作規(guī)范的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)管，通過(guò)自檢、互檢、抽檢、普檢等多種方式，將數(shù)字化加工所得的檔案信息庫(kù)與數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。

3 做好檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)工作

隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化工作的開(kāi)展，在新形勢(shì)下亟需建立一支集專(zhuān)業(yè)化和科技化于一體的復(fù)合型管理人才隊(duì)伍。一是加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案工作者的責(zé)任意識(shí)。高度重視檔案信息管理，建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案管理責(zé)任制，建立責(zé)任考核機(jī)制，切實(shí)落實(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案責(zé)任制。二是重視檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。根據(jù)檔案信息化管理的需要，優(yōu)化人才布局，引進(jìn)精通計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)且熟練掌握不動(dòng)產(chǎn)業(yè)務(wù)流程和檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，同時(shí)做好日常檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和繼續(xù)教育的相關(guān)培訓(xùn)工作，定期開(kāi)展檔案數(shù)字化的培訓(xùn)工作，把檔案信息的數(shù)字化的具體操作規(guī)范進(jìn)行講解，全面提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和綜合管理能力。三是樹(shù)立檔案工作者優(yōu)秀典范。通過(guò)表彰先進(jìn)工作者活動(dòng)，營(yíng)造良好范圍，大力提拔優(yōu)秀檔案管理人才，從而激發(fā)他們的工作熱情。

4 抓好數(shù)字檔案信息的安全工作

基于檔案數(shù)據(jù)的查詢和傳輸安全性考慮，為了防止檔案數(shù)據(jù)被惡意破壞和非法使用，應(yīng)通過(guò)分級(jí)權(quán)限配置和訪問(wèn)控制，對(duì)檔案管理人員和普通用戶進(jìn)行權(quán)限的劃分與管理，對(duì)重要檔案信息的共享和傳輸應(yīng)進(jìn)行加密技術(shù)保護(hù)，從而防止檔案信息的泄露，同時(shí)建立檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制。

一是根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和日常利用服務(wù)的需求，為防止自然災(zāi)害、計(jì)算機(jī)軟硬件故障或人為因素等突發(fā)情況，造成的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的損毀或丟失，必須加強(qiáng)檔案安全管理工作，切實(shí)做好不動(dòng)產(chǎn)檔案的異質(zhì)和異地容災(zāi)備份工作。1）加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的異質(zhì)備份工作。通過(guò)縮微、復(fù)制、數(shù)字化等方式對(duì)檔案原件進(jìn)行復(fù)制，從而達(dá)到儲(chǔ)存文件的長(zhǎng)期安全保存，從而減少對(duì)檔案原件的磨損，以最大程度延長(zhǎng)檔案的使用壽命。2）建立不動(dòng)產(chǎn)檔案的異地備份機(jī)制。在地震、火災(zāi)、洪水、戰(zhàn)爭(zhēng)等自然災(zāi)害的情況下，人們更意識(shí)到異地備份的重要性，通過(guò)將本地檔案和電子檔案在異地備份保存，可在意外情況發(fā)生后隨時(shí)啟用異地檔案。3）構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)的容災(zāi)備份機(jī)制。對(duì)數(shù)據(jù)、應(yīng)用、業(yè)務(wù)三個(gè)容災(zāi)級(jí)別，采用雙機(jī)熱備、雙機(jī)異地備份等多種方式實(shí)現(xiàn)備份系統(tǒng)的全方位復(fù)制，從而保證系統(tǒng)的安全，以達(dá)到在最短時(shí)間內(nèi)備份系統(tǒng)接替原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供利用服務(wù)。

二是應(yīng)建立健全檔案災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、全部應(yīng)用環(huán)境等多方面進(jìn)行恢復(fù)。首先做好不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)工作。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)是災(zāi)難恢復(fù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是系統(tǒng)恢復(fù)的前提條件，各地檔案部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行近距、本地或異地災(zāi)難恢復(fù)地點(diǎn)的選擇，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采取同步或異步方式將數(shù)據(jù)復(fù)制到遠(yuǎn)端災(zāi)備系統(tǒng)上。其次是做好系統(tǒng)級(jí)災(zāi)難恢復(fù)工作。通過(guò)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的應(yīng)用程序、不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等整個(gè)系統(tǒng)的恢復(fù)，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的安全性。其次做好應(yīng)用級(jí)的災(zāi)難恢復(fù)工作，應(yīng)用級(jí)災(zāi)難恢復(fù)是指實(shí)現(xiàn)應(yīng)用平臺(tái)主機(jī)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)及基礎(chǔ)設(shè)施的備份恢復(fù)，從而在災(zāi)難發(fā)生后實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)的連續(xù)性。