艾 瓊
(達(dá)州市大型水利工程建設(shè)管理中心,四川 達(dá)州 635000)
檔案管理是對(duì)事業(yè)單位的工作人員的基本情況、主要工作經(jīng)歷、家庭成員情況、思想道德品質(zhì)等信息進(jìn)行整合、優(yōu)化,最終形成檔案的管理制度。檔案管理涉及對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分類、歸檔等具體的工作。優(yōu)化檔案管理,一方面有助于提高事業(yè)單位的工作效率和可持續(xù)發(fā)展,以適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,另一方面有利于檔案管理制度發(fā)熱創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子數(shù)據(jù)化,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案材料的永久利用,減少檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)的缺失、過(guò)時(shí)等信息錯(cuò)誤,提高事業(yè)單位檔案的利用價(jià)值。
隨著科技的發(fā)展、社會(huì)的不斷進(jìn)步,事業(yè)單位的工作內(nèi)容日益拓展,當(dāng)前的檔案管理水平已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位工作的需要,在實(shí)際檔案管理工作中產(chǎn)生了諸多問(wèn)題。
事業(yè)單位的現(xiàn)階段的檔案管理水平較低,管理制度跟不上工作進(jìn)步的步伐。部分事業(yè)單位忽略了檔案管理在開(kāi)展工作中發(fā)揮的重要性,導(dǎo)致事業(yè)單位的內(nèi)部人員檔案管理混亂。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析,大多數(shù)部門建立了事業(yè)單位人員的人事檔案管理制度,但是在管理實(shí)施過(guò)程中缺乏規(guī)范化、制度化的管理[1]。部分領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位,認(rèn)為檔案管理是無(wú)用功,浪費(fèi)時(shí)間,領(lǐng)導(dǎo)層這種不正確的檔案管理思想,是管理行為不規(guī)范的根本原因。在檔案管理工作中,事業(yè)單位的管理失職導(dǎo)致各部門的人員流動(dòng)和溝通不順暢,在團(tuán)隊(duì)合作中,因?qū)θ瞬艡n案信息不了解,無(wú)法更好的落實(shí)工作。由于事業(yè)單位的人事檔案管理不會(huì)對(duì)本單位的經(jīng)濟(jì)盈利產(chǎn)生直接的影響,當(dāng)前的事業(yè)單位管理人員對(duì)檔案管理工作的懶散,管理水平低下,不主動(dòng)接受新的管理理念,導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。
大數(shù)據(jù)的檔案管理信息涉及紙質(zhì)版的備份,管理檔案管理的文件必須人為干涉,因此,檔案管理人員不僅需要專業(yè)化的管理知識(shí)和理論,還需要學(xué)會(huì)管理的專業(yè)技能,要求高素質(zhì)的管理人員。部分事業(yè)單位的檔案室只配備了管理員,檔案的管理工作也只強(qiáng)調(diào)檔案信息的不缺失,忽略了對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化檔案信息管理系統(tǒng)的培訓(xùn),甚至出現(xiàn)了兼職性質(zhì)的檔案管理員。檔案管理人員的流動(dòng)性和不穩(wěn)定性,導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的落后。
事業(yè)單位的檔案管理沿用傳統(tǒng)的管理辦法,對(duì)檔案信息進(jìn)行基本的人員登記,既有的信息化建設(shè)平臺(tái)使用不充分,無(wú)法及時(shí)更新檔案信息,導(dǎo)致信息化平臺(tái)的工作效率低下。在信息化的現(xiàn)代,科學(xué)技術(shù)普及到社會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié),當(dāng)前的部分事業(yè)單位的檔案管理手段過(guò)于傳統(tǒng),管理手段不能滿足管理工作的需要,沒(méi)有及時(shí)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理理念,導(dǎo)致檔案管理不能得到及時(shí)的優(yōu)化?,F(xiàn)代信息化的管理手段可以簡(jiǎn)化管理程序,提高檔案管理的工作效率,也使得檔案信息更加完善,從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。
事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中,應(yīng)結(jié)合本單位的現(xiàn)實(shí)人員管理情況,根據(jù)檔案管理的專業(yè)操作流程,規(guī)范檔案管理的工作水平。
