淺談大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用

余深演

（寧德市蕉城區(qū)人民政府信訪局，福建 寧德 352000）

在中國特色社會主義發(fā)展的新時期，單位檔案管理工作發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，明確了檔案在檔案管理中的“數(shù)據(jù)”特征，并且，在初步完成檔案信息化管理后，引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)，各單位也相繼建立了數(shù)據(jù)分析部門。當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用，雖處于初級應(yīng)用階段，但已經(jīng)發(fā)揮出了明顯的比較優(yōu)勢，提升了檔案管理的效用生產(chǎn)效率。下面以此為出發(fā)點(diǎn)對主題展開具體論述。

1 大數(shù)據(jù)內(nèi)涵解析

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)在我國各行各業(yè)的較大范圍應(yīng)用經(jīng)驗表明，大數(shù)據(jù)既有技術(shù)性特征，也包括了管理性特征。具體而言，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將已經(jīng)賦予單位檔案管理的“工具理性”轉(zhuǎn)換到較深層次的“價值理性”，進(jìn)而通過對數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、采集、傳輸、統(tǒng)計、分析、運(yùn)算、預(yù)測、分發(fā)，實(shí)現(xiàn)針對單位檔案的高效化、有效化管理。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用

與信息化的單位檔案管理相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，需要以信息化為基礎(chǔ)，并借助對“單位檔案信息”轉(zhuǎn)換，生成新的“單位檔案數(shù)據(jù)”，從而透過數(shù)據(jù)，發(fā)揮出單位檔案管理的效用生產(chǎn)效率。下面結(jié)合日常工作經(jīng)驗，分別從大數(shù)據(jù)的應(yīng)用前提、應(yīng)用方法、應(yīng)用結(jié)果三個方面，對大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行具體討論。

2.1 應(yīng)用前提：運(yùn)用現(xiàn)行管理體制加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在單位檔案管理信息化管理時期，重點(diǎn)是紙質(zhì)文本向電子文本的轉(zhuǎn)換，通過這種轉(zhuǎn)換，提高了單位檔案管理效率，因此，產(chǎn)生了較大的物質(zhì)生產(chǎn)效率，單位能夠在這種管理方式的條件下，強(qiáng)化制度管理規(guī)范與各項管理機(jī)制的運(yùn)用。進(jìn)入大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用階段，除了常規(guī)的信息安全保護(hù)之外，單位的檔案管理工作，需要在制度機(jī)制層面做出調(diào)整，以此為其應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。具體如下：

第一，在實(shí)際的單位檔案管理中，需要在現(xiàn)行檔案管理制度引領(lǐng)，激勵機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、評估機(jī)制并行的一體化模式條件下，增強(qiáng)針對檔案資料向檔案信息的轉(zhuǎn)換管理，明確單位檔案管理中涉及的資料的類型，在細(xì)分資料類型后，將其轉(zhuǎn)換為信息類型，進(jìn)而為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，提供基礎(chǔ)保障。簡單講，需要針對單位檔案信息管理，設(shè)置對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

第二，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)制度機(jī)制完善過程中，一方面，應(yīng)該針對不同類型的檔案信息設(shè)置獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫規(guī)范條例；并在內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)或單位之間的公共平臺信息管理網(wǎng)絡(luò)，建立起各個數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)動機(jī)制。從而透過獨(dú)立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及獨(dú)立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之間的有效聯(lián)動，擴(kuò)大單位檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的范圍。

2.2 應(yīng)用方法：數(shù)據(jù)分析部門與檔案管理部門聯(lián)合

單位檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，需要從應(yīng)用方法的層面，做好硬件軟件配套工作。具體如下：

應(yīng)該對數(shù)據(jù)分析部門與單位檔案管理部門的資源進(jìn)行優(yōu)化，一方面，通過單位檔案管理部門的信息化辦公方式，建立起關(guān)于各種類型的單位檔案數(shù)據(jù)庫；另一方面，要結(jié)合數(shù)據(jù)部門的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對單位檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)化采集與傳輸，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，將其上傳到云計算智慧管理中心，透過對數(shù)據(jù)運(yùn)算，完成檔案數(shù)據(jù)的結(jié)果預(yù)測，并透過分發(fā)網(wǎng)絡(luò)，將其分發(fā)到單位檔案管理部門。并通過單位檔案管理部門對預(yù)測結(jié)果的參考，持續(xù)推進(jìn)對單位檔案管理方案的優(yōu)化，以及對于檔案數(shù)據(jù)的合理應(yīng)用。

2.3 應(yīng)用結(jié)果：通過項目化應(yīng)用擴(kuò)增效用生產(chǎn)效率

單位檔案信息化管理，提升了單位檔案管理的物質(zhì)生產(chǎn)效率。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，需要以此為基礎(chǔ)，在充分利用改革成果的前提下，擴(kuò)增單位檔案數(shù)據(jù)化管理的效用生產(chǎn)效率。具體如下：

建議將單位檔案數(shù)據(jù)化管理，對接到單位的功能層面。一方面，使檔案數(shù)據(jù)化管理，與單位的具體職能相對應(yīng)，如與部門職能、崗位職能對應(yīng)后，就能夠借助單位檔案數(shù)據(jù)化管理方式，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，為其提供人力資源配置的參考方案，從而強(qiáng)化其人力資源管理效率。另一方面，需要將單位檔案數(shù)據(jù)化管理，與單位的行政管理和服務(wù)職能關(guān)聯(lián)起來，這樣就可以針對單位檔案數(shù)據(jù)分析結(jié)果，進(jìn)一步為其公共項目的研發(fā)設(shè)計提供參考依據(jù)。如民生領(lǐng)域的檔案數(shù)據(jù)化管理，就可以劃分出社會民生問題的輕重緩急、設(shè)計針對性的解決方案，從而對其實(shí)施動態(tài)化的監(jiān)管，根據(jù)應(yīng)用效用及時調(diào)整方案內(nèi)容。從當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用經(jīng)驗看，應(yīng)用范圍已經(jīng)擴(kuò)大，應(yīng)用效用也十分明顯。因此，應(yīng)該在后續(xù)應(yīng)用中，需要持續(xù)擴(kuò)大其應(yīng)用的專業(yè)程度，擴(kuò)增其在具體單位、具體職能、具體分析預(yù)測等方面的效用生產(chǎn)效率。

3 結(jié)束語

總之，與單位檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以進(jìn)一步將檔案管理中的“信息”轉(zhuǎn)換為具有“價值理性”的“數(shù)據(jù)”，進(jìn)而在傳統(tǒng)“工具理性”應(yīng)用的基礎(chǔ)上，將單位檔案管理與具體的單位職能與服務(wù)項目等結(jié)合起來，一方面，為其提供參考依據(jù)，另一方面，提升單位檔案管理水平，發(fā)揮出檔案管理的數(shù)據(jù)化價值。結(jié)合以上分析，建議在新時期積極增加單位檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并利用通訊技術(shù)與信息技術(shù)的資源整合，加快各單位檔案管理之間的聯(lián)動性，為我國各單位檔案管理的數(shù)據(jù)化管理提供促進(jìn)條件。