崔艷萍

（河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院圖書館，河南 鄭州 450000）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中，并且為不同行業(yè)的工作者提供了便捷的工作服務(wù)，充分滿足了企事業(yè)單位的工作開展需求。在圖書館檔案管理工作開展中，應(yīng)用信息技術(shù)對于各項具體工作的開展都有一定的益處，能夠改變傳統(tǒng)的圖書館檔案管理工作模式，提升工作效率，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化在一定程度上也會加速圖書館工作信息化的步伐，提高圖書館的現(xiàn)代化建設(shè)能力和水平。

1 高校圖書館檔案工作的重要性

1）圖書館檔案資料具有保存價值高等學(xué)校檔案的定義，在中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確為：高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。圖書館檔案工作應(yīng)包含收集、保管圖書館各項業(yè)務(wù)活動的資料，負(fù)責(zé)圖書館檔案接收、管理和開展檔案的利用，并按照學(xué)校檔案工作要求移交圖書館具有收藏價值的檔案資料。高校圖書館檔案工作是全校檔案工作的重要組成部分，根據(jù)學(xué)校檔案歸檔范圍要求，圖書館應(yīng)將涉及圖書館概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計年報、大事記、規(guī)章制度、工作總結(jié)和計劃、校外交流材料、具有保存價值和紀(jì)念意義的聲像檔案等進(jìn)行收集保存并歸檔。由此可見，圖書館的檔案材料是對圖書館乃至全校的歷史見證，極具歷史價值。2）圖書館檔案資料是圖書館管理決策的重要依據(jù)圖書館檔案資料是圖書館管理決策的重要依據(jù)，是上級部門在學(xué)校發(fā)展整體框架內(nèi)對圖書館提出的要求，同時又包含對圖書館各項工作的指導(dǎo)建議。在為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)的過程中，圖書館應(yīng)充分遵循學(xué)校的發(fā)展理念，依據(jù)相關(guān)文件精神開展工作。所以圖書館發(fā)展的相關(guān)決策應(yīng)是在充分了解學(xué)校相關(guān)檔案文件的基礎(chǔ)上制定的，是在掌握學(xué)校教學(xué)、科研及學(xué)生動態(tài)和參考過去有價值檔案資料后形成的。

2 高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路

2.1 優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下為高效實現(xiàn)圖書館檔案管理工作，管理團(tuán)隊可通過優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊建設(shè)保障圖書館檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開展。為此可從以下幾個方面入手：第一，健全管理體系。為健全圖書館檔案管理體系，管理團(tuán)隊要深入解讀網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理的要求，根據(jù)相關(guān)經(jīng)驗以及本單位實際情況，建立一套涵蓋檔案收錄存放、整理收集、安全保密、檔案等級分類、檔案管理責(zé)任制度、人員管理等多個層面內(nèi)容的檔案管理體系。并根據(jù)管理體系明確檔案管理各個環(huán)節(jié)的職責(zé)范圍，使圖書館檔案管理工作有法可依、有章可循，以此實現(xiàn)檔案管理工作的有序、高效開展，為檔案管理的質(zhì)量與效率提供制度保障。此外，管理團(tuán)隊要加強(qiáng)對檔案的接收、傳遞等各個流程的監(jiān)督力度，確保各個流程的規(guī)范、有序，以此保障檔案管理的質(zhì)量與效率。第二，提高檔案管理團(tuán)隊信息化水平。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案管理工作需要的是集圖書館技能與信息化技術(shù)為一體的復(fù)合型人才。因此管理團(tuán)隊要加強(qiáng)內(nèi)部信息化技術(shù)以及檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)力度，提高員工的信息化技術(shù)水平以及檔案管理的水平，以此保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的持續(xù)開展。員工自身也要樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷閱讀相關(guān)書籍，用常換常新的管理思想促進(jìn)圖書檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。第三，提高團(tuán)隊網(wǎng)絡(luò)安全防范意識。管理團(tuán)隊要建立涵蓋系統(tǒng)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)安全維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全防范等多維度的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，以此保障電子檔案的安全。同時管理人員要定期維護(hù)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，對重要的數(shù)據(jù)要采取加密、備份、病毒預(yù)防隔離等手段。此外，管理人員要建立完備的應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)急能力和備份技術(shù)，以此保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

2.2 建設(shè)圖書館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

想要實現(xiàn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，需要結(jié)合圖書館檔案管理工作實際進(jìn)行相關(guān)前期工作準(zhǔn)備，注重各類網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施的引進(jìn)。在具體工作開展中，一方面應(yīng)該注重硬件設(shè)施需求工作的進(jìn)行，例如，購買用于工作的專用計算機(jī)、服務(wù)器、音頻視頻采集器、掃描儀等設(shè)備。在進(jìn)行設(shè)備購買的過程中，可以采用招標(biāo)或者統(tǒng)一采購的方式，這樣能夠確保供貨商的資質(zhì)，有效減少工作量，提高工作效率，采購到符合要求的產(chǎn)品設(shè)備。同時，還應(yīng)該通過專業(yè)人士進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建，在進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建之前，需要進(jìn)行各類信息的收集與處理，對于需要實現(xiàn)信息化的內(nèi)容進(jìn)行整理歸檔，便于檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度和操作。另一方面技術(shù)人員需要構(gòu)建起一個安全、可靠的管理儲存系統(tǒng)，用于所有檔案管理資料的動態(tài)化、分類化的儲存，并且通過技術(shù)操作，能夠確保檔案信息具有一定的安全性?；A(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的準(zhǔn)備，是開展各項工作的前提和基礎(chǔ)，在進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用的過程中，需要運(yùn)用相關(guān)設(shè)備、設(shè)施等，這樣才能夠提高技術(shù)工作的開展效率。

2.3 構(gòu)建高校圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫

在高校圖書館檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作結(jié)束之后，工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合師生的需求和圖書館數(shù)字化建設(shè)情況，及時開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。該工作主要針對一些不易保存和容易受損的紙質(zhì)版文件，通過數(shù)字化錄入等方式實現(xiàn)數(shù)字化存儲，師生可以通過調(diào)取云端數(shù)據(jù)的方式觀看相關(guān)內(nèi)容，找到與自身工作學(xué)習(xí)相關(guān)的資料，同時還可以減少對資料的損壞，對保障各類資料的存儲質(zhì)量具有重要意義。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強(qiáng)對自身數(shù)字化技術(shù)使用熟練程度的重視，從特定分類出發(fā)，結(jié)合其檔案特點，及時開展全文數(shù)據(jù)庫錄入工作，必要時還應(yīng)當(dāng)對原始文件進(jìn)行處理和美化，保障文件的閱讀質(zhì)量，全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題也會隨之減少。

3 結(jié)語

圖書館檔案工作是學(xué)校檔案工作密不可分的重要組成部分，也是圖書館推進(jìn)現(xiàn)代化管理工作過程的重要環(huán)節(jié)。圖書館檔案信息資料是非常有價值的信息資源，是對圖書館各項工作實踐的真實記錄，更是圖書館開展科學(xué)研究的基礎(chǔ)資源。所以，高校圖書館要高度重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識，積極發(fā)揮檔案在圖書館事業(yè)發(fā)展和建設(shè)中的重要作用。