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      高校檔案管理的觀念更新論析

      2020-02-26 06:14:01
      卷宗 2020年34期
      關(guān)鍵詞:知識經(jīng)濟(jì)檔案管理意識

      龐 軍

      (寧夏醫(yī)科大學(xué),寧夏 銀川 750004)

      隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,各行各業(yè)管理理念應(yīng)該積極地保持與時(shí)俱進(jìn),從而才能促進(jìn)管理工作效率提高。對高校來說,作為重要的人才培養(yǎng)基地,需要緊跟時(shí)代發(fā)展變化,從教學(xué)到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該主動(dòng)創(chuàng)新,其中檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分,在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景下,高校應(yīng)該積極實(shí)施檔案管理的觀念更新工作,從而能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量水平整體提高,為師生帶來更好的檔案管理服務(wù)。

      1 秉承創(chuàng)新原則

      在當(dāng)今社會(huì),創(chuàng)新是各行各業(yè)維持長久生命力的基礎(chǔ)技能,隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,高校檔案管理工作的重要性越來越突出,所以高校檔案管理工作應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展變化,秉承創(chuàng)新原則來開展檔案管理活動(dòng),讓檔案管理的工作價(jià)值充分體現(xiàn)出來。因此高校應(yīng)該解放思想,引導(dǎo)檔案管理工作人員學(xué)會(huì)使用長遠(yuǎn)的目標(biāo)來應(yīng)對檔案管理工作中存在的各種困境,從知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息時(shí)代視角來探究解決問題的方案,這樣具備前瞻性思維之后,檔案管理工作中問題的解決也會(huì)更加快速、科學(xué),對高校檔案管理工作的有序開展具有很大幫助。此外,還應(yīng)該根據(jù)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和高校檔案的社會(huì)屬性及特點(diǎn),從多個(gè)方面來徹底改革舊的管理模式,比如檔案管理體制、管理工作人員、管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理能力、管理效用、服務(wù)意識等方面入手,實(shí)行全開放型、創(chuàng)新型的科學(xué)管理手段,來達(dá)到檔案管理、學(xué)校教育教學(xué)改革實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展的目標(biāo)

      2 加強(qiáng)對技術(shù)創(chuàng)新的重視

      隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及普及應(yīng)用,給各行各業(yè)的發(fā)展帶來了很多機(jī)遇。對高校檔案管理工作而言,由于信息量大,管理任務(wù)繁重,所以在傳統(tǒng)的管理模式下,檔案管理工作效率比較低,不利于高校從中發(fā)掘更大的科研價(jià)值?;谛畔⒓夹g(shù)飛速發(fā)展的背景下,高校應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù),并將其應(yīng)用到檔案管理工作中,以提高檔案數(shù)據(jù)信息的處理效率與準(zhǔn)確率。此外高校還可以自主研發(fā)先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)處理軟件,那樣方便挖掘和處理更有研究價(jià)值的數(shù)據(jù)信息,從而檔案數(shù)據(jù)處理軟件就能夠在教師的科研工作中發(fā)揮積極效用,促進(jìn)科研工作效率提高,又可以幫助學(xué)生及時(shí)獲取專業(yè)知識,成為輔助學(xué)生學(xué)習(xí)的良好幫手,總之有著很大的利用價(jià)值。另外,高校應(yīng)該采取有效措施來提高檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)水平,比如定期組織工作人員參與計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí),引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理理念、管理方法等,以提高他們的檔案管理水平,同時(shí)也要增強(qiáng)檔案管理人員的科研意識,使他們能夠積極關(guān)注檔案管理科研動(dòng)態(tài),更新檔案管理知識體系,掌握先進(jìn)的信息技術(shù),這樣檔案管理能夠在高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上發(fā)揮更大利用價(jià)值。