在事業(yè)單位的檔案管理工作中,應(yīng)設(shè)立科學(xué)合理的、滿足管理工作需求的制度,規(guī)范檔案管理工作、使檔案信息更加的有序、科學(xué)。在事業(yè)單位的管理制度中,增設(shè)檔案管理的專業(yè)化制度體系,并開(kāi)展檔案管理制度的學(xué)習(xí)與培訓(xùn),將制度認(rèn)真的落實(shí)到檔案管理工作中。檔案管理制度應(yīng)明確檔案管理人員的分工職責(zé),以及在工作中的獎(jiǎng)懲制度[2]。第一,檔案管理制度的制定應(yīng)符合事業(yè)單位的管理理念,順應(yīng)本單位的管理體系,符合檔案管理的實(shí)際情況,以滿足在工作落實(shí)中的管理需要。第二,加強(qiáng)管理的獎(jiǎng)懲措施,保證檔案管理制度能夠激發(fā)管理人員的工作積極性,管理制度的涉及面應(yīng)廣泛,盡可能的減少制度上的漏洞。例如,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期評(píng)價(jià),對(duì)工作質(zhì)量高的管理人員給予名譽(yù)或物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)工作效率低下的人員進(jìn)行懲罰,以加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力度。第三,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況的有效監(jiān)督,及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核,整改檔案管理的作風(fēng),從而完善事業(yè)單位檔案管理的制度和理念,提高檔案管理水平。
事業(yè)單位的檔案管理需要管理人員開(kāi)展工作,因此人員的管理素質(zhì)關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新,因此,事業(yè)單位應(yīng)積極的引進(jìn)專業(yè)化的管理技術(shù),開(kāi)展檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),以提升檔案人員的管理素質(zhì)。第一,事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高質(zhì)量的綜合型人才,在檔案管理團(tuán)隊(duì)中注入新鮮的血液,以滿足當(dāng)前的事業(yè)單位人員檔案的信息化管理。第二,應(yīng)加強(qiáng)檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),提高事業(yè)單位檔案管理人員的信息化技術(shù)水平。在培訓(xùn)方面,應(yīng)涉及計(jì)算機(jī)的使用和管理、增強(qiáng)縮印等機(jī)器的操作技能,加強(qiáng)檔案管理人員的語(yǔ)言溝通能力和記錄能力。第三,事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案人員進(jìn)行定期的培訓(xùn),讓管理培訓(xùn)形成系統(tǒng),加強(qiáng)培訓(xùn)的計(jì)劃性和標(biāo)準(zhǔn)化。事業(yè)單位應(yīng)聘請(qǐng)信息化系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)檔案管理人員的具體工作,提高檔案管理在實(shí)際操作中的創(chuàng)新性能,滿足事業(yè)單位對(duì)檔案管理的工作要求,從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)去紙質(zhì)化、去流程化,積極的運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段優(yōu)化檔案管理,從而增加檔案室的使用頻率和效率,加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案科學(xué)管理。信息化的檔案管理加強(qiáng)了事業(yè)單位之間的信息互換,可以通過(guò)實(shí)踐溝通,更便捷的解決檔案管理中遇到的問(wèn)題,促進(jìn)信息化檔案管理的體系構(gòu)建[3]。第一,檔案管理的信息化體系簡(jiǎn)化信息檢索的流程。傳統(tǒng)的信息檢索必須依靠人工進(jìn)行大量的材料翻閱,而信息化的檢索平臺(tái)只需要輸入關(guān)鍵詞就可以找到準(zhǔn)確的檔案信息,節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力。第二,事業(yè)單位應(yīng)增加檔案管理的財(cái)力投入,積極的購(gòu)買硬件設(shè)備和管理軟件。信息化系統(tǒng)雖然為事業(yè)單位提供了更便捷的檔案管理,但是更容易遭受網(wǎng)絡(luò)不安全因素的侵蝕,一些病毒、黑客會(huì)造成信息的泄露和丟失,造成的后果非常嚴(yán)重。因此,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的維護(hù)工作。
在事業(yè)單位進(jìn)行深化改革的背景下,人事檔案管理工作中存在諸多的問(wèn)題有待完善。事業(yè)單位的管理人員應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際管理制度和檔案管理的現(xiàn)有情況,分析在本單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題,具體問(wèn)題具體分析,積極的探究?jī)?yōu)化本單位檔案管理的個(gè)性化發(fā)展措施,以提高事業(yè)單位的信息化管理水平為目標(biāo),促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。