高校檔案管理的觀念更新論析

龐 軍

（寧夏醫(yī)科大學(xué)，寧夏 銀川 750004）

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)管理理念應(yīng)該積極地保持與時(shí)俱進(jìn)，從而才能促進(jìn)管理工作效率提高。對高校來說，作為重要的人才培養(yǎng)基地，需要緊跟時(shí)代發(fā)展變化，從教學(xué)到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該主動(dòng)創(chuàng)新，其中檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景下，高校應(yīng)該積極實(shí)施檔案管理的觀念更新工作，從而能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量水平整體提高，為師生帶來更好的檔案管理服務(wù)。

1 秉承創(chuàng)新原則

在當(dāng)今社會(huì)，創(chuàng)新是各行各業(yè)維持長久生命力的基礎(chǔ)技能，隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，高校檔案管理工作的重要性越來越突出，所以高校檔案管理工作應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展變化，秉承創(chuàng)新原則來開展檔案管理活動(dòng)，讓檔案管理的工作價(jià)值充分體現(xiàn)出來。因此高校應(yīng)該解放思想，引導(dǎo)檔案管理工作人員學(xué)會(huì)使用長遠(yuǎn)的目標(biāo)來應(yīng)對檔案管理工作中存在的各種困境，從知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息時(shí)代視角來探究解決問題的方案，這樣具備前瞻性思維之后，檔案管理工作中問題的解決也會(huì)更加快速、科學(xué)，對高校檔案管理工作的有序開展具有很大幫助。此外，還應(yīng)該根據(jù)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和高校檔案的社會(huì)屬性及特點(diǎn)，從多個(gè)方面來徹底改革舊的管理模式，比如檔案管理體制、管理工作人員、管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理能力、管理效用、服務(wù)意識等方面入手，實(shí)行全開放型、創(chuàng)新型的科學(xué)管理手段，來達(dá)到檔案管理、學(xué)校教育教學(xué)改革實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展的目標(biāo)

2 加強(qiáng)對技術(shù)創(chuàng)新的重視

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及普及應(yīng)用，給各行各業(yè)的發(fā)展帶來了很多機(jī)遇。對高校檔案管理工作而言，由于信息量大，管理任務(wù)繁重，所以在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案管理工作效率比較低，不利于高校從中發(fā)掘更大的科研價(jià)值?；谛畔⒓夹g(shù)飛速發(fā)展的背景下，高校應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，并將其應(yīng)用到檔案管理工作中，以提高檔案數(shù)據(jù)信息的處理效率與準(zhǔn)確率。此外高校還可以自主研發(fā)先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)處理軟件，那樣方便挖掘和處理更有研究價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，從而檔案數(shù)據(jù)處理軟件就能夠在教師的科研工作中發(fā)揮積極效用，促進(jìn)科研工作效率提高，又可以幫助學(xué)生及時(shí)獲取專業(yè)知識，成為輔助學(xué)生學(xué)習(xí)的良好幫手，總之有著很大的利用價(jià)值。另外，高校應(yīng)該采取有效措施來提高檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)水平，比如定期組織工作人員參與計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理理念、管理方法等，以提高他們的檔案管理水平，同時(shí)也要增強(qiáng)檔案管理人員的科研意識，使他們能夠積極關(guān)注檔案管理科研動(dòng)態(tài)，更新檔案管理知識體系，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣檔案管理能夠在高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上發(fā)揮更大利用價(jià)值。