      3 建立新型檔案管理工作機(jī)制

      檔案管理機(jī)制建設(shè)水準(zhǔn)高低能夠給高校的檔案管理工作質(zhì)量帶來很大影響,高校作為重要的人才培養(yǎng)基地,也應(yīng)該在檔案管理工作方面加強(qiáng)關(guān)注,為高校的穩(wěn)定發(fā)展做好充分準(zhǔn)備??茖W(xué)的管理機(jī)制能夠?yàn)闄n案管理工作的有序開展指明方向,所以高校應(yīng)該從檔案管理人員、管理方法、管理內(nèi)容、管理模式等方面著手,來建立全新的、符合時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理體制。首先,檔案管理機(jī)制應(yīng)該具備時(shí)效性,這樣在處理檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠更加科學(xué)、準(zhǔn)確,來為師生提供專業(yè)化的信息服務(wù),也會(huì)讓檔案的搜集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)趨于現(xiàn)代化,以滿足師生的多樣化需求[1]。其次檔案管理機(jī)制應(yīng)該具有全面性,因?yàn)闄n案信息設(shè)計(jì)范圍較廣,而且在高校中師生人數(shù)眾多,提高檔案管理機(jī)制的全面性,有助于對師生個(gè)人信息進(jìn)行科學(xué)化管理,比如教師的教學(xué)經(jīng)歷、科研成果、教學(xué)成就、道德品質(zhì)等都可以收錄到檔案中,那樣也有助于實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置,將教師分配到其所擅長的工作崗位上,這樣教師的工作積極性和工作熱情都會(huì)提高,從而對教學(xué)質(zhì)量提升也有積極意義。再者對學(xué)生來說,他們的理論課成績、實(shí)踐課成績、特長等信息資源都需要收集整理,這樣既能夠?yàn)榻虒W(xué)計(jì)劃與教學(xué)內(nèi)容的制定提供參考,還可以加強(qiáng)教師對學(xué)生的了解,從而有利于構(gòu)建良好教學(xué)氛圍,促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展,綜上,在制定檔案管理工作機(jī)制時(shí)應(yīng)該盡可能滿足全面性需求,那樣檔案管理工作覆蓋范圍會(huì)更廣,成為助力高校提高綜合實(shí)力的基石。

      4 提高資源共享意識

      調(diào)查結(jié)果顯示,有不少高校在開展檔案管理工作時(shí),還是采用落后的檔案管理模式,容易造成檔案管理工作服務(wù)范圍受限,比如單一的為檔案部門提供專業(yè)服務(wù),而和其他部門之間卻無法進(jìn)行資源共享。眾所周知,在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來之際,對于檔案信息的需求也趨于多元化,但是現(xiàn)在檔案信息卻被局限于檔案部門中,所以高校應(yīng)該主動(dòng)摒棄這種傳統(tǒng)的管理模式,并自覺樹立起資源共享意識,提高檔案的利用效率。例如隨著信息技術(shù)越來越成熟,高??梢砸孕畔⒓夹g(shù)為媒介來建立檔案信息共享平臺,像高校與企業(yè)之間就應(yīng)該積極展開合作交流,在確保畢業(yè)生信息安全的基礎(chǔ)上給企業(yè)提供學(xué)生個(gè)人檔案信息,這樣既能夠提高學(xué)生的就業(yè)效率,幫助學(xué)生盡快找到理想的工作崗位,高校也可以直接從學(xué)生檔案庫中為企業(yè)匹配人才,來大大降低企業(yè)的招聘成本,這樣檔案管理工作的價(jià)值也就充分體現(xiàn)出來了。

      5 增強(qiáng)服務(wù)意識

      在高等院校中,服務(wù)意識也是檔案管理工作中一個(gè)不容忽視的重要課題,因?yàn)榉?wù)意識的強(qiáng)弱會(huì)給高校檔案工作的正常開展和可持續(xù)發(fā)展帶來很大影響,而且高校承擔(dān)著重要的人才培養(yǎng)職責(zé),高校需要和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代接軌,并且還要適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)提出的新要求,面臨知識經(jīng)濟(jì)帶來的各種挑戰(zhàn),所以提高服務(wù)意識顯得尤為重要。其實(shí)高校檔案管理工作本身就是一種通過保管和提供檔案來為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的工作種類,高校檔案管理工作的開展方向是否正確,會(huì)最大限度地影響高校檔案價(jià)值的體現(xiàn),其中高校檔案部門的工作態(tài)度就是決定檔案管理工作能夠發(fā)揮效用的重要因素[2]。所以說高校檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)如果能夠?qū)榱藢W(xué)校的發(fā)展、學(xué)生的成長而提供服務(wù)作為目標(biāo)的話,那么高校檔案工作的生存和發(fā)展空間就會(huì)被無限拓展,成為辦學(xué)質(zhì)量提高的助推劑。

      綜上所述,檔案管理工作在高等教育體系中具有很大的應(yīng)用價(jià)值,作為給國家和社會(huì)輸送專業(yè)人才的高校,也應(yīng)該在檔案管理方面保持觀念更新,通過實(shí)施遵循創(chuàng)新原則、加強(qiáng)對技術(shù)創(chuàng)新的重視、建立新型檔案管理工作機(jī)制、提高資源共享意識、增強(qiáng)服務(wù)意識等舉措,來引導(dǎo)高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更好、更快發(fā)展的目標(biāo),滿足經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下師生提出的多元化信息需求。

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