高校檔案數(shù)字化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展策略分析

陳 雨 趙益洋

（沈陽工業(yè)大學(xué)，遼寧 沈陽 110870）

檔案是原始數(shù)據(jù)的重要存在形式，對于之后的研究有至關(guān)重要的作用和意義，現(xiàn)在信息爆炸時代，信息的產(chǎn)生更加密集，并且信息的種類更加豐富，故而需要一套強而有力的信息管理機制，而如果使用人工則可能會失誤，從而使檔案遺失或歸類錯誤，這對于之后的數(shù)據(jù)分析處理是極為有害的，故而，面對于此種情形，檔案的數(shù)字化建設(shè)是必不可少的，尤其是在高校等場所。

一方面，高校的信息產(chǎn)生之頻雜、之迅捷是其他機構(gòu)所不能匹及的，這就要求檔案管理可以在單位時間檢索更多的信息，并且這些信息的獲取應(yīng)該更加簡單高效，以便使用和保存。

另一方面，高校中的信息種類多樣，如：基礎(chǔ)試驗數(shù)據(jù)、采購信息、設(shè)備維修情況、教職工信息、學(xué)校專利情況等，這些數(shù)據(jù)既不能相互混雜，亦不能泄露。前者對于數(shù)據(jù)后處理產(chǎn)生極大的阻抗，而后者關(guān)系到高校之根本，不可馬虎。但是傳統(tǒng)人工往往會出現(xiàn)很多問題，這時必須使用數(shù)字化建設(shè)來為其保駕護(hù)航。

至此，可以說高校的數(shù)字化建設(shè)是必不可缺的，甚至是迫在眉睫的。

檔案管理的意義就是一切為了使用者，故而以此為核心提出檔案管理的五種基本準(zhǔn)則，該準(zhǔn)則已經(jīng)得到業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)可[1-3]。

1 高校檔案建設(shè)的基本原則

1.1 經(jīng)濟性原則

所謂經(jīng)濟性原則即是盡可能使檔案保存的成本降低再降低，對于數(shù)字化檔案管理而言，比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的成本已經(jīng)有所降低，但進(jìn)一步的成本降低應(yīng)具體落實在建立成本和維護(hù)成本之上。

1.2 重點性原則

由于現(xiàn)在掃描技術(shù)的限制，我們在進(jìn)行紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的對接上，依然是使用人力作為輔助，這樣就對數(shù)據(jù)的錄入工作產(chǎn)生了篩分性，即不能無差別的錄入所有信息，故而，數(shù)據(jù)的錄入應(yīng)以使用頻率作為一個參考指標(biāo)，優(yōu)先錄入使用頻率高的數(shù)據(jù)和正在計劃中的數(shù)據(jù)，前者如事實數(shù)據(jù)庫，而后者因計劃的不同，種類差別較大，故不一一列出。

1.3 安全性原則

在使用數(shù)字化檔案的時， 生成的數(shù)字化文件在每一個環(huán)節(jié)都會有數(shù)據(jù)遺失、數(shù)據(jù)誤碼、數(shù)據(jù)流出、被惡意程序破壞等情況的出現(xiàn)。故，對于在高校使用數(shù)字化檔案系統(tǒng)時應(yīng)注意相關(guān)的安全意識，嚴(yán)格落實每一環(huán)的規(guī)范操作和控制非工作人員的數(shù)據(jù)權(quán)限。

1.4 真實性原則

檔案的數(shù)據(jù)使用一定要以保持?jǐn)?shù)據(jù)本身的信度和效度的基礎(chǔ)上進(jìn)行使用和錄入，在后續(xù)的數(shù)據(jù)使用和進(jìn)一步補充錄入時，一定需要強調(diào)的是數(shù)據(jù)的可靠性，比如對于同種試驗測定，應(yīng)保證一定的重現(xiàn)性和可合并性，并且對于不同條件的測試條件也應(yīng)該一并錄入，這樣可以有效的增加數(shù)據(jù)的真實性。

1.5 可讀性原則

數(shù)據(jù)的使用一定要便于使用，不便于使用的數(shù)據(jù)即使數(shù)據(jù)的信度和效度再高，所呈現(xiàn)的信息也是不能令人滿意的，一方面包括數(shù)據(jù)的錄入狀態(tài)，諸如表格、圖示、零散數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要進(jìn)行整合成某種規(guī)范的數(shù)據(jù)類型在統(tǒng)一錄入；另一方面，為保證數(shù)據(jù)的進(jìn)一步使用的可讀性，要求數(shù)據(jù)類型的相互轉(zhuǎn)換的便利和高效。從某種意義上而言，不便于使用的檔案也不是好的檔案。