3 建立新型檔案管理工作機(jī)制

檔案管理機(jī)制建設(shè)水準(zhǔn)高低能夠給高校的檔案管理工作質(zhì)量帶來很大影響，高校作為重要的人才培養(yǎng)基地，也應(yīng)該在檔案管理工作方面加強(qiáng)關(guān)注，為高校的穩(wěn)定發(fā)展做好充分準(zhǔn)備?？茖W(xué)的管理機(jī)制能夠?yàn)闄n案管理工作的有序開展指明方向，所以高校應(yīng)該從檔案管理人員、管理方法、管理內(nèi)容、管理模式等方面著手，來建立全新的、符合時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理體制。首先，檔案管理機(jī)制應(yīng)該具備時(shí)效性，這樣在處理檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠更加科學(xué)、準(zhǔn)確，來為師生提供專業(yè)化的信息服務(wù)，也會(huì)讓檔案的搜集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)趨于現(xiàn)代化，以滿足師生的多樣化需求[1]。其次檔案管理機(jī)制應(yīng)該具有全面性，因?yàn)闄n案信息設(shè)計(jì)范圍較廣，而且在高校中師生人數(shù)眾多，提高檔案管理機(jī)制的全面性，有助于對師生個(gè)人信息進(jìn)行科學(xué)化管理，比如教師的教學(xué)經(jīng)歷、科研成果、教學(xué)成就、道德品質(zhì)等都可以收錄到檔案中，那樣也有助于實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，將教師分配到其所擅長的工作崗位上，這樣教師的工作積極性和工作熱情都會(huì)提高，從而對教學(xué)質(zhì)量提升也有積極意義。再者對學(xué)生來說，他們的理論課成績、實(shí)踐課成績、特長等信息資源都需要收集整理，這樣既能夠?yàn)榻虒W(xué)計(jì)劃與教學(xué)內(nèi)容的制定提供參考，還可以加強(qiáng)教師對學(xué)生的了解，從而有利于構(gòu)建良好教學(xué)氛圍，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展，綜上，在制定檔案管理工作機(jī)制時(shí)應(yīng)該盡可能滿足全面性需求，那樣檔案管理工作覆蓋范圍會(huì)更廣，成為助力高校提高綜合實(shí)力的基石。

4 提高資源共享意識

調(diào)查結(jié)果顯示，有不少高校在開展檔案管理工作時(shí)，還是采用落后的檔案管理模式，容易造成檔案管理工作服務(wù)范圍受限，比如單一的為檔案部門提供專業(yè)服務(wù)，而和其他部門之間卻無法進(jìn)行資源共享。眾所周知，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來之際，對于檔案信息的需求也趨于多元化，但是現(xiàn)在檔案信息卻被局限于檔案部門中，所以高校應(yīng)該主動(dòng)摒棄這種傳統(tǒng)的管理模式，并自覺樹立起資源共享意識，提高檔案的利用效率。例如隨著信息技術(shù)越來越成熟，高?？梢砸孕畔⒓夹g(shù)為媒介來建立檔案信息共享平臺，像高校與企業(yè)之間就應(yīng)該積極展開合作交流，在確保畢業(yè)生信息安全的基礎(chǔ)上給企業(yè)提供學(xué)生個(gè)人檔案信息，這樣既能夠提高學(xué)生的就業(yè)效率，幫助學(xué)生盡快找到理想的工作崗位，高校也可以直接從學(xué)生檔案庫中為企業(yè)匹配人才，來大大降低企業(yè)的招聘成本，這樣檔案管理工作的價(jià)值也就充分體現(xiàn)出來了。

5 增強(qiáng)服務(wù)意識

在高等院校中，服務(wù)意識也是檔案管理工作中一個(gè)不容忽視的重要課題，因?yàn)榉?wù)意識的強(qiáng)弱會(huì)給高校檔案工作的正常開展和可持續(xù)發(fā)展帶來很大影響，而且高校承擔(dān)著重要的人才培養(yǎng)職責(zé)，高校需要和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代接軌，并且還要適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)提出的新要求，面臨知識經(jīng)濟(jì)帶來的各種挑戰(zhàn)，所以提高服務(wù)意識顯得尤為重要。其實(shí)高校檔案管理工作本身就是一種通過保管和提供檔案來為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的工作種類，高校檔案管理工作的開展方向是否正確，會(huì)最大限度地影響高校檔案價(jià)值的體現(xiàn)，其中高校檔案部門的工作態(tài)度就是決定檔案管理工作能夠發(fā)揮效用的重要因素[2]。所以說高校檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)如果能夠?qū)榱藢W(xué)校的發(fā)展、學(xué)生的成長而提供服務(wù)作為目標(biāo)的話，那么高校檔案工作的生存和發(fā)展空間就會(huì)被無限拓展，成為辦學(xué)質(zhì)量提高的助推劑。

綜上所述，檔案管理工作在高等教育體系中具有很大的應(yīng)用價(jià)值，作為給國家和社會(huì)輸送專業(yè)人才的高校，也應(yīng)該在檔案管理方面保持觀念更新，通過實(shí)施遵循創(chuàng)新原則、加強(qiáng)對技術(shù)創(chuàng)新的重視、建立新型檔案管理工作機(jī)制、提高資源共享意識、增強(qiáng)服務(wù)意識等舉措，來引導(dǎo)高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更好、更快發(fā)展的目標(biāo)，滿足經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下師生提出的多元化信息需求。