事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究

王政通

（孝義市礦業(yè)秩序督察大隊，山西 孝義 032300）

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化網(wǎng)絡(luò)化已卷席各個領(lǐng)域。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應隨著時代發(fā)展步伐進入信息化時代。事業(yè)單位檔案管理信息化就是指打破以往的傳統(tǒng)檔案管理模式，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺來實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化?？梢哉f，事業(yè)單位原有的傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應新時代事業(yè)單位發(fā)展需要，因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代加快事業(yè)單位檔案信息化管理步伐已迫在眉睫。筆者結(jié)合自身工作實際，就互聯(lián)網(wǎng)時代事業(yè)單位檔案信息化管理問題進行一些探討和研究，以期來提升事業(yè)單位檔案綜合管理水平。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

1）對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足。在事業(yè)單位中，有些主觀上認為抓好業(yè)務工作落實是主要任務，缺乏對檔案工作的重視，忽視檔案管理信息化建設(shè)的重要性，對于信息化管理工作不能給予全力的支持，致使檔案管理人員積極性不足，從而不能更好地開展管理工作，影響了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

2）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏針對性。在某些事業(yè)單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內(nèi)容上的應用也不是很理想，某些事業(yè)單位在通過局域網(wǎng)操作時往往需要儲存電子文件，在查詢資料時的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規(guī)范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

3）事業(yè)單位檔案信息管理依舊存在許多安全隱患。在實現(xiàn)事業(yè)單位信息化管理的過程中，其利與弊都是同時存在的，利的一面是優(yōu)化了工作人員的工作手段，對于工作效率和質(zhì)量都有著良好的保證；弊的一面是大數(shù)據(jù)時代下所有信息的安全風險依舊較大，一些事業(yè)單位可能會因為信息化管理導致單位內(nèi)部重要資源泄漏，由于網(wǎng)絡(luò)傳播速度快，另外加上信息時代會給一些掌握高計算機技術(shù)的不法分子提供犯罪機會，信息在傳輸過程中被竊取，導致檔案失泄密?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化安全體系較落后，有些專業(yè)人士對信息化知識認識也不高，事業(yè)單位檔案管理的安全隱患不可忽視。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策

1）認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作水平會對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設(shè)法改變領(lǐng)導認識，使其能夠深刻認識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠?qū)n案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對獎懲措施進行落實，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎勵，進而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2）增強檔案管理安全工作，保證信息安全。信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲方式有所不同，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，通常都會儲存于檔案庫房中；但是信息化儲存檔案是利用計算機中的存儲介質(zhì)進行儲存工作。網(wǎng)絡(luò)儲存具有優(yōu)點也具有缺點：優(yōu)點是可以把檔案信息資源進行永久保存，并且查閱或者調(diào)動都比較方便；缺點是由于是先進的計算機技術(shù)，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數(shù)據(jù)破壞、信息泄漏、變賣。而介質(zhì)存儲的優(yōu)點則是不容易被盜取，存儲體積小，容量大，但是缺點是對于檔案的調(diào)用不便，而且介質(zhì)存儲對于環(huán)境的要求較高，且存在一定的報廢風險，不能被廣泛利用。根據(jù)二者的優(yōu)缺點，可將檔案適當分類，將機密數(shù)據(jù)信息用介質(zhì)儲存，將不重要的信息存入網(wǎng)絡(luò)儲存，這樣可以有效地保證資源的安全性，節(jié)省投入、便于工作。

3）全面做好檔案管理信息化規(guī)劃。事業(yè)單位要統(tǒng)籌制定做好室藏檔案數(shù)字化規(guī)劃和計劃，扎實做好檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎(chǔ)業(yè)務工作。要按照國家檔案著錄標準要求，優(yōu)先對事業(yè)單位重要的紙質(zhì)檔案和錄音、錄像、照片等特殊載體檔案進行數(shù)字化，有計劃有步驟地開展紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保數(shù)據(jù)完整準確和數(shù)據(jù)庫安全兼容。保證向檔案館移交紙質(zhì)及其他載體檔案時，一并移交符合標準規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫。也就是既要保證檔案數(shù)據(jù)移交安全，又要保證本單位保管存儲的檔案數(shù)據(jù)安全。

4）提升檔案管理信息化工作人員素質(zhì)。把加強工作人員人才隊伍建設(shè)提上日程，加強人員信息技術(shù)培訓，努力提升專業(yè)素質(zhì)，強化工作保密性和嚴謹性教育，確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。在此基礎(chǔ)上，加大高素質(zhì)人才的招聘，注意檔案管理人員的計算機知識掌握能力，確保招聘的人員具備較高的計算機水平，創(chuàng)建一支具備信息化專業(yè)技能的人才隊伍。培養(yǎng)法制觀念，加強自身修養(yǎng)，樹立良好的職業(yè)道德，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

5）提高信息化建設(shè)的針對性。事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網(wǎng)站的實用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁的形式建立，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強的現(xiàn)實意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強網(wǎng)頁式的服務建設(shè)，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發(fā)展潮流。與此同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。

6）對規(guī)章制度進行完善。為確保檔案管理工作的順利進行，需要根據(jù)單位的實際情況制定相應的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好地引導和規(guī)范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規(guī)章制度，不僅要對管理工作者進行約束，還要對機制主導人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學性。

7）加強檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位應根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、音視頻數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備等。要進一步加強檔案管理應用系統(tǒng)建設(shè)，把檔案管理應用系統(tǒng)納入整個單位的辦公自動化系統(tǒng)或電子政務系統(tǒng)中，對文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理，使檔案管理工作與辦公自動化同步發(fā)展。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有利于事業(yè)單位長久健康發(fā)展，在信息化建設(shè)過程中，社會各界都應該積極響應，不斷推進檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發(fā)展，另外相關(guān)部門以及單位領(lǐng)導也要提高認知水平，吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才從事此類職位，將信息化建設(shè)工作落到實處。