2 高校的檔案建設(shè)的工作思路

對于以上的論述，可以明確的事情為，高校檔案的建設(shè)工作思路應(yīng)該以高校檔案的建設(shè)的五大基本原則為藍(lán)本進(jìn)行。

2.1 檔案儲量豐富及優(yōu)化

檔案的建立就是為了數(shù)據(jù)的查詢和使用便利，但是由于數(shù)據(jù)總量的不足夠充裕導(dǎo)致往往會額外花費不必要的人力資源和財力資源對于原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行二次驗證。這種現(xiàn)象一方面展示了當(dāng)前事實數(shù)據(jù)庫的信息密度不足，另一方面顯示了在最初進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時的操作規(guī)范或相關(guān)信息過少等問題。

對于這個問題的解決，一方面是使用資金購買其他公司的數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限，以豐富數(shù)據(jù)的總量和效度，另一方面則是與其他高校進(jìn)行科研互助計劃，共享部分?jǐn)?shù)據(jù)，以求數(shù)據(jù)的相互使用，甚至是相互補充，這無論是對于數(shù)據(jù)庫的維護(hù)成本的降低亦或是數(shù)據(jù)庫的信息量提升均有明顯的幫助。

故而，為保證使用者更便利的使用數(shù)據(jù)化檔案，高校之間甚至是高校與企業(yè)之間和合作已經(jīng)成為一種趨勢，其核心目的為豐富檔案的信息量。

2.2 檔案立體化建設(shè)

檔案的立體化建設(shè)是極為重要的，如果只是使用數(shù)據(jù)化的檔案去替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，很有可能只是形式的改變而不能對于現(xiàn)有檔案產(chǎn)生進(jìn)一步的影響。

現(xiàn)在存在一個問題，一方面由于檔案的數(shù)據(jù)庫信息不足，導(dǎo)致教職工使用時不愿意使用本校的數(shù)據(jù)庫，而進(jìn)行檔案管理優(yōu)化時卻不能提出有效意見。這種情況的持續(xù)只會使檔案管理最后變?yōu)榭郝殻识?，檔案的建設(shè)不應(yīng)該只是檔案管理員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作。

對此，解決方案有諸如形成自身的文化氛圍、和高校本身的文化進(jìn)行聯(lián)合或者舉辦公開活動等。其核心目的為提高檔案的曝光度，一個良好的檔案館，即使數(shù)據(jù)精確、效度極高、查詢便利，但是沒有被使用就等于沒有。

故而，檔案建設(shè)的持續(xù)發(fā)展和長治久安在于檔案管理的立體結(jié)構(gòu)，這對于檔案的可持續(xù)性發(fā)展至關(guān)重要。

2.3 檔案制度優(yōu)化

檔案的數(shù)據(jù)錄入是一項至關(guān)重要的任務(wù)，我們需要明確的是，由于現(xiàn)在掃描技術(shù)仍然不能滿足使用需求，故而，數(shù)據(jù)在從紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)移時，仍然有相當(dāng)大一部分工作是人工處理的。

人工處理的部分需要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，以保證數(shù)據(jù)的錄入和整理不出現(xiàn)本來可以避免的問題，對于規(guī)定需要落實到條例，對于事故后的問責(zé)要精確至個人，這就意味至需要對現(xiàn)有制度的進(jìn)一步落實，這方面可以以數(shù)字化監(jiān)控相關(guān)工作的進(jìn)行程度。以保證減少數(shù)據(jù)誤碼率，甚至避免在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移時產(chǎn)生誤碼。

3 小結(jié)

本文以檔案管理的五大基本原則為核心點，以此結(jié)合著現(xiàn)有存在的問題提出了三點數(shù)字化檔案可持續(xù)發(fā)展的建議與看法。有理由相信，根據(jù)嚴(yán)格的管理條例、立體化的檔案建設(shè)以及檔案本事的優(yōu)化，可以建設(shè)更加具有現(xiàn)代時代特質(zhì)的可持續(xù)發(fā)展的數(shù)字化高校檔案管理系統(tǒng)